MindManager – Das Schweizer Messer des Qualitätsmanagements

Die Herausforderung

Damit das gelingt, ist modernes Qualitätsmanagement unverzichtbar. Dipl. Ing Arnold Wurzer ist der Leiter des Qualitätsmanagements der Zählereichstation, die nach der Norm 17025 vom Bundesministerium für Eich- und Vermessungswesen auditiert wird und kümmert sich, gemeinsam mit seinem 5-köpfigen Team, um die Einhaltung moderner Qualitätsstandards. Da sich diese aber immer wieder ändern, muss auch das zugrundliegende QM-Handbuch im Papierformat regelmäßig aktualisiert werden – ein enormer, zeitaufwendiger Vorgang, der nicht nur Kapazitäten bindet, sondern auch einer wiederkehrenden Sisyphus-Arbeit gleicht, die niemand gerne macht. Zunächst führte man ein Dokumentenmanagement, damit man bei Audits nicht immer aufwendig nach Dateien suchen musste. Dieser Schritt war aber nicht ausreichend. Deshalb recherchierte Arnold Wurzer, welche Möglichkeiten es gibt, das Handbuch in ein digitales Format zu überführen.

Die Lösung

Wurzer hat das Arbeiten mit MindManager® im Rahmen eines Erfahrungsaustausches bei einem Kollegen aus der Finanzplanung kennengelernt. Er war von den Möglichkeiten dieser Methode begeistert und hat das Qualitätsmanagement ebenfalls mittels MindManager strukturiert. Gemeinsam mit dem Mindmapping-Spezialisten Andreas Lercher entwickelte er ein Konzept, nach dem sukzessiv die einzelnen Themenbereiche des Qualitätsmanagements, die im bisherigen Betriebshandbuch erfasst waren, in eine zentrale QM-Map überführt wurden. In dieser ersten positiven Projektphase probierten Wurzer und seine Kollegen noch verschiedene Ansätze aus, aber allmählich formte sich die heutige QM-Map.

Insgesamt drei Jahre nahmen sich Wurzer und sein Team Zeit. „Es war mir wichtig, dass wir niemanden überfordern, sondern alle, die mit dem Qualitätsmanagement in Berührung kommen, abgeholt werden“, sagt Wurzer. So schaffte er es, dass alle Mitarbeiter begeistert sind und der Arbeit mit dem digitalen Handbuch positiv gegenüberstehen.

Das Besondere des Handbuchs: Obwohl das Grundprinzip sehr einfach ist und sich an der Gliederung des vorherigen, klassischen Handbuchs orientiert, sind hier auch alle Details übersichtlich und aktuell hinterlegt. Das liegt daran, dass über das Mapformat sämtliche Dateien und Links integriert wurden, ohne dass die Übersichtlichkeit gelitten hat.  

Das Ergebnis

Mittlerweile ist die Arbeit mit dem digitalen QM-Handbuch zur Routine geworden. „Wir haben ja die Dateien und Dokumente auf SharePoint gespeichert. Durch die Abfragefunktion von MindManager haben wir ein dynamisches Dashboard, das uns hilft, diese Vielzahl und Vielfalt der Daten zu strukturieren. Über die QM-Map können wir darauf zugreifen wie auf eine Dokumentenbibliothek, und haben immer alles topaktuell und gegliedert verfügbar – etwa nach Anweisungen, Prozessen, Organigrammen, Anlagen o.ä. sortiert“, erklärt der Qualitätsmanager. Er freut sich, dass in der Map die Zuständigkeiten der einzelnen Aufgaben abgebildet werden, die Versionierung der Dokumente erkennbar ist und per Klick externe Dokumente ganz einfach und schnell geöffnet werden können. Auch die für die Terminplanung mögliche Ansicht im Gantt-Format überzeugt ihn.

Wurzer: „Der größte Vorteil aber ist, dass das heillose Aktualisieren von Inhalten – Voraussetzung für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement – vorbei ist. Wenn wir jetzt ein Audit haben, sparen wir uns einen Arbeitsaufwand von zwei bis drei Wochen und müssen keine Angst haben, etwas übersehen zu haben.“

Selbst die Auditoren sind von MindManager begeistert. Schon beim ersten Audit merkten sie, dass gesuchte Einträge jetzt innerhalb von nur wenigen Sekunden gefunden werden, was sich zudem positiv auf die Auditzeit auswirkt.

Inzwischen gibt es über das digitale Handbuch hinaus auch andere Einsatzbereiche von MindManager. So wird das Programm u.a. für das Dokumenten-Management und zur Erstellung von Checklisten verwendet. Auch Präsentationen werden damit durchgeführt und Projekte gesteuert. „MindManager ist für mich wie ein Schweizer Messer – egal, welche Anforderung es gibt – MindManager hat immer eine Lösung parat“, lobt der Qualitätsmanager.