EDI – Ein Schritt in die Digitalisierung von Prozessen

Bei Möbel Wehnen war man es gewohnt, Kommissionsaufträge manuell zu bearbeiten, Preise zu prüfen und Liefertermine zu klären, denn Qualität entsteht durch Sorgfalt. Der eigene Anspruch war Ansporn, die Chance zu nutzen, neue Wege zu gehen. Damit war bei Möbel Wehnen die Motivation groß, um herauszufinden und zu verstehen, ob die zugesagte Erleichterung und der Effizienzgewinn durch Digitalisierung auch tatsächlich spürbar eintritt.Im Rahmen eines Workshops mit der IWOfurn sollte zunächst die Auftragsabwicklung mit Lieferanten für Küchenzubehör auf digitale Belege umgestellt werden. Die Warenwirtschaft, mit der Möbel Wehnen seit langem vertrauensvoll zusammenarbeitet, ist WinMAX von Clasen Datensysteme. Des Weiteren hat Möbel Wehnen seine IT an einen externen Dienstleister vergeben, der die Infrastruktur betreut und damit die verschiedenen Quellen für Dateneingang und -ausgang miteinander verbindet.

Umsetzung

Möbel Wehnen hatte die Aufgabe, Testbestellungen zu erzeugen, die der Realität entsprechen. Damit konnte zum Go-live sichergestellt werden, dass alle Anforderungen bedacht und berücksichtigt wurden. Testdaten für den Lieferanten bereitzustellen ist ein wichtiger Teil der Integrationstestphase. Prozesse und besondere Anforderungen richtig abzubilden, gehören mit dazu. Möbel Wehnen hat für alle Probleme gemeinsam mit der Industrie Lösungen gefunden. Die Testphase sowie der zeitliche Ablauf wurden definiert und festgelegt. Jeder Projektbeteiligte hatte „seine“ Aufgaben, die vorbereitend gemacht werden mussten. Das zu koordinieren und die Testphasen mit Ihren Ergebnissen abzustimmen war Aufgabe der IWOfurn.

Die Anbindungspartner prüften die Auftragseingänge, gaben Feedback und erzeugten schließlich aus Ihren Systemen die erforderliche Auftragsbestätigung. In WinMAX wurden diese im Idealfall fehlerfrei verarbeitet. Im Rahmen des Workshops erfuhren die Anwender, wie die Datensätze verarbeitet werden und
wie man mit fehlerhaften Daten umgeht. Manuelle Nacharbeit war nun nur noch in besonderen Klärfällen erforderlich.

Die Art, wie Daten miteinander kommunizieren, kann auf unterschiedliche Weise gelöst werden. Eine davon ist der Datenaustausch über die IWOfurn Combox, da über diese Software die Daten verschlüsselt übertragen werden und der Austausch mit verschiedenen Datenquellen einfach eingerichtet werden kann.
Die Vorbereitung der Infrastruktur für die Installation der IWOfurn Combox erfolgte über die IT von Möbel Wehnen. Zugänge und Pfade, die für die Datenübertragung erforderlich sind, werden mit Clasen ausgetauscht, um schließlich Testbestellungen aus WinMAX über die Combox an die IWOfurn zu senden.

Die Auswahl der Anbindungspartner erfolgte nach dem Kriterium der größtmöglichen Erleichterung – also der Reduzierung des manuellen Aufwands. Ziel des Workshops war es, den Aufwand bei allen Beteiligten so gering wie möglich zu halten und nach Abschluss alle Partner im Live-Betrieb zu haben.

Ergebnis

Zwischen Möbel Wehnen, der Firma Clasen, der IWOfurn und den Lieferanten wird durch transparente Kommunikation eine erfolgreiche EDI-Integration möglich. Die Unterstützung durch den Verband und aktive Mitwirkung bei der Planung ist ein weiterer wichtiger Bestandteil für die erfolgreiche Digitalisierung.

Aussicht

Durch die Innovationsfreude der Firma Wehnen stellt sich das Unternehmen neu auf und stärkt seine Position für die Zukunft. Weitere Partner anzubinden und damit die EDI-Quote zu erhöhen, ist das Ziel. Dabei hat das Unternehmen den ersten Schritt nicht nur für sich selbst gemacht. Durch dieses Projekt der digitalen Transformation spornt Möbel Wehnen ebenfalls die Verbandsmitglieder an, selbst auch die weiteren Schritte in diese Richtung zu gehen und
den Ausbau zu starten. Gemachte Erfahrungen können weitergegeben werden, um sich gegenseitig zu helfen.

Die dritte Säule, die so ein Projekt trägt, ist die Bereitschaft der Anbindungspartner, eigene IT-Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um gemeinsam das Ziel einer deutlichen Qualitätssteigerung und einer erheblichen Effizienzverbesserung zu erreichen. Erkenntnis:Ein gemeinsamer Kick-off Termin, um alle Beteiligten abzuholen, Fragen auszutauschen und mit einem gemeinsamen und gleichen Verständnis das Projekt zu starten, ist essenziell wichtig. Die unterschiedlichen Erwartungen müssen besprochen und verstanden sein, damit im Ergebnis alle zufrieden sein können.

Für Möbel Wehnen konnten alle Wunschpartner erfolgreich integriert werden. Das Unternehmen profitiert heute von kurzen Bearbeitungszeiten und eindeutigen, fehlerfreien Belegen. Man ist dem Ziel einer durchgängigen Qualitätsverbesserung einen großen Schritt näher gekommen.