Was bringt die Digitalisierung von Finanzdokumenten?

Wie die Digitalisierung von Finanzdokumenten das Leben von CFOs erleichtert

Der Siegeszug von nutzerfreundlichen Informationstechnologien befähigt viele Fachbereiche zur Anwendung von digitalisierten Tools in ihrer täglichen Arbeit. Dies gilt neben Personalabteilungen und Einkaufsabteilungen auch für das Finanzmanagement. Aktuell rücken vor allem Technologien wie die Künstliche Intelligenz oder Machine Learning in den Vordergrund, wenn über Digitalisierung von Finanzdokumenten und -Verwaltungen diskutiert wird.

Heutzutage geht es nicht länger um die Wahl und die Implementierung der richtigen Technologie, sondern die Auswirkungen der Technologie auf den Menschen und seine Arbeitsweise. Die digitale Transformation zwingt Unternehmen dazu ihre Strukturen und Strategien sowie Geschäftsmodelle und IT-Architektur zu überdenken. Darüber hinaus müssen Daten aus verschiedenen IT-Systemen gesammelt und ausgewertet werden, damit datengetrieben und effektiv mit diesen Informationen gearbeitet werden kann. Dies setzt eine gut geplante IT-Integration zwischen verschiedenen IT-Systemen voraus.

Erfolgreiche digitale Transformation als Zusammenspiel dreier Faktoren

Bei der IT-Integration sollten CFOs auf ein Zusammenspiel der Faktoren: Daten, Funktionen und Prozesse achten. Nicht nur bei der Digitalisierung von Finanzdokumenten muss der Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen gesichert und überwacht werden. Um die Finanzabteilung für künftige strategische Herausforderungen vorzubereiten, braucht es eine gewisse Veränderungsbereitschaft und Investitionswillen in Unternehmen. Die Kunst der erfolgreichen Digitalisierung, egal für welchen Wirtschaftszweig, besteht darin die Wirtschaftlichkeit zu steigern und im selben Maß die Qualität zu verbessern.

Damit dies gelingt braucht es ein Umdenken in der Finanzabteilung. Es sollten vermehrt vorwärtsgerichtete Analysen zur Entscheidungsfindung herangezogen werden, die auf konkreten Datensätzen der eigenen Branche oder Unternehmens basieren. Bei vielen Unternehmen bildet die klassische retrograde Analyse von Finanzdaten weiterhin die Entscheidungsbasis. Mithilfe von digitalen IT-Tools können analytische Funktionalitäten wie Simulationen oder Forecasts genutzt werden und intelligente Algorithmen dabei helfen, Muster zu erkennen. Von der Prozessautomatisierung bis zur umfassenden Datenanalyse und -Nutzung in IT-Ökosystemen kann die digitale Transformation zahlreiche Anwendungsbereiche erfassen. Die Digitalisierung wird so zum strategischen Partner für den CFO, sie hilft ihm oder ihr dabei Rückschlüsse zu ziehen und garantiert eine einheitliche und konsistente Datenaufbereitung.

Warum ist die Digitalisierung von Finanzdokumenten wichtig?

Die Digitalisierung in der Finanzabteilung sollte sich bestenfalls auch auf die Verwaltungsprozesse und Dokumente der Abteilung ausdehnen. Gerade standardisierte Arbeitsabläufe des Finanz- und Rechnungswesens bieten viel Automatisierungspotential und versprechen bei der richtigen Digitalisierungstiefe eine enorme Effizienzsteigerung. Das Beratungshaus PWC stellt im Jahr 2021 fest, dass noch mehr als die Hälfte der Unternehmen Excel-Dateien für das interne Berichtswesen verwenden (Quelle: PWC 2021). Es ist erstaunlich wie viele Unternehmen noch auf die vorsintflutliche Excel-Methode zurückgreifen, um ihr internes Berichtwesen durchzuführen.

Mithilfe intelligenter Technologien lassen sich bei digitalen Dokumenten längst Konformitätsprüfungen durchführen, die die Daten mit anderen Quellen abgleichen und das Risiko für Fehler oder Betrug stark senken. Auch bei der Abschlussprüfung und Bilanzerstellung könnten mittels intelligenten Softwarelösungen zeitaufwändige und stark manuelle Tätigkeiten (teil-)automatisiert werden. Durch die Digitalisierung können zudem unnötige Papierberge vermieden werden und für den internen Audit Reisekosten und Verkehrsemissionen der Prüfenden eingespart werden.

Außerdem sind digitale Dokumente in der Cloud besser vor Elementarschäden oder Diebstahl gesichert als in lokalen, physischen Archiven. Hierfür muss bei der Entscheidung für eine Software jedoch darauf geachtet werden, dass sie eine GoBD- bzw. gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung gewährleistet. So können Verantwortliche der Buchhaltung sichergehen, dass die Daten ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden.

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Klassische Dokumente, die in der Finanzverwaltung digitalisiert werden können, sind Nachweise wie Rechnungen, Belege und Quittungen. Zusätzlich können auch digital signierte Verträge und Kostenvoranschläge sicher in der Cloud gespeichert werden. Mit entsprechenden HR-Systemen und ERP-Software lassen sich auch Gehaltsabrechnungen rein digital erstellen, verschicken und abspeichern.

Wenn Rechnungen digitalisiert sind, können auch die entsprechenden Freigabeworkflows automatisiert und langwierige Prozessketten verkürzt werden. Zudem müssen Rechnungen nicht länger ausgedruckt und per Post verschickt werden, sondern können direkt per E-Mail verschickt oder auf einer Plattform hochgeladen werden. Seit dem ersten Juli 2011 sind für elektronisch übermittelte Rechnungen keine bestimmten Übermittlungsverfahren mehr vorgeschrieben. Unternehmen können E-Rechnungen auch per E-Mail, E-Post verschicken oder als Web-Download zur Verfügung stellen.

Belege sind in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren. Ist eine Quittung elektronisch erstellt worden dann muss der Datensatz dieser aufbewahrt werden. Eine E-Rechnung im PDF-Format muss unverändert archiviert werden, sie einfach auszudrucken und im Papierformat abzuheften reicht nicht aus. Bei der gewählten Archivierungsform müssen die Strukturmerkmale des Originaldokuments beibehalten werden. Eine Konvertierung des Formats ist nur erlaubt, wenn die maschinelle Lesbarkeit und der Inhalt nicht verändert wird. Unterlagen, die für das Finanzamt und Steuerbehörden interessant sind, dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist – bei digitaler und analoger Archivierung – nicht verändert oder gelöscht werden.

Eine Anmerkung: Werden Papierbelege eingescannt und gesetzeskonform, digital (GoBD-konform) archiviert dürfen sie vernichtet werden. Danach darf der digitale Beleg nur noch elektronisch weiterverarbeitet werden.

Wohin geht die Reise? Von der E-Rechnung zur E-Bilanz

Inzwischen werden jedoch längst nicht mehr nur Rechnungen oder Belege digitalisiert. In der Finanzbranche wird seit kurzem auch die E-Bilanz als neues Zukunftsprojekt diskutiert. Mithilfe einer E-Bilanz und spezifischer Software können Steuerabteilungen sowie das Rechnungswesen umfangreiche, standardisierte Datenbestände erforschen. Dies eröffnet auch Mitarbeitenden aus der Steuerabteilung die Möglichkeit die Unternehmensdaten zu analysieren und valide Prognosen unterbreiten.

Welche Aufbewahrungsformen gelten für welche Dokumente?

Bei der Aufbewahrungspflicht sind für bestimmte Unterlagen unterschiedliche Formen zugelassen. So müssen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufbewahrt werden. Gleiches gilt für Unterlagen oder amtliche Urkunden, die vom Zoll eingefordert werden. Besondere Vorsicht ist bei Ausfuhrbelegen und Eingangsrechnungen geboten, die für den Vorsteuerabzug des Unternehmens gebraucht werden. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass deren Ablage bildlich mit dem Original übereinstimmt.

Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Finanzdokumente, Nachweise und Unterlagen reicht eine inhaltliche Wiedergabe aus. Diese eigenen sich daher besonders für die Digitalisierung. Entscheidet sich das Unternehmen für die Aufbewahrung im Original dann muss das Archiv vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein. Für den Zeitraum der Archivierungspflicht müssen Unternehmen gewährleisten, dass Prüfer und Prüferinnen die Unterlagen in angemessener Zeit einsehen können.

Bei der bildlichen Wiedergabe muss das Unternehmen erstens garantieren, dass die Rechnung originalgetreu auf ein Speichermedium übertragen wurde. Zusätzlich müssen die Speichermedien sicher und geordnet aufbewahrt werden und eine lesbare, bildliche Wiedergabe des Dokuments jederzeit möglich sein. Im Gegensatz hierzu wird bei der inhaltlichen Wiedergabe verlangt, dass die Informationen vollständig sind und während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert werden.

Digitalisierte Geschäftsausgabenverwaltung

Aktuell hängen noch viele Finanzverwaltungen in Sachen Digitalisierung hinterher. So stellt eine Studie von PWC im Jahr 2021 fest, dass die Mehrheit der befragten CFOs den eigenen Technologieeinsatz für durchschnittlich hält. Nur 29 % attestieren ihrem Unternehmen eine progressive Herangehensweise an Technologieeinsatz im Finanz- und Rechnungswesen.

Mit Lösungen wie die von Expensya können Unternehmen in der Geschäftsausgabenverwaltung den Traum vom papierlosen Büro realisieren. Rechnungen und Belege werden gesetzeskonform archiviert und die Papierunterlagen werden überflüssig. Expensya kann den gesamten Abrechnungs- und Verwaltungsprozess von Geschäftsausgaben automatisieren und erlöst Unternehmen zusätzlich von papierlastigen Archivierungsmethoden.