5 Tipps zur Kommunikation der internen Meldestelle

Jetzt ist gesetzlich geregelt, dass fast jedes Unternehmen in Deutschland eine interne Meldestelle anbieten muss. Alternativ zur internen, wird es zum Inkrafttreten des Gesetzes auch externe Meldestellen bei Bundesbehörden geben (z.B. beim Bundesamt für Justiz (BfJ)). Jedes Unternehmen sollte jedoch auch ein Interesse daran haben, dass zunächst die interne Meldestelle zur Meldung potentieller Verstöße kontaktiert wird. Somit können Sachverhalte frühestmöglich und ohne externen Einfluss und Abstimmungsaufwand geklärt und sogar gelöst werden. Schlimmstenfalls kann es ansonsten sogar zu Reputationsschäden kommen, weil der Vorwurf vor der Sachverhaltsaufklärung bereits an die Öffentlichkeit gedrungen ist. Damit dies nicht passiert, müssen insbesondere die eigenen- und aber auch überlassene Mitarbeiter die Möglichkeit der internen Meldestelle nicht nur kennen, sondern ihr auch vertrauen. Damit das gelingt, haben wir nachstehend 5 Tipps zur Kommunikation zusammengefasst.

1. Zielgruppe definieren

Vor der Auswahl der genutzten Medien sollte immer die Definition der Zielgruppe stehen. Fragen, die man sich zum Beispiel stellen kann, sind: Welche sprachlichen Voraussetzungen bzw. potentiellen Einschränkungen gilt es zu berücksichtigen? Mit welchen Medien kann ich meine Mitarbeiter erreichen? Für Produktionsmitarbeiter ist das Intranet zum Beispiel oft kein geeignetes Mittel. Weiterhin spielen natürlich auch das Alter und die präferiert genutzten Informationskanäle eine Rolle. Die „Generation Tiktok“ wird man vermutlich schwerer über statische Kanäle erreichen können.

2. Authentizität

Authentisch wird die Kommunikation durch das Zusammenspiel mit der gelebten Unternehmenskultur. Herrscht im Unternehmen eine Duz-Kultur, sollte sie auch in der Kommunikation genutzt werden. Weiterhin stellt sich die Frage, ob es vorher bereits Kampagnen gegeben hat, die die Mitarbeiter z.B. zu mehr Bottom-up Partizipation aufgerufen haben. Wenn nicht, muss man ggf. erst einmal daran ansetzen bzw. viel breiter kommunizieren. Wenn es bereits Compliance- oder ähnliche Kampagnen gegeben hat, sollte sich die Kampagne der Meldestelle natürlich nicht nur nicht widersprechen, sondern sich am besten sogar ergänzen, um Verknüpfungen herzustellen.

3. Tone from the Top

Eng verbunden mit der Authentizität ist der so genannte „Tone from the Top“. In Unternehmen, in denen es trotz eines bestehenden Compliance-Management-Systems zu teilweise schweren Verstößen und Schäden gekommen ist, hat diese oft gefehlt, wenn z.B. ein CEO im Interview sagte, dass „Compliance nur was für die Rechtsabteilung“ sei. Der einfachste Weg bzw. erste Schritt für den Tone from the Top ist wenn die Unternehmensleitung auch die Einrichtung der Meldestelle an alle Mitarbeiter (z.B. via Email) kommuniziert. Diese Maßnahme sollte dann aber nicht einmalig sein, sondern flankiert werden von weiteren Aussagen und vor allen Dingen gilt insbesondere das gute Alte mit bestem Beispiel voranzugehen. Jeder Hinweisgeber muss sich sicher sein, dass sein Schutz ernst genommen und sein Hinweis als Hilfe und nicht als Denunziation oder ähnliches gesehen wird.

4. Kreativität

Dieser sollten keine Grenzen gesetzt sein. Mit gut gestalteten Postern, Handouts, deren Erhalt bestenfalls auch bestätigt wird, oder Erklärvideos kann man sicherlich erstmal nichts falsch machen. Es gibt jedoch auch noch andere Wege jenseits von Print und Digital. Ein gutes Beispiel wäre zum Beispiel „Role Modelling“ oder das Ernennen von Compliance-Botschaftern. Diese können insbesondere das Verständnis fürs Whistleblowing und das Vertrauen darin auch auf der persönlichen Ebene weitergeben. Natürlich abhängig vom „Fit“ in die Unternehmenskultur und Design gilt, dass Compliance nicht immer grau und textlastig sein muss. Hier lassen sich auch abgestufte Modelle entwickeln, die sowohl die rechtliche Absicherung bieten als auch das Auge ansprechen.

5. Steter Tropfen

Zuletzt ist es bei der Kommunikation der internen Meldestelle auch wie mit vielen anderen Themen, die gern mal in Vergessenheit geraten. Der stete Tropfen höhlt den Stein. Die Einrichtung der internen Meldestelle sollte nicht nur einmal kommuniziert werden, sondern unter Beachtung der zuvor genannten Punkte kontinuierlich fortgeführt werden.