Fünf To Do-Tools zum Durchatmen

Die digitale Form der "Zu-erledigen-Listen" gehört seit langem zum Standard-Rüstzeug für tägliche und nicht-alltägliche Aufgaben. Und das im privaten Umfeld bis hin zum Tagesgeschäft in Enterprise-Unternehmen, vom digitalen Einkaufszettel bis zum Zeitmanagement-Tool in großen Projekten. Was eine solche To Do-App kann und wie sie funktioniert, müssen wir dir also sicher nicht mehr erklären.

Warum also dieser Artikel?

Wer sich unter Freunden und Kollegen umhört, der stellt fest: Für viele AnwenderInnen war "Wunderlist" die Benchmark für eine To Do-Listen-App, was Optik, Usability und Effizienz angeht. Doch spätestens seit die App vom neuen Eigner Microsoft im Mai 2020 abgeschaltet wurde, sind viele User auf der Suche nach einem würdigen Nachfolger – oft mit nicht zufriedenstellenden Ergebnissen.

Weil das Angebot der Apps für Aufgabenlisten unübersichtlich groß ist, wird als Wunderlist-Nachfolger eben schnell eine beliebige andere To Do-App genutzt. Die passt dann aber vielleicht nicht ins Anwendungsprofil – und schon muss man so viele zeit- und nervenaufreibende Kompromisse eingehen, dass Sinn und Zweck einer solchen App ad absurdum geführt werden. Höchste Zeit also, deine To Do-Liste für heute mit einem Prio 1-Eintrag zu versehen:

Endlich eine gute To Do Listen-App finden!

Sieh dich um

Wie gesagt: Das Angebot an Software, die dich teilweise auch bei der GTD-Methode ("Getting Things Done" bei Wikipedia) unterstützen, ist riesig. Für eine erste Auswahlrunde ist es hilfreich, dich einmal im eigenen IT-Umfeld deines Unternehmens umzusehen. Denn mit den Antworten zu beispielsweise diesen Fragen lassen sich die Kandidaten schon mal deutlich eingrenzen:

• Arbeitet ihr in deinem Unternehmen bereits mit einer Software Suite wie MS Office oder Google Workspace? Dann ist es naheliegend, die To Do Listen-App von Microsoft bzw. Google zu verwenden.
• So praktisch und sinnvoll SaaS-Lösungen, also Software as a Service, und Daten in der Cloud auch sind – wenn es um beruflichen Anwendungsfälle geht (oder deine privaten Daten privat bleiben sollen), muss auf jeden Fall der / die Datenschutzbeauftragte deines Unternehmens bei der Entscheidung für ein Tool mitreden dürfen.
• Nicht wenige To Do-Apps lassen sich in andere Unternehmenssoftware, wie etwa Slack oder Outlook, integrieren. Wenn du bei deiner Auswahl die Verknüpfungs- und Integrationsfähigkeiten der Apps mit berücksichtigst, fällt die Implementierung in Unternehmensabläufe deutlich leichter – und du zauberst der IT ein Lächeln ins Gesicht.

To Do List-Apps: Konzentration auf das Wesentliche

Es wäre nicht zielführend, dir in diesem Artikel möglichst viele To Do-Anwendungen vorzustellen. Statt dessen haben wir uns ganz bewusst auf fünf Apps beschränkt. Die Auflistung soll kein Best-of sein und hat auch keine Rangfolge. Wir haben aber Mindestanforderungen aufgestellt, die wir für sinnvoll halten und die von den Anwendungen erfüllt sein mussten, bevor sie auf die Liste kommen durften:

• Die App funktioniert als SaaS (Software as a Service) mit Cloud-Anbindung und mobilen Apps – damit du an jedem Endgerät arbeiten kannst und überall sowie jederzeit dieselben Daten zur Verfügung hast.
• Funktionen für kollaboratives Arbeiten. Damit nicht nur du weißt, was dein Team zu erledigen hat.
• Zumindest eine kostenlose Version mit Grundfunktionen – So kannst du die Tools erst einmal in Ruhe testen.

… und hier kommen sie, die fünf Apps für digitale Aufgabenlisten, von den wir der Meinung sind, dass du sie einmal ausführlicher testen solltest:

1. Any.do

Any.do ist Eine To Do-List App, die sich in allen Lebensbereichen und in jedem Umfeld als Alleskönner empfiehlt – von der intelligenten Einkaufsliste bis hin zur kollaborativen Arbeit an Aufgaben mit verschiedenen Teams, inklusive Chat. Außerdem: 

• Breite Endgeräte-Unterstützung – Web, Apps, Sprachassistenten, Wearables
• Integrationen mit u.a. Gmail, Slack, Zapier
• Projektplanung, Diskussionen und Aufgabenverteilung im Team
• Eigener Kalender und intelligente Erinnerungsfunktion

Alles über any.do / DOWNLOAD

2. Microsoft To Do

Diese To Do-App spricht vor allem diejenigen Nutzer an, die sich eine fokussierte Aufgabenverwaltung wünschen – und natürlich die Anwender von Microsoft 365. MS To Do soll Wunderlist beerben; auf jeden Fall wird es intensiv gepflegt und erweitert. Außerdem:

• Direkte Verknüpfung mit Outlook-Aufgaben
• Klare Listenstruktur; dazu Notizen und Dateianlagen
• Gemeinsame Listen
• Import von Wunderlist-Daten

Hier geht’s zu Microsoft To do

3. Remember The Milk

Viel mehr als ein außergewöhnlicher Name: RTM versteht sich mit unterschiedlichsten anderen Diensten und ist auf dem Desktop, mobil, auf Wearables sowie Sprachassistenten und sogar für Linux und fire-Tablets verfügbar. Listen lassen sich taggen und mit anderen teilen. Außerdem:

• Tag-basierte Suchfunktion 
• Verfeinerte Aufgabenstruktur mit Sub-Tasks
• Erinnerungsservice mit u.a. Mail, Textnachricht, Twitter oder per App
• "Smart Add"-Funktion für schnelle Aufgabenerfassung

Alles über Remember The Milk (RTM) / DOWNLOAD

4. Todoist

Wenn dir To-Do-Listen alleine nicht genügen: Todoist glänzt mit großem Funktionsumfang, insbesondere in Sachen Strukturierung. So behältst du auch bei großen Projekten die Übersicht. Look & Feel machen es dennoch von Beginn an einfach bedienbar. Außerdem:

• Unterstützung zahlreicher Plattformen und Endgeräte
• Intuitive Schnelleingabe und ansprechender Produktivitäts-Visualisierungen
• Aufgabenverteilung mit Benachrichtigungen und Kommentaren
• Integrationen und Wunderlist-Import

Alles über Todoist / DOWNLOAD

5. Trello

Trello gehört seit einigen Jahren zu Atlassian – und diese Unternehmen wiederum steckt hinter Jira. Weil gerade im Projektmanagement Jira bereits vielfach eingesetzt wird, stellen wir hier auch Trello vor; trotz seines etwas anderen Ansatzes. Denn im Mittelpunkt stehen nicht die Aufgaben-Listen, sondern das Trello-Board nach Kanban-Prinzip. Außerdem:

• Trello-Board mit Listen und Karten, Kalender, Zeitleiste
• Trello-Karten mit Aufgaben, Dateianhängen, Erinnerungen, Kommentaren und mehr
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben auf dem Projektboard
• Integration mit u.a. Confluence, Slack, Evernote

Alles über Trello / DOWNLOAD

Fazit: Mach dir ne Liste!

Aufgaben erfassen, in Listen sortieren, abhaken: Die Grundfunktionen einer To-Do-Listen-App beherrschen natürlich alle hier vorgestellten Anwendungen. Darüber hinaus sind sie aber durchaus unterschiedlich – vom schlanken Werkzeug fürs Wesentliche bis zum umfassenden Toolset für sämtliche Belange rund ums Aufgabenmanagement.

Was für dich am besten passt, kannst du dank Gratis-Versionen durch Ausprobieren herausfinden. Das kostet zwar etwas Zeit, aber die Investition lohnt sich: Jeder in deinem Team freut sich über eine To-Do-App, die zu eurem Unternehmen, zu den Aufgaben und den Leuten passt. Also: Mach dir ne Liste mit möglichen Kandidaten und vergleiche selbst. Falls du für eine solche Liste noch "Futter" brauchst: Hier noch ein paar Fundstellen, die zum Teil auch Quellen für diesen Artikel waren.

Viel Spaß beim Testen – und hoffentlich kannst Du bald hinter die To Do-Software-Suche einen Haken machen!

• "Produktiver im Home Office: Diese To-do-Apps schaffen kostenlos Überblick" bei chip.de
• "Wunderlist Alternativen: Die 5 besten ToDo-Apps im Überblick" bei inside-digital.de
• "The 9 best to do list apps of 2021" bei zapier.com
• "To-Do-List Software im Vergleich" bei trusted.de
• "Welches ist die beste To-do-Listen-App?" bei swisscom.ch
• "Task Management Software" bei saasworthy.com