Mehr Effizienz durch KI-Assistenten: In sieben Schritten zum Business Case

Die Herausforderung: IT-Verantwortliche müssen das Management von der Anschaffung überzeugen. Hohen Investitionen und kulturellen Veränderungen stehen ein hoher Return on Investment (ROI) sowie die Chance gegenüber, die betriebliche Effizienz zu steigern. Dimitrij Zub, Global Head of AI & Data bei SoftwareOne, gibt IT-Entscheidern einen Leitfaden an die Hand, der es ihnen ermöglicht, einen überzeugenden Business Case für ihr Management zu erstellen, der den Weg für die erfolgreiche Einführung von KI-Tools ebnet und gleichzeitig mögliche Risiken minimiert. 

NextGen-KI-Dienste ermöglichen Echtzeitanalysen sowie einen schnellen Zugriff auf relevante Unternehmensdaten. Sie sind in diesem Kontext der Schlüssel für höhere Produktivität und verbesserte Zusammenarbeit, sie rationalisieren Arbeitsabläufe und automatisieren Prozesse. Allerdings müssen Unternehmen zeigen, warum sich eine Investition lohnt, um das Potenzial voll auszuschöpfen, und das bedeutet, dass sie für jeden ausgewählten KI-Assistenten einen überzeugenden Business Case erarbeiten müssen, bevor er eingeführt wird. 

1. Vorteile von KI-Assistenten verstehen

Nichts wirkt so überzeugend wie der unmittelbare Nutzen, den eine neue Lösung verspricht. Aufgaben rationalisieren, Prozesse automatisieren und personalisierte Unterstützung anbieten – das bedeutet höhere Effizienz, optimierte Kooperation, in der Konsequenz erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen sowie höhere Profitabilität. Ist das einmal bekannt, ist eine solide Basis gelegt. 

2. Aktuellen Bedarf und Pain Points ermitteln

Eine umfassende Analyse der aktuellen Bedürfnisse und Herausforderungen eines Unternehmens kann dazu beitragen, überzeugende Argumente für Investitionen zu präsentieren. Dabei ist es besonders wichtig, zu bestimmen, wie ein KI-Assistent durch datengestützte Beiträge auf die strategischen Zielen des Unternehmens einzahlen kann, sei es durch Automatisierung der Datenanalyse, Vereinfachung der Content Erstellung oder Verbesserung des Kundensupports. 

3. ROI prognostizieren

Bei Technologieinvestitionen steht vor allem die Kapitalrendite für Stakeholder im Fokus. Daher empfiehlt es sich, den potenziellen ROI zu quantifizieren und erwartbare Ergebnisse der Implementierung zu veranschaulichen. Beispiel dafür sind prognostizierte Zeit- und Kosteneinsparungen, erhöhte Produktivität der Belegschaft und verbesserte Kundenzufriedenheit.  

4. Wettbewerbsvorteile herausstellen

Ein zukunftsweisender KI-Assistent verbessert die Entscheidungsfindung, beschleuniget Innovationszyklen und versetzt Mitarbeiter in die Lage, sich auf strategische Initiativen anstelle von alltäglichen Aufgaben zu konzentrieren. Diese Wettbewerbsvorteile liefern starke Argumente für die Investition. Konkrete bewährte Verfahren und verfügbare Ergebnisse erhöhen die Glaubwürdigkeit des Vorschlags bei den Managementteams. 

5. Datensicherheit und Compliance adressieren

Datensicherheit und Compliance sind für alle Unternehmen von imenser Bedeutung. Das Management erwartet in der Regel Transparenz über Maßnahmen zur Absicherung sensibler Informationen bei der Nutzung von KI-Systemen. Ein umfassender Überblick unterstützt bei der Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien und beseitigt Bedenken. 

6. Schrittweise Implementierungsstrategie entwickeln

Wer eine neue Technologie in einem Unternehmen einführt, greift in etablierte Prozesse ein und muss mit Widerstand rechnen. Eine stufenweise Implementierungsstrategie, die eine schrittweise Übernahme und Integration des KI-Assistenten ermöglicht, schafft Akzeptanz. Bevor andere Bereiche einbezogen werden, reduziert ein Pilotprojekt in einer Abteilung Risiken und demonstriert auf kontrollierte Weise greifbare Vorteile. 

7. Abstimmung mit der Unternehmensstrategie

Investitionen, die nahtlos in die bestehende Strategie des Unternehmens integriert sind und einen Beitrag zur Erreichung der strategischen Ziele leisten, sorgen für eine höhere Akzeptanz aufseiten des Managements. Ein Proof of Concept, der einen greifbaren Beweis für den Wert des KI-Assistenten liefert, kann dazu beitragen, dass die Geschäftsführung das Tool als Zukunftsinvestition für den Unternehmenserfolg betrachtet. 

In der digital geprägten Gegenwart sind innovative Technologien wie KI-Assistenten aussagekräftige Differenzierungsfaktoren innerhalb des Wettbewerbsumfelds. Wer die genannten sieben Punkte berücksichtigt, hat einen wirkungsvollen Hebel, die erforderlichen Lizenzinvestitionen gegenüber den leitenden Stakeholdern zu rechtfertigen. Zusätzlich kann ein kompetenter IT-Partner wie SoftwareOne wertvolle Unterstützung dabei leisten, die KI-Transformation eines Unternehmens zu realisieren und zu beschleunigen.