Entzaubert: Das magische Dreieck im PM

Ein bisschen Feenstaub hier, etwas magisches Wunschdenken dort – und schon lösen sich alle Probleme des Projektmanagements wie … ja, genau: wie von Zauberhand. Ach, wäre das magische Dreieck im Projektmanagement doch nur halb so zauberhaft, wie es sein Name verspricht!

Dabei kommt es in seiner unbarmherzigen Art, die Folgen von Projektmanagement-Fehlern sofort aufzuzeigen, eher einem Warndreieck gleich. Macht aber nichts, wenn du das magische PM-Dreieck als das nutzt, was es ist: ein sinnvolles, richtig praktisches Werkzeug im Projekt-Alltag. Und das ist mehr wert als der ganze Hokuspokus.

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Ist ein Projekt dann erfolgreich, wenn es so schnell wie geplant abgeschlossen wird? Oder wenn die Vorgabe deiner Budgetplanung eingehalten – vielleicht sogar unterschritten – wird? Oder ist es dann ein Erfolg, wenn die Leistung bzw. die Qualität des Erreichten stimmt?

Die Antwort liegt auf der Hand: Dein Projekt ist dann ein voller Erfolg, wenn alle drei genannten Faktoren innerhalb der vorgegeben Parameter bleiben. Diese Faktoren nochmal der Reihe nach:

• Zeit – also der Zeitrahmen, innerhalb dessen ein Projekt abgeschlossen werden soll.
• Kosten – damit sind auch Sachmittel sowie die Kosten für internes und externes Personal gemeint.
• Leistung bzw. Qualität – die Vorgabe, in welcher Qualität ein zu entwickelndes Produkt vorliegen muss bzw. welcher Leistungsumfang zum Projekt gehört.

Das magische Dreieck stellt diese Punkte optisch in Beziehung zueinander und wird so zur bildhaften Darstellung der Abhängigkeiten, die innerhalb eines Projekts bestehen.

Warum gibt es das magische Dreieck im Projektmanagement?

Vor allem ist es eine Erinnerung (oder Mahnung): Du sollst nicht glauben, dass Ziel, Aufwand und Dauer eines Projekts einfach geändert werden können, ohne dass eines das andere beeinflusst. Stell dir das magische Dreieck als eines mit drei gleichen Seiten vor. Dauert zum Beispiel dein Projekt länger als geplant (ziehst du also an der Zeit-Ecke), dann verschiebt sich die Dreiecksform und verlässt ihren Idealzustand.

Um nun wieder ein gleichseitiges Dreieck zu erhalten, musst du eine weitere Ecke verschieben – die der Kosten. Damit wird das Dreieck (und dein Projekt) größer, kostet mehr und dauert länger. Anders herum: Wenn du gewillt bist, die Qualität niedriger anzusetzen, können auch die Ecken Zeit und Kosten hin zur Dreiecksmitte wandern.

Ergebnis: Das Dreieck ist wieder gleichseitig; es kostet weniger, dauert weniger lang und bietet weniger Qualität. Ziel deines Projektmanagements sollte also grundsätzlich sein, die Gesamtfläche des magischen Dreiecks in der gewünschten Größe zu halten.

Wie nutzt du das magische Dreieck im Projektmanagement?

Im Projektmanagement kommt das magische Dreieck vor allem in der Disziplin Risikomanagement vor. Durch die Abbildung von Verbindungen und Abhängigkeiten im Projekt, zeigt es nämlich auf, wo Spannungsfelder oder Risiken entstehen können. Die Konstellationen, die es im magischen Dreieck gibt, sind:

• Zeit vs. Kosten
• Zeit vs. Qualität
• Qualität vs. Kosten

Dabei verhalten sich diese Paare folgendermaßen: Wenn einer der Punkte verändert wird, dann nimmt auch der Widerpart automatisch einen höheren oder niedrigeren Wert ein. Also:

• Dein Projekt dauert länger? Dann kostet es mehr Geld.
• Dein Projekt muss schneller fertig werden? Dann geht das zulasten der Qualität.
• Die Qualität muss gesteigert werden? Dann kostet das mehr.

Es ist deine Aufgabe, diese Wechselwirkungen im Blick zu haben und gegebenenfalls gegenzusteuern. Und hier kommt dann doch etwas Magie ins Spiel – nämlich, wenn es darum geht, dass du als Projektmanager/in doch noch von irgendwoher etwas mehr Zeit, etwas mehr Manpower oder etwas mehr Budget aus dem Hut zauberst …

Wenn du es aber beherrscht, das magische PM-Dreieck dynamisch in Form zu halten, dann kannst du damit z.B. …

• deine Projekte ausgewogen planen
• Risiken frühzeitig erkennen und in deine Projektberichte einfließen lassen
• auf Änderungen im Projekt verzögerungsfrei reagieren
• am Ende des Projekts das Erreichte mit den geplanten Zielen vergleichen

Reicht das magische Dreieck im Projektmanagement noch aus?

Zeit, Kosten und Leistung – das sind natürlich wichtige Zieldimensionen im Projektmanagement. Aber je komplexer dein Projekt und je größer deine Organisation sind, umso eher wirst du an die Grenzen des Modells vom magischen Dreieck stoßen.

Denn Themen wie Risiko, Nutzen, spezielle Stakeholder-Interessen, Kundenzufriedenheit und auch Nachhaltigkeit oder unternehmerische Ethik klammert es aus – obwohl auch sie eine Rolle im Risikomanagement (oder im Stakeholder-Management) deines Projekts spielen. Das bedeutet aber nicht, dass du aus dem Dreieck ein Fünfeck oder einen mehrzackigen Stern machen sollst …

Es genügt, wenn dir das Grundprinzip des magischen Dreiecks hilft, die Wechselwirkungen zwischen Projektzielen zu verstehen und sie im täglichen Prozessmanagement zu verinnerlichen.

Darüber hinaus solltest du, statt die vermeintlichen Projektmagie einzusetzen, mit einem modernen Projektmanagement Tool wie Can Do zaubern. Sie hilft dir, im Risikomanagement deines Projekts (oder deiner Projekte) stets alle Aspekte im Auge zu behalten – und die entsprechenden Stellschrauben zu bedienen –, die einen Einfluss auf den Projekterfolg haben können.

Fazit: Ein neuer Name für das magische Dreieck im Projektmanagement

Es wäre auch zu schön gewesen – aber irgendwie steckt nicht sehr viel Magie im magischen Dreieck des Projektmanagements. Weil es aber ein gutes Sinnbild für die grundsätzlichen Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts darstellt , sollte es einen festen Platz in deinem PM-Werkzeugkoffer haben. Zwar nicht unbedingt als magisches, aber doch als ziemlich praktisches Dreieck.

Quellen und Inspiration: hubspot.de, projektmagazin.de, management-circle.de, projekte-leicht-gemacht.de