Mobilitätsdatenbank „Moveon 4“: Digitalisierung unterstützt Auslandserfahrung Netzwerktreffen an der Hochschule Bremen

Das Thema Digitalisierung ist topaktuell, auch an der Hochschule Bremen (HSB), und das in ganz unterschiedlichen Facetten. Ein konkretes Beispiel ist der Bereich der Internationalisierung: Im International Office unterstützt bereits seit Anfang 2015 eine webbasierte Datenbank mit der Bezeichnung „Moveon 4“ die internationale Mobilität von Lehrenden, Studierenden und Beschäftigten in der Verwaltung. Damit einher geht nicht nur eine Vereinfachung der erforderlichen Verwaltungsabläufe – zum Beispiel durch die Online-Bewerbung für Stipendien -, sondern auch die Erwartung, dass die Bereitschaft weiter zunimmt, für eine bestimmte Zeit Auslandserfahrung zu sammeln. Mittlerweile nutzen zahlreiche deutsche Hochschulen diese Mobilitätsdatenbank, von denen sich rund 30 zu einer Arbeitsgruppe zusammengeschlossen haben. Auf Einladung der HSB trafen sich 15 Hochschulen (Foto) dieses Netzwerkes im April auf dem Campus Neustadtswall turnusgemäß zu einem Meinungs- und Erfahrungsaustausch.

„Von diesen Treffen, die zwei Mal im Jahr stattfinden, profitieren wir alle“, erklärt Ilka Knippel, im International Office als Hochschulkoordinatorin zuständig für das EU-Bildungsprogramm ERASMUS+. „Wir lernen viel voneinander und schaffen Synergie-Effekte, die eine Einrichtung allein gar nicht erzielen kann. Außerdem ist es von Vorteil, wenn wir dem Anbieter der Plattform gegenüber mit einer Stimme sprechen.“

Die Entscheidung für das Online-Tool wurde auch durch die Ankündigung der EU begünstigt, das Mobilitätsprogramm „Erasmus+“ ab 2020 komplett zu digitalisieren und damit vollständig auf ein papiergestütztes Verfahren zu verzichten. „Das stellt uns vor Herausforderungen, auch wenn wir bereits vieles optimieren konnten,“ erklärt Ilka Knippel. „Fehlende Standards müssen harmonisiert werden, und wir haben es mit einer anspruchsvollen Klientel zu tun, da Studierende als ‚digitally-minded‘ gelten. Letztendlich ist die Digitalisierung generell auch ein wesentlicher Bestandteil der ‚Unternehmenskultur‘ an der HSB.“

Die Möglichkeiten mit „Moveon 4“ lassen sich wie folgt zusammenfassen:
·       Mobilitätsmanagement für Incoming- und Outgoing-Mobilitäten;
·       Finanzmanagement: Budgetverwaltung, Stipendienauszahlungen (Erasmus+, Promos);
·       Kommunikation: E-Mail-Versand (Sammelemails);
·       Online-Service: Verfügbarkeit von Dokumentenvorlagen (Beispiel: Seriendruckdokumente);
·       Berichtswesen: Datenbank für strukturiertes und schnelles Suchen. Der Datenexport (Excel) ist jederzeit möglich, zum Beispiel für kurzfristig benötigte statistische Auswertungen im Rahmen der Systemakkreditierung oder bei internen und externen Anfragen;
·       Verwaltung weltweiten Austausches: Informationen über die Gast-Studierenden aus dem Ausland („Incomings“) und über Studierende, die als „Outgoings“ im Ausland studieren, sowie über Unternehmen für Praxissemester und weltweite Hochschulkooperationen;
·       „Publisher“: Überblick über die weltweiten Partnerhochschulen der HSB (freigeschaltet Anfang April 2018).