E-Rechnung Umstellung: Ein Schritt weiter in der Digitalisierung

Rechnungsmanagement automatisieren; rechtskonforme Umsetzung mit inPuncto 

Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und die weitere Optimierung von internen Prozessen im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung war der Wunsch der Stadtwerke Aalen bei der Einführung von E-Rechnungen (z.B. ZUGFeRD, XRechnung).

Als öffentlicher Auftraggeber muss das Unternehmen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 Euro netto empfangen und verarbeitet werden können. Eine schnelle und unkomplizierte Einführung der E-Rechnung war daher dringend erforderlich.

Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses

Vor etwa 14 Jahren entschied sich das Unternehmen für die inPuncto SAP-integrierten Lösungen, um die Digitalisierung und Optimierung ihrer dokumentenbasierten Prozesse voranzutreiben. Die inPuncto-Lösungen ermöglichten eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, was die Buchhaltungs- und Finanzabteilung erheblich entlastete.

Im Rahmen des aktuellen E-Rechnungs-Projekts wurde der bereits im Einsatz befindliche Posteingangsverarbeitungs-Server biz²ScanServer von inPuncto um ein zusätzliches Modul erweitert, um verschiedene E-Rechnungsformate zu verarbeiten. Ein XML-Parsing-Modul wurde aktiviert, das auf die ZUGFeRD-Formate reagiert und die Rechnungsdaten an SAP weiterleitet. Abschließend werden die ZUGFeRD-PDFs als Originale über ArchiveLink verknüpft.

E-Rechnung Implementierung

Die enge Zusammenarbeit zwischen der Finanzbuchhaltung, der operativen IT und den inPuncto-Spezialisten war entscheidend für den Erfolg des Projekts. Der Implementierungsprozess umfasste mehrere wichtige Schritte:

1. Einrichtung des zentralen, mandantenunabhängigen Verzeichnisses im biz²ScanServer, um den Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen zu ermöglichen.
2. Implementierung einer XML-Parsing-Konfiguration für ZUGFeRD, wodurch der biz²ScanServer die Rechnungen analysieren und in den erforderlichen Verarbeitungsprozess einleiten kann.
3. Aktivierung des XML-Parsing-Moduls, das auf die ZUGFeRD-Formate reagiert und die Rechnungsdaten an SAP weiterleitet.
4. Nahtlose Integration von XML-Rechnungsprofilen durch den XML-Connector, der die Verarbeitung standardisierter Rechnungen ermöglicht. Dies erleichtert auch die kurzfristige Einbindung von XRechnungen bei Bedarf.
5. Erzeugung von XML-basierten Ausgangsrechnungen in SAP, wodurch die gesamte Prozesskette vollständig abgeschlossen wird.

Kundennutzen

Die papiergebundenen Prozesse wurden schrittweise digitalisiert und das Rechnungsmanagement vollständig automatisiert. Dank der inPuncto SAP-integrierten Lösungen konnte das Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen im Bereich B2G schnell und effizient erfüllen. E-Rechnungen werden nun nach dem neuen Standard vollautomatisch in SAP verarbeitet, wodurch die Rechtssicherheit für den Rechnungsaustausch gewährleistet ist. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hat die Effizienz der internen Prozesse erheblich gesteigert und die Abteilungen für Buchhaltung und Finanzen deutlich entlastet.

Über das Unternehmen

Die Stadtwerke Aalen sind ein kommunales Dienstleistungsunternehmen mit 150 jähriger Tradition. Mit rund 350 engagierten Mitarbeitern versorgt es die Bürger der Region zuverlässig mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser. Zudem sorgt das Unternehmen für die umweltgerechte Entsorgung des Abwassers und steht auch für Nachhaltigkeit und ein verantwortungsvolles Umweltmanagement.

Auch an das Thema "erfolgreiche Einführung von der E-Rechnung im Unternehmen" interessiert? Das inPuncto-Team steht gerne für weitere Informationen und Anfragen zur Verfügung!