Sichten, bewerten, aufbereiten, archivieren

Diese Zusammenarbeit der drei Landkreise wurde kürzlich vom Bund der Steuerzahler mit dem „Spar-Euro“ ausgezeichnet – eine Auszeichnung für Städte, Gemeinden oder Landkreise, die durch wirtschaftliches Handeln der Verwaltung oder durch interkommunale Zusammenarbeit positive Beispiele geben. Das Hessische Archivgesetz verlangt, dass historisch bedeutsame Unterlagen vor Beschädigung, Verlust und Vernichtung zu schützen und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen sind – seit einer Änderung in 2012 ist das eine Pflichtaufgabe für Kommunen und Kreise. Bis dahin wurden kommunale Akten teilweise beim hessischen Staatsarchiv Darmstadt aufbewahrt.

„Dieser Auftrag hätte uns als einzelnen Landkreis vor große Herausforderungen gestellt, inhaltlicher wie auch finanzieller Art“, sagt Landrat Manfred Görig. Allein die Akten aus der Registratur der Kreisverwaltung aneinandergereiht ergäben schon stattliche fünf Kilometer, so die Schätzung. Bei Vorhaltung entsprechenden Personals (ein/e Archivar/in, ein/e Sachbearbeiter/in) wären dem Kreis Personalkosten von ca. 130.000 Euro im Jahr entstanden. Für Sachkosten wären zusätzliche Kosten von ca. 35.000 Euro im Jahr angefallen.

Jetzt gibt es die Archiv-Leitstelle in einem ehemaligen Tuchlager in Bad Hersfeld, Investitionen in Arbeitsmittel wie beispielsweise Archivscanner oder Software müssen nur einmal getätigt werden, kommen aber allen drei Landkreisen zugute. Die Kosten des Vogelsbergkreises belaufen sich auf nur ca. 60.000 Euro im Jahr für Personal- und Sachkosten. Zusätzlich gibt es für die Interkommunale Zusammenarbeit der drei Kreise 100.000 Euro Förderung vom Land Hessen, verteilt auf fünf Jahre.

Kraffzig steht dem Archiv als Leiter des Fachdienstes vor und wird von der Bibliothekarin Priska Walper und den beiden Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Hanna Trapp und Franziska Maurer, tatkräftig unterstützt. Alle Unterlagen, die in der Verwaltung der Landkreise entstehen, werden zunächst einmal gesichtet und im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet, aufbereitet, digitalisiert und im Online-Findbuch Arcinsys verzeichnet – „für die Ewigkeit“ aufbereitet und archiviert.

Schritt für Schritt – oder besser: Aktenordner für Aktenordner, Karton für Karton – geht das Archiv-Team jetzt an die Umsetzung: Alle zwei Wochen kommt die Bibliothekarin Priska Walper in die Kreisverwaltung, verschwindet im Keller und nimmt nach und nach die Bestände in den zahllosen Räumen der Registratur genauer in Augenschein. Das Material wird gesichtet und erfasst, später wird darüber entschieden, was davon fürs Archiv von Bedeutung ist und entsprechend aufbereitet wird.

„Unterlagen sollen nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist angeboten werden, das ist spätestens nach 30 Jahren der Fall“, erklärt Kraffzig. Falls Akten für archivwürdig befunden werden, erhalten sie eine Sperrfrist von 30 Jahren – es sei denn, es handelt sich um schon veröffentlichte Inhalte, dann entfällt sie. Sind allerdings Persönlichkeitsrechte berührt – wie etwa bei Akten aus dem Jugendamt oder gar Adoptionsakten – greifen deutlich längere Fristen: Hundert Jahre ab Geburt, zehn Jahre nach Tod oder 60 ab Schließung der Akte, falls Geburts- oder Todestag nicht feststellbar sind.

Was dann folgt, nennt der Archivar eine „Aktenautopsie“: „Die angebotenen Akten nehmen wir mit nach Hersfeld, sichten sie und entscheiden darüber, welche aufbewahrt und digitalisiert werden“, erzählt Kraffzig, „dabei schauen wir nach exemplarischen Fällen, die erhaltenswert sind. Da können Besonderheiten den Ausschlag geben wie auch einfach eine ausgesprochen lange Laufzeit und Dicke einer Akte.“ Die wird dann gesäubert, digitalisiert und in besonders säurearmes Papier und säurefreie Jurismappen eingeschlagen. Verpackt in speziellen Archivkartons finden sie dann ihren Platz im Archivregal.

Übrigens seien nur rund zehn Prozent der Bestände in den Registraturen auch archivwürdig, schätzt der Fachmann. Für die drei Landkreise würden jeweils ein bis anderthalb Kilometer Regalfläche im Archiv herauskommen. Denn jedes Landratsamt erhält sein eigenes Archivgut wieder zurück, auch wenn in Hersfeld der Stammsitz des IKAN ist und dort auch der zentrale Lesesaal für Archivnutzer entstehen wird. Dort wird es auch weitere Sammlungsschwerpunkte geben wie beispielsweise historische Postkarten, Stempel und ähnliches – eben alles, was ins kulturelle, soziale und wirtschaftliche Gedächtnis der Region eingehen soll.

Zum Online-Findbuch Arcinsys geht es hier: https://arcinsys.hessen.de/arcinsys/list.action?nodeid=g248772&page=1&sorting=41&reload=true