DMSFACTORY-Projekt bei Schera: Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Textilwirtschaft

Schera verschickt jährlich weltweit über 800.000 Damenhosen. Bei dem Versuch, Design, Entwicklung, Logistik und weitere interne Geschäftsprozesse wie die Buchhaltung und das Personalwesen bei über 100 Mitarbeitenden effizient abzuwickeln, stieß das Unternehmen irgendwann an seine Grenzen. Unternehmensinterne Dokumente und Daten befanden sich an unterschiedlichen Ablageorten, Informationssilos entstanden und das Potenzial der internen Ablagen, Prozesse und Abläufe konnte nicht voll und ganz ausgeschöpft werden.

Die DMSFACTORY erhielt daher den Auftrag zur Einrichtung der Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösung M-Files. Das System wurde anschließend mit der Buchhaltungssoftware Syska und dem Warenwirtschaftssystem Diamod verknüpft. So vereint das ECM nun Dokumente und Stammdaten an zentraler Stelle. Da Syska ebenfalls mit Diamod verbunden ist, werden dort vorgenommene Änderungen auch automatisch mit M-Files synchronisiert. Dadurch gelingt es der Schera GmbH nun, Buchhaltungsdokumente nur noch digital und schnell auffindbar abzulegen. Das Resultat: Suchprozesse verkürzen sich, Transparenz und Sicherheit bei der Arbeit mit den Dokumenten steigen und Ausfallzeiten durch Abwesenheiten werden minimiert.

Kollektionsentwicklung im ECM-System dokumentiert
Auch andere unternehmensweite Geschäftsprozesse digitalisierte und optimierte Schera im weiteren Projektverlauf mit Unterstützung der DMSFACTORY durch M-Files. „Mittlerweile gestalten wir zum Beispiel unsere Kollektionsentwicklung mit M-Files“, berichtet Schera-Geschäftsführer David Schellenberger. Die Dokumentation des gesamten Prozesses, von der ersten Idee der Designabteilung bis zur kollektionsfertigen Hose, bildet das Team in M-Files ab. Zusätzlich zu Buchhaltung und Produktionsprozess bezieht die Schera GmbH das Personalwesen bei der Nutzung von M-Files mit ein und pflegt sämtliche Grundstücke und Gebäude ihrer Schwester-Immobiliengesellschaft inklusive Versicherungsunterlagen in dem Programm.

Für David Schellenberger ist die Art und Weise, wie M-Files mit Dokumenten umgeht und sich darin auch Objekte verwalten lassen, revolutionär: „Der Unterschied zu anderen ECM-Systemen ist eklatant: M-Files löst sich von der klassischen Ordnerstruktur und klassifiziert Dokumente sowie Objekte über Eigenschaften. Das erlaubt eine äußerst intuitive Bedienung. Überzeugt hat uns auch das Preis-Leistungs-Verhältnis. Mit der DMSFACTORY ist es uns gelungen, die Vorzüge des Systems voll auszuspielen, sie war ein wertvoller Partner bei der Implementierung und Betreuung.“

Der gesamte Erfahrungsbericht der Schera GmbH und weitere Referenzen der DMSFACTORY stehen für alle Interessierten unter https://bit.ly/421TOKZ zum Download bereit.