Heizkosten: Vertrauen ist falsch, Kontrolle ist besser

Verständlich für jedermann?
Jedem ist eigentlich klar, dass man eine Rechnung prüft, bevor man sie bezahlt. Aber gerade bei Nebenkostenabrechnungen verzichten viele Mieter auf das Nachrechnen und denken, das wird schon stimmen. Irrtum, sagen die ARAG Experten, denn rund zwei Drittel aller Abrechnungen sind fehlerhaft oder halten sich nicht an die gesetzlichen Vorschriften. Diese besagen unter anderem, dass die Abrechnung verständlich und nachvollziehbar sein muss, und das ist laut eines Urteils des Bundesgerichtshofes dann der Fall, wenn „der durchschnittliche Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil der Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen“ (Az.: VIII ZR 295/07).

Keine Scheu sollten Mieter haben, bei Unverständnis nachzufragen oder bei Zweifeln an der Abrechnung um Belege zu bitten. Dafür können allerdings Kopier- und Portokosten anfallen. Ist es nicht möglich, gewünschte Nachweise zu versenden, können Mieter darauf bestehen, zumindest Einsicht zu nehmen.

Betriebskosten, Nebenkosten, Heizkosten – was ist was?
Nebenkosten sind alle Kosten, die dem Hausbesitzer im Zusammenhang mit dem Gebäude entstehen; nicht alle davon dürfen laut ARAG Experten aber an den Mieter weitergegeben werden. So ist eine Abrechnung von beispielsweise Verwaltungsgebühren, Instandhaltung und Reparaturen unzulässig.

Doch es gibt auch zahlreiche Neben-, bzw. Betriebskosten, die auf alle Mieter umgelegt werden dürfen. Laut Betriebskostenverordnung zählen dazu alle Aufwendungen, die durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch eines Hauses regelmäßig entstehen. Darunter fallen zum Beispiel Gebühren für Müllabfuhr, Gehwegreinigung, Schneebeseitigung, Hausmeister-, Wartungs- und Putzdienste, Grundsteuer und Versicherungsbeiträge, aber auch der Hausstrom, der zum Beispiel für die Treppenhausbeleuchtung notwendig ist. Diese Betriebskosten werden anteilig auf die Mieter umgelegt. Der Verteilerschlüssel erfolgt entweder nach Wohnfläche oder nach Personenzahl. Geregelt ist dies im Mietvertrag.

Heizkosten sind nur ein Teil der Betriebs- bzw. Nebenkosten. In Mehrfamilienhäuser, die von zentralen Heizungs- und Warmwasseranlagen versorgt werden, müssen die Kosten für Heizung und Warmwasser zwingend mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängig – also nach individuellem Verbrauch jeder Mietpartei – abgerechnet werden. Dazu muss laut Auskunft der ARAG Experten jede Wohnung oder jeder Heizkörper mit einem entsprechenden Erfassungssystem ausgestattet sein.

Pauschale oder verbrauchsabhängige Beträge?
Tatsächlich gibt es den Begriff ‚Betriebskostenpauschale‘ und diese Vorgehensweise ist auch zulässig, wenn es so im Mietvertrag geregelt ist. In diesem Fall legt der Vermieter die oben genannten Kosten pauschal auf die Mieteinheiten um und diese erhalten keine Abrechnung und entsprechend keine Rückzahlung. Allerdings darf der Vermieter dann auch keine Nachzahlung verlangen, wenn mehr verbraucht wurde. ARAG Experten weisen aber ausdrücklich darauf hin, dass die Heizkosten grundsätzlich eine Ausnahme bilden und nur zum Teil pauschal weitergegeben werden können. Entsprechend der Heizkostenverordnung sind je nach Mietvertrag 50 bis 70 Prozent verpflichtend nach Verbrauch abzurechnen. Eine Ausnahme ist hier nur in wenigen Fällen erlaubt, so zum Beispiel in Altenheimen oder Studentenwohnheimen.

Insgesamt ist allerdings bei allen Betriebskosten die pauschale Zahlung eher die Seltenheit. Die meisten Vermieter oder Hausverwaltungen verpflichten ihre Mieter zu Vorauszahlungen und müssen damit für nachträgliche genaue Abrechnungen sorgen. Dafür haben sie nicht endlos Zeit: Spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum, der in der Regel dem Kalenderjahr entspricht, müssen die Aufstellungen eintreffen. So sollte also auch die Betriebskostenabrechnung für 2022 in den nächsten Wochen oder spätestens zum 31. Dezember 2023 allen Mietern vorliegen.

Fehler entdeckt, was nun?
Mieter haben ein Jahr lang Zeit, Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einzulegen. Die ARAG Experten raten, den Widerspruch schriftlich und am besten per „Einschreiben Einwurf“ an den Vermieter zu schicken. Da eventuelle Nachzahlungen aber in der Regel deutlich kurzfristiger gezahlt werden müssen, sollten Mieter den Betrag nur unter Vorbehalt zahlen, beispielsweise mit einem entsprechenden Vermerk im Verwendungszweck der Überweisung.

Abrechnung 2022 ein Sonderfall?
Gerade in diesem Jahr gilt: Augen auf! ARAG Experten raten dringend, zu überprüfen, ob die Hilfen des Bundes berücksichtigt wurden. Denn durch die Wärme- und Gaspreisbremse sowie die Dezemberhilfe dürfte die diesjährige Abrechnung nicht unverhältnismäßig höher ausfallen als in den Jahren zuvor. Entsprechen die einzelnen Energiepreise also ungefähr denen von 2021? Ist die Entlastung für den Dezember weitergegeben worden? Die Maßnahmen der Regierung und ihre Entlastung sollten in den Abrechnungen deutlich kenntlich gemacht sein.

Zunächst aber sollte man bei der Prüfung auf Grundsätzliches achten. So ist ein Vergleich mit dem Vorjahr immer sinnvoll: Weichen die Beträge trotz ähnlichem Verbrauch deutlich ab? Sind die Zeiträume korrekt und nahtlos angegeben? Ist der Umlageschlüssel unverändert und entspricht der Vereinbarung im Mietvertrag? Bei Fragen raten die ARAG Experten zu einer Energieberatung ; diese unterstützt auch bei individuellen Prüfungen der Heizkostenabrechnung.

Guthaben statt Nachzahlung und alles im Lack?
Auch im Falle einer Rückzahlung sollte man natürlich die Abrechnung genau prüfen. Denn auch, wenn diese Information zunächst für Erleichterung sorgt, sollte man doch sichergehen, ob die Höhe stimmt und es nicht sogar eigentlich mehr sein müsste. Darüber hinaus hat der Mieter das Recht auf eine Senkung der zukünftigen Vorauszahlungen und im besten Fall wird dies proaktiv von der Hausverwaltung umgesetzt. Kümmert diese sich nicht, hat der Mieter das Recht, die Vorschüsse selber anzupassen, betonen ARAG Experten, denn dies ist eindeutig durch das Gesetz geregelt und erlaubt dem Vermieter keinen Spielraum.