Success Story: Digitalisierung bei Europas Marktführer im institutionellen Sportartikelversand

Fast jeder hatte schon Berührungspunkte mit ihren Artikeln – und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Ob beim Rutschen auf der Weichbodenmatte durch die Schulsporthalle oder beim Sitzen auf der klassischen hölzernen Auswechselbank: Sport-Thieme ist Europas größter Sportartikelversandhändler für den institutionellen Sport und stattet Deutschlands Schulen, Vereine, Polizei, Bundeswehr und viele weitere Institutionen aus. Als Karl-Heinz Thieme 1949 das Ein-Mann-Unternehmen Sport-Thieme auf dem Dachboden seines Hauses in Grasleben gründete, hatte er selbst vermutlich kaum damit gerechnet, dass Sport-Thieme zu solch einer Erfolgsgeschichte wird.

Das Traditionsunternehmen listet mittlerweile mehr als 19.000 Sportartikel aus über 70 Sportarten in seinem Portfolio. Dabei sorgen 428 Mitarbeitende für reibungslose Prozesse – von der Produktentwicklung über die eigene Fertigung bis zur Logistik. Zudem betreibt Sport-Thieme mehrere Außenstellen für die Vor-Ort-Beratung, etwa in Hamburg, Berlin, Düsseldorf und Leipzig, und vertreibt europaweit über verschiedene Stützpunkthändler und Partner.

Angesichts der hohen Taktung verschiedener Aufgaben in der Produktentwicklung, der Logistik und weiteren Services sind eine gute Kommunikation und verlässliche Teamarbeit essenziell. Möglich macht das der Einsatz von Software-Lösungen, die optimal auf die Unternehmensprozesse abgestimmt sind. Sie können die tägliche Arbeit vereinfachen und Prozesse effizient abbilden. Am Einsatz solcher Software-Lösungen hatte Sport-Thieme bereits früh gearbeitet und dabei auf die Service-Management-Lösung von Atlassian gesetzt.

VORREITER MIT ATLASSIANS JIRA SERVICE MANAGEMENT

Die Lösung für die digitale Organisation von Geschäftsprozessen und Workflows hatte Sport-Thieme bereits im Frühjahr 2019 selbst implementiert: Jira Service Management (JSM) – damals noch Jira Service Desk. Die On-Premise-Lösung wuchs iterativ mit dem Unternehmen und seinen Prozessen mit und wurde abteilungsübergreifend als Projektmanagement-Tool sowie Ticketsystem genutzt.

Jedoch unterstützt Atlassian ab 2024 nur noch die Cloud-Versionen seiner Produkte. Server-Versionen werden schon seit Anfang 2021 nicht mehr unterstützt und auch die Fortsetzung der deutlich kostenintensiveren Option Data Center ist ungewiss. Mit der Abkündigung der Server-Lizenzen für JSM stand also die entscheidende Frage zur Software-Strategie im Raum: Setzt man auch in Zukunft auf die Atlassian-Produkte und migriert in die Cloud? „Ein klares ‚Ja‘ stand schnell fest, da JSM unsere Anforderungen an Datenschutz, Nutzbarkeit und die Anbindung an eine Active Directory erfüllt. Es war also nicht die Frage, ob Sport-Thieme JSM fortführt, sondern wie wir in die Cloud migrieren, ohne dabei Ausfälle im laufenden Tagesgeschäft zu haben“, erinnert sich Alexander Boog, IT Systemintegrator und Hauptadministrator für Jira und Atlassian Produkte bei Sport-Thieme.

MIT DEM RICHTIGEN ATLASSIAN PARTNER IN DIE CLOUD

Um Unternehmen wie Sport-Thieme professionelle Unterstützung, etwa bei einer Cloud Migration, zu bieten, betreibt Atlassian ein Partnerprogramm. Die sogenannten Atlassian Solution Partner sind Spezialisten für Prozessoptimierung mithilfe der Atlassian-Tools. „Wir hatten mehrere Anbieter im Fokus, aber bei Jodocus hat von Anfang an einfach alles gepasst – nicht nur fachlich und finanziell, sondern auch menschlich“, berichtet Marcel Bansleben, IT-Infrastruktur und Systemadministrator bei Sport-Thieme, über die Partnersuche.

Kurzerhand begann die Zusammenarbeit als gemeinsames Projektteam. Dabei wurde schnell klar, dass zunächst das gewachsene System – resultierend aus jahrelangem Eigenbau und Eigenadministration bei Sport-Thieme – neu organisiert werden musste, um im Zuge der Cloud Migration gleichzeitig einige Prozessoptimierungen zu realisieren. „Durch die intensive Vorarbeit konnten wir tief in die Unternehmensprozesse von Sport-Thieme einsteigen, um Optimierungen vorzuschlagen und im Zuge der Cloud-Migration direkt umzusetzen“, berichtet Tim Bossen, Cloud-Engineer bei Jodocus. Und auch die IT-Verantwortlichen von Sport-Thieme konnten von der engen Zusammenarbeit im Team profitieren: „Im Kontext des Projekts konnten wir unsere Prozesse gemeinsam mit Jodocus präzise und effizient nach ITIL abbilden und nebenbei sehr viel Know-how aufbauen, was uns gerade im Nachgang einen großen Mehrwert für die Administration gegeben hat“, erzählt Alexander Boog zufrieden.

ERFOLGREICHE CLOUD MIGRATION IN 24 STUNDEN

Nachdem alle Vorkehrungen für die Live-Migration getroffen waren, sollte diese an einem Freitagnachmittag beginnen, um Systemausfälle und Risiken im Tagesgeschäft präventiv zu vermeiden. Das Vorgehen sollte sich – trotz präziser Planung – bezahlt machen: „Tatsächlich gab es bei der Live-Migration ein technisches Problem, einen Migrationsfehler, und wir hatten dadurch nur knappe 24h Zeit, um die Migration, samt Testmigration etc., erneut durchzuführen und rechtzeitig zum Wochenstart zu realisieren. Hier muss ich nochmal das technische Know-how und die Bereitschaft von Jodocus hervorheben“, betont Alexander Boog.

Zumal profitierte Sport-Thieme in der direkten Eskalationsabstimmung mit Atlassian von den schnellen SLAs, die Jodocus als Platinum Solution Partner mit ITSM- und Cloud-Specification erhält. So konnte das Team die Migration mit einer Punktlandung erfolgreich abschließen. Zum Neustart von JSM bei Sport-Thieme am darauffolgenden Montag liefen alle Systeme stabil, sodass die Mitarbeitenden reibungslos ihre Arbeit weiterführen konnten – zukunftssicher in der Cloud.

VORTEILE DER CLOUD: AUTOMATIONS, FORMS UND MEHR

Von der Logistik über das Marketing und den Verkauf bis zur IT wird JSM bei Sport-Thieme unternehmensweit eingesetzt. Auch die Zusammenarbeit mit überregionalen Partnern in Österreich und der Schweiz sowie mit den verschiedenen Außenstellen des Unternehmens läuft über das Service-Management-Tool. Dank der Anbindung an die Active Directory können Zugriffsoptionen und Rollen zentral und schnell gesteuert werden. So haben etwa alle Datenschutz-Verantwortlichen vollen Zugriff auf das System, können alle Prozesse in Echtzeit nachvollziehen und verfügen sogar über eine eigene Queue für Datenschutz-Themen. In der IT-Abteilung sind die Vorteile der Cloud im Vergleich zur On-Premise-Version ebenfalls deutlich: „Wir müssen uns nicht mehr um aufwändige Updates und die weitere Systempflege kümmern. Der ganze Administrationsaufwand in diese Richtung fällt komplett weg. Dadurch hat man eine enorme Zeitersparnis und es ist eine große Arbeitserleichterung“, fasst Alexander Boog zusammen.

Darüber hinaus können in der Cloud-Version von JSM wesentlich einfacher Automations eingesetzt sowie Forms erstellt werden. „Es funktioniert einfach viel schneller, deutlich effizienter und auch kleinere Änderungen lassen sich jetzt einfacher umsetzen als früher. Ich kann als Hauptadministrator von JSM bei Sport-Thieme nur immer wieder betonen, dass ich sehr zufrieden bin. JSM Cloud erspart mir mindestens 70 Prozent der Arbeit im Vergleich zum vorherigen Modell“, resümiert Alexander Boog. Die JSM-Instanz wird seit der Migration selbst von Sport-Thieme verwaltet. Jodocus bleibt weiterhin Ansprechpartner bei Fragen zum Tool. Dabei kann Sport-Thieme nicht nur vom Know-how des Atlassian Solution Partners profitieren, sondern auch von den schnelleren SLAs bei Atlassian – im Notfall ein wesentlicher Pluspunkt.

ZUKUNFT: IMPLEMENTIERUNG EINER KNOWLEDGE-BASE

Um auch in Zukunft europaweiter Marktführer für den Sportartikelversand zu bleiben, arbeitet Sport-Thieme stets an zukunftsweisenden Lösungen – insbesondere im digitalen Bereich. So steht bereits das nächste Projekt in den Startlöchern: Eine unternehmensweite Knowledge-Base. Ob die Realisierung mithilfe von Confluence, dem Unternehmens-Wiki von Atlassian, oder einem anderen Tool stattfinden soll, ist noch unklar. Aber eines steht jetzt schon fest: Die Partnerwahl. „Mit Jodocus haben wir einen wirklich sehr kompetenten Partner, der die Implementierung der Knowledge-Base mit uns zusammen wieder sehr gut umsetzen wird“, ist sich Alexander Boog sicher. Und auch bei Jodocus ist man für das nächste Projekt gut vorbereitet: „Im Zuge der Cloud-Migration konnten wir optimal in die Prozessstrukturen von Sport-Thieme einsteigen. Das hilft uns, zukünftige Projekte wie die Implementierung einer Knowledge-Base noch effizienter zu bewerkstelligen“, fügt Jan Szczepanski, Experte für Projekt- und Prozessmanagement und CMO bei Jodocus, hinzu.

Die Weichen für das nächste Projekt sind also gestellt und es soll schnellstmöglich weitergehen. Dass beide Unternehmen mit einem sportlichen Timing umgehen können, haben sie bereits bei der Cloud Migration bewiesen. Jetzt heißt es: Warm-up für die nächste Digitalisierungsrunde.