So bringen Unternehmen Ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro

Der HR-Software-Hersteller rexx systems beschäftigt sich intensiv mit dem Thema Homeoffice. Die Software-Lösungen von rexx systems eignen sich für das Homeoffice sehr gut, ausschließliches Homeoffice ist aber für viele, Arbeitnehmende und auch Vorgesetzte, kein Dauerzustand. Wie Unternehmen Ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro zurückbekommen und welche Rolle Personalern dabei zukommt, erfahren Sie hier.

Gefühlt arbeitet seit März 2020 halb Deutschland im Homeoffice. Gemäß der bis zum 30. Juni 2021 verlängerten Arbeitsschutzverordnung der Bundesregierung sind Unternehmen weiter verpflichtet, dies ihren Angestellten anzubieten, sofern keine betrieblichen Gründe dagegensprechen. Ältere Berufstätige, vor allem Stadtflüchtige mit Familie, haben mit der Heimarbeit oft weniger Probleme als ihre jüngeren Kolleginnen und Kollegen. Denn die sind nach Studium oder Lehre vielleicht erst in die Stadt gezogen. Das Anfangsgehalt reicht meist noch nicht für eine große Wohnung, so dass sie möglicherweise zu zweit, beide im Homeoffice, auf 30 oder 40 qm „abhängen“ müssen. Umso mehr lockt für sie dann doch wieder das Büro. Aber wie kann man alle wieder zur Rückkehr motivieren? Was können HR-Abteilungen diesbezüglich tun? Wie kann den Rückkehrwilligen – auch im Einklang mit den Corona-Maßnahmen wie „Bundesnotbremse“ – die Angst vor Ansteckung genommen werden?

Um den letzten Punkt vorwegzunehmen, gibt es für Unternehmen zusammen mit den Personalentscheidern und Betriebsräten während der Pandemie folgende Möglichkeiten:

• Begrenzen der Mitarbeiterzahl durch wechselweise Anwesenheit.
• striktes Befolgen der AHAL-Regeln (Abstand, Hygiene, Alltagsmasken, Lüften).
• Kundenbesuch und Geschäftsreisen nur, wenn absolut nötig.
• Kostenlose Antikörpertests für alle, mindestens einen, besser zwei pro Woche.
• betriebsärztliche COVID-19-Impfungen, sobald und sofern möglich.
• Priorisierung der Rückkehrer (nach Bereitschaft, Dringlichkeit und Risikogruppe).

Vertrauen ist gut, Kontrolle besser?

Viele Unternehmen haben auch ein Problem mit Homeoffice – für alle oder große Teile der Belegschaft. Nach den für sie eigentlich oft überraschend guten Erfahrungen im ersten COVID-19-Jahr, geht es ihnen dabei nicht mehr so sehr darum, ihre Angestellten wieder besser kontrollieren oder „antreiben“ zu können – nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle besser“.

Was den Arbeitgebenden wie ihren Angestellten trotz der Möglichkeiten von Videochat im Homeoffice vielfach fehlt, ist echtes Teamwork, Alt und Jung Seite an Seite, auch um voneinander lernen zu können und sich gegenseitig zu inspirieren. Und das kann, wie hier im Weiteren zu erkennen ist, auch ein ganz entscheidender Motivator sein, wieder weg vom Homeoffice zu kommen.

Was Unternehmen, Personal- und Fachabteilungen für die Mitarbeiterbindung tun können, um die Angestellten im Homeoffice aus der Tristesse zu holen und bei der Stange zu halten, findet sich in diversen News- und Blog-Beiträgen von rexx systems, zum Beispiel in „Corona-Krise – Was tun mit dem Personal“ sowie „Talentmanagement und Homeoffice müssen kein Widerspruch sein“. Dazu gehören virtuelle All-Hands-Meeting und Coffee-Breaks, wie sie die rexx Suite mit dem Portalchat und dem neu integrierten Video-Chat unterstützt. Die ebenfalls integrierte Talent Management Software bietet auch eine Reihe von Tools und Möglichkeiten, um etwa Vorgesetzte zu coachen, ihre Belegschaft im und aus dem Homeoffice heraus zu motivieren und als Team zusammenzuhalten.

Büro oder Homeoffice ist auch eine Typ-Frage

Was den „Drive“ zurück ins Büro angeht, sind die Menschen natürlich auch verschieden. Da gibt es die Extrovertierten, die erst in der Menge so richtig aufblühen, während es bei den Introvertierten, sonst eher Unscheinbaren, sein kann, dass sie erst im Homeoffice so richtig zeigen, was sie „auf dem Kasten haben“. Auf die Weise vielleicht das eine oder andere verborgene Talent ausfindig zu machen, kann die durchaus positive Seite von Homeoffice sein.

Um das zu ergründen und um die Belegschaft aus ihrem Homeoffice-Frust herauszuholen, hat sich in manchen Betrieben oder Teams die Einführung von moderierten, ungezwungenen All-Hand-Meetings oder virtuellen Coffee Breaks bewährt. Personalabteilungen können sich dafür stark machen, solche Kaffeepausen fest in den Wochenplan zu integrieren.

Locken Kiezkneipe oder eigenes Fitnessstudio?

Von wegen Kaffeepausen. Diese sind im realen Büroalltag so wichtig, weil darüber viel Flurfunk läuft. Und das geht vielen Angestellten, jung wie alt, oft ab im Homeoffice. Passend dazu hat ein großes soziales Netzwerk gerade viel Aufmerksamkeit bekommen. Denn die Chefin hat jüngst angekündigt, den Umzug in ein neues Gebäude für rund 1.000 unter anderem durch Einrichtung einer Kiezkneipe und ein eigenes Fitnessstudio zu versüßen.

Personalabteilungen können zusammen mit Arbeitnehmervertretungen auch eigene Umfragen erstellen. Über Portale für Mitarbeitende oder über entsprechende HR-Systeme lassen sich diese Umfragen auch anonymisiert durchführen, um den Beschäftigten die Sorge zu nehmen, dass sie durch ihre Stimmen Nachteile erleiden oder gar ihren Job verlieren. Inhalte solcher Umfragen können sein, wie die Stimmung in der Belegschaft ist, wie hoch der Anteil der Rückkehrwilligen ist und welche Präferenzen sie bezüglich der Raumaufteilung und Sitzordnung sowie der Anwesenheitszeiten bei Mehrschichtbetrieb haben.

Das Wir-Gefühl kann ein größerer Motivator sein

Inwieweit und wie die eher Homeoffice-Begeisterten sich wieder ins Büro locken lassen, hängt sicherlich auch vom Alter, der familiären Situation und dem eigenen Temperament ab (siehe Extrovertierte versus Introvertierte). Ob es eine eigene Kneipe oder ein Fitnessstudio tun, ist oft ebenso von diesen Faktoren abhängig. Gemeinsame Yogastunden, Mittagessen und After-Works Partys erfreuen sich auch nicht unbedingt allgemeiner Beliebtheit und können sich nach einiger Zeit ähnlich totlaufen wie manche Coffee-Breaks oder All-Hand-Meetings.

Partys sind oft eine Alterssache, aber nicht nur. Auch einige Jüngere finden sie nach einem Chanson von Daliah Lavi auch „unbequem“ bis öde, weil sie sich da vielleicht erst recht ausgegrenzt fühlen. Dass die Mitarbeitenden zu Hause es sich „bequem“ machen, hat sich meist nicht bestätigt, denken aber viele Vorgesetzte. Entsprechend müssen sie sehen, wie sie ihre Schäfchen wieder zurück ins Büro bekommen. Employee Wellness wird heute großgeschrieben, aber wie sie bei den Mitarbeitenden ankommt, ist eben immer auch eine Typfrage. Personalabteilungen können versuchen, auf die Auswahl der Angebote Einfluss zu nehmen und das richtige Mittelmaß finden, um alle Beschäftigten gleichermaßen anzusprechen. Im Grunde muss der Wille zurück aus dem Homeoffice aber intrinsisch sein. Das heißt, die Motivation muss von innen kommen.

Die Vorgesetzten können das natürlich auch per „Order Mufti“ anordnen, besser ist aber, mit besagten Angeboten zu überzeugen sowie mit Argumenten. Und dabei ist ganz wichtig, vielleicht stärker noch als bisher das Wir-Gefühl hervorzukehren. Teamwork aus dem Homeoffice mag in Corona-Zeiten eine Weile funktioniert haben, kann aber für viele Unternehmen keine Dauerlösung sein. Abgesehen von zwingenden Gründen wie Kundenbesuche spricht für die Anwesenheit auch, dass die besten Ideen oft aus persönlichen Gesprächen entstehen. Dabei kommt es auch darauf an, Stimmungen aufzunehmen und alle buchstäblich „abzuholen“.

Statt aber nun alle mit einem entsprechenden Rundmail zu überzeugen, sollten die Fach- und Personalabteilungen bemüht sein, in Einzelgesprächen mitzuteilen, wie wichtig die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Unternehmen und das Team sind und wie wichtig es ist, wieder mehr Seite an Seite und nicht parallel zu arbeiten. Ein guter Anfang wäre es, am Erwartungsmanagement zu arbeiten, um die Beschäftigten zum Beispiel über eine Hotline auf die Rückkehr vorzubereiten. Wellness-Angebote tun ihr Übriges, sollten aber auch in dem Kontext gewählt werden, das Miteinander und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Ansonsten bleibt nur die „Order Mufti“, basta.

Beginnen sollte man aber erst in kleinen Schritten mit wenigen, statt gleich mit allen Beschäftigten. Schließlich kann Corona auch eine Chance sein, einen völligen Neuanfang im Büro zu finden und alle Beschäftigten viel mehr einzufangen als zuvor.

Zum Schluss hier eine kleine Checkliste, was Unternehmen, Vorgesetzte und HR-Abteilungen zu können, um den Mitarbeitenden zu helfen, im Büro zur Normalität zurückzufinden:

1. Die Kommunikation pflegen, um die Belegschaft immer auf dem neuesten Stand zu halten, zu motivieren und das Vertrauen in die Corona-Schutzmaßnahmen (siehe oben) sowie vielleicht in eine neue Unternehmenskultur zu stärken, wie in Punkt 4 geschildert. Dazu gehören auch 1:1-Rückkehrgespräche, über die Audio- oder Videochat-Portale von rexx systems etwa. Im Sinne des Erwartungsmanagements und um hinterher keine Enttäuschungen aufkommen zu lassen, kann die HR auch eine Hotline einrichten.
2. In kleinen Schritten beginnen: Statt gleich alle Beschäftigten, ob sie wollen oder nicht, wieder „herbeizutrommeln“, wäre es sinnvoller, neben dem unverzichtbaren Kernmanagement zunächst die einzufangen, denen zu Hause ohnehin die Decke auf den Kopf fällt.
3. Rückkehr planen und testen: Solange die strengen Abstandsregeln gelten, will die Rückkehr für Einzelne, ob im Wechsel oder dauerhaft, gut geplant, getestet und vorbereitet sein. Dazu gehört auch hier und da an der Tisch- und Sitzordnung zu rütteln. Um keinen Unfrieden aufkommen zu lassen, sollten die Beschäftigten in die neue Büroplanung einzubinden. Die Planung kann auch Firmenausflüge, Weihnachtsfeiern und andere Events einschließen, auf die sich viele Angestellte sicherlich freuen würden, wenn die Krise vorbei ist.
4. Den Teamgeist stärken und Emotionen einfangen: Das gehört eigentlich auch zur Kommunikation, ist aber ganz wichtig, um die Mitarbeitenden, die sich im Homeoffice vielleicht als Dauerlösung eingerichtet haben, einzuladen, wieder mehr Präsenz zu zeigen.
5. Zu neuer Wertschätzung finden: In der Krise hat sich oft gezeigt, wie wertvoll jede oder jeder Einzelne für das Unternehmen oder das Team ist. Die Vorgesetzten haben es aber möglicherweise vorher nicht gezeigt und sollten ihren Mitarbeitenden, die vom Homeoffice zurück ins Büro finden, mit neuem Respekt begegnen, statt sie wie ehedem zu ignorieren.
6. Die Krise als Chance begreifen, um mit hybrider Anwesenheit, wie sie viele Unternehmen planen, und mit agilem Management mit den Angestellten einen Neuanfang zu suchen.
7. Hilfestellung für Führungskräfte und Angestellte: So wie Corona und Homeoffice, stellt auch die Rückkehr viele Beschäftigte und ihre Vorgesetzten vor neue Herausforderungen. Um diese zu meistern und zu einem gelungenen Neuanfang für alle Seiten zu kommen, können HR-Abteilungen mit Beratung, Management Coaching und Schulungsnageboten eine ganz entscheidende Rolle zukommen. Die rexx Suite bietet dafür wie gesagt im Bereich Talent Management Software eine Reihe von Hilfestellungen und Tools, wie etwa für das Skillmanagement und Mitarbeitergespräche. Und die sind gerade in und nach Corona so wichtig für die Mitarbeiterbindung.