Der GAEB-Datenaustausch und die XRechnung

Die XRechnung im Bauwesen

Die Implementierung des neuen Standards der XRechnung stellt nach wie vor Unternehmen vor viele Herausforderungen. Das Verfassen einer Rechnung in diesem Format gestaltet sich schwierig, da bestimmte erforderliche Felder und Dateiformate berücksichtigt werden müssen. Gerade viele Bauhandwerksbetriebe empfinden die verfügbaren Softwarelösungen auf dem Markt als kostspielig und komplex.

Die neue Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" von GAEB-Online 2023 bietet Baufirmen eine einfache und effiziente Alternative zur herkömmlichen Rechnungsstellung. Mit dieser innovativen Lösung können Aufmaße nun ganz einfach in Excel erstellt werden, um deren Ergebnis anschließend als XRechnung an den Empfänger zu senden. Es ist somit möglich, ohne großen finanziellen Aufwand die internen Abläufe für Mengenermittlung, Aufmaß und Rechnungsstellung digital umzusetzen und von den Vorteilen der modernen Technologie zu profitieren.

Durch einen einfachen Mausklick wird eine GAEB-DA86-Datei in eine Excel-Vorlage für das Aufmaß importiert. In dieser Vorlage können die Mengen für das Aufmaß und die Rechnung problemlos berechnet und die Ergebnisse können entweder im DA11-Format oder als GAEB-X31-Dokument gespeichert werden. Zusätzlich ermöglicht die Funktion auch das Erstellen von elektronischen Rechnungen unter Verwendung von Excel, welche aus der Tabelle dann im Format GAEB X89 oder im Format XRechnung gespeichert werden können. Diese Dateien lassen sich anschließend direkt in AVA-Programme des Auftraggebers importieren und dort schnell und einfach prüfen.

Was die Erweiterung für GAEB-Online 2023 besonders macht, ist die Verwendung des bevorzugten Formats der Bundesbehörden: Universal Business Language (UBL). UBL ist ein strukturiertes Datenformat in XML und wird international als Standard im elektronischen Geschäftsbetrieb angesehen. Durch die Nutzung dieses Formats ermöglicht es GAEB-Online 2023 den Betrieben, ihre Rechnungen problemlos von den Auftraggebern weiterverarbeiten zu lassen.

Um sicherzustellen, dass die Rechnungen den richtigen Empfängern zugeordnet werden können, benötigen Unternehmen lediglich die Leitweg-ID. Diese ID gewährleistet eine präzise Zuordnung der Rechnungen und stellt sicher, dass sie an die entsprechenden Ansprechpartner gelangen.

Neben der maschinellen Weiterverarbeitbarkeit generiert "Excel-Aufmaß XRechnung" auch automatisch die notwendigen Anlagen für jede einzelne Rechnung – die sogenannten rechnungsbegründenden Unterlagen (RBU). Dies sind Dokumente oder Informationen, die als Grundlage für die Erstellung einer Rechnung dienen. Die RBU wird als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt, wodurch es möglich ist, jederzeit einen Überblick über die XML-Rechnungsstruktur zu erhalten. Normalerweise wäre diese XML-Datei für das menschliche Auge nicht direkt lesbar.

Einfache Lösung mit GAEB-Online 2023

Mit all diesen Funktionen bietet GAEB-Online 2023 mit seiner Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" nicht nur eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung für Handwerker, sondern auch die Gewissheit eines standardisierten Formats, das sowohl von Maschinen als auch von Menschen problemlos verarbeitet werden kann. Die Software ermöglicht es Betrieben somit, ihre Rechnungsstellung zu optimieren und gleichzeitig den Anforderungen der Auftraggeber gerecht zu werden.

Ulrike Braun, die Geschäftsführerin von gaeb-online, betont, dass viele Unternehmen zögern, teure Programme und ERP-Systeme zu erwerben, um elektronische Rechnungen und Aufmaße ausstellen zu können. Ihr Ziel ist es jedoch, diesen Unternehmen mit begrenztem Budget die kostengünstige Möglichkeit zu bieten, auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit für die Zukunft sicherzustellen. Die Lösungen von gaeb-online bieten eine kostengünstige Alternative zu teuren ERP-Systemen und ermöglicht Unternehmen die Digitalisierung der eigenen Prozesse im Rahmen des GAEB-Datenaustausches.