event it AG realisierte Großveranstaltung „VW Bus Festival 2023“

Die event it AG konnte sich als Full-Service-Eventagentur mit einem ganzheitlichen Konzept im Pitch durchsetzen und übernahm den Lead für die gesamte Planung und Steuerung aller Prozesse der Großveranstaltung, für die täglich bis zu 50.000 Besucher*innen erwartet wurden. Mit Event, IT und Personal waren alle Units der Veranstaltungsagentur aus Hannover in das Projekt eingebunden. In jeden Bereich des Festivals integriert verantwortete event it unter anderem die Auswahl und Anfrage von Kooperationspartnern und Ausstellern, die Gewerke-Ausschreibung und -Beauftragung in Abstimmung mit VWN sowie die Konzeption und Umsetzung des gesamten Unterhaltungs- und Bühnenprogramms auf dem Festival. Auch der Betrieb und die technische Umsetzung des Ticketshops inklusive Teilnehmermanagement wurden durch event it realisiert, genauso wie die Koordination und Betreuung von über 12.000 Campenden sowie die Planung und Umsetzung eines dazugehörigen Verkehrskonzepts für über 10.000 Fahrzeuge und unterschiedliche Camping-Zonen.

Nach dem Szene-Treffen 2007, bei dem Volkswagen Nutzfahrzeuge anlässlich des 60-jährigen Bulli Jubiläums zum ersten Mal als Veranstalter tätig wurde, waren die Ansprüche und Erwartungen an das diesjährige Event hoch. Das Festival sollte als Dankeschön an die Bulli Community und an die treuen Kund*innen dienen, aber auch Fans und Fahrzeuge vereinen. Und so bekam die Bulli Gemeinde ihre ganz eigenen Rampenlichtmomente auf der Bühne und in der Stadt. Ein Konvoi vom VW Werk in Stöcken führte ausgewählte Fahrzeuge durch die Innenstadt Hannovers bis zum Messegelände, über die Bühne und an den Besucher*innen des Events vorbei. Zusätzlich richteten auch die Show & Shine Wettbewerbe, deren hochkarätige Jury in 16 unterschiedlichen Kategorien Fahrzeuge und Gäste mit einem Festival-Pokal prämierte, das Scheinwerferlicht auf die Bulli Community.

Bulli Fans aus über 48 Ländern konnten auf dem Camping-Gelände sowie als Teil des Bühnenprogramms eine Vielzahl an Top-Modellen der unterschiedlichen VW Bus Generationen bewundern oder sich auf dem Teilemarkt zu Originalbauteilen für ihren Camping-Bus beraten lassen. Die Club-Area mit diversen internationalen Bereichen bot zudem einen Raum für Begegnung und Austausch mit Gleichgesinnten über das Leben im Van. Auch für Gäste außerhalb der Bulli Szene – für Familien, Kinder und sonstige Besucher*innen –  bot das VW Bus Festival einige Highlights. So gaben am Samstag Zoey Wees, Rea Garvey und Die Fantastischen Vier auf der großen Festivalbühne ihr Konzert, gleich drei namhafte Künstlerinnen und Künstler der europäischen Musik-Szene. Als nachhaltigere Alternative zum Feuerwerk folgte eine beeindruckende sowie emotionale Drohnenshow mit mehr als 300 Drohnen über den Messehallen Hannovers. Verschiedene Workshops, der Kids Club sowie das Programm mit bekannten Kinderstars und Animateuren lockten am Sonntag vor allem Familien auf das Festivalgelände. Welcome Packages für die Camper*innen und eine umfangreiche Merchandise-Kollektion, beides durch event it mitentwickelt, boten außerdem die Möglichkeit, ganz unterschiedliche Erinnerungsstücke an das Event zu erwerben.

Die vielen unterschiedlichen Bestandteile des Festivals machten die Veranstaltung zu einer anspruchsvollen Mischung aus verschiedenen Eventformaten, die es allesamt aufeinander abzustimmen und zu koordinieren galt. Damit neben Messe, Konzerten und Familienveranstaltung auch das Camping auf dem ca. 1.000.000 m² großen Gelände stattfinden konnte, musste ein komplexes Sicherheitskonzept entwickelt werden, die sanitären Einrichtungen geplant sowie die Stellplatzaufteilung und Wegeführung bis ins Detail im Vorfeld festgelegt werden. Die Parkplätze des Messegeländes wurden für die Zeit der Veranstaltung in Camping-Plätze umgewandelt.

Das Personal für die Akkreditierung von rund 6.000 Fahrzeugen, 80.000 Besucher*innen, über 280 VIP- und Presse-Gästen sowie rund 2.370 Crew-Mitgliedern wurde ebenfalls durch event it gestellt. Insgesamt waren über 200 Hosts und Hostessen aus der eigenen Personal Unit für das Festival im Einsatz.

Eine der großen Besonderheiten des VW Bus Festivals 2023 war die Integration nachhaltiger Lösungsansätze im Eventmanagement, denen sowohl kunden- als auch agenturseitig eine sehr hohe Bedeutung zugesprochen wurde. Eine unabhängige Arbeitsgruppe entwickelte geeignete Instrumente zur Kompensation der Festival-Emissionen. Rund 50 Maßnahmen, darunter ein vollkommen vegetarisches Crew-Catering, die Verwertung aller Speisereste, Mehrweggeschirr beim Public Catering, die Nachnutzung von über 1.000 m² Bannern sowie die im Veranstaltungsticket beinhaltete Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs, stellten sicher, dass in den unterschiedlichen Bereichen des Festivals ressourcenschonend agiert werden konnte und ein ganzheitlicher Ansatz für das Thema Nachhaltigkeit umgesetzt wurde. Es war zudem ein Awareness-Team der Johanniter-Unfall-Hilfe vor Ort, das die Festivalgäste als Ansprechpartner unterstützte und ihnen bei Bedarf einen gesonderten Rückzugsort bot. Durch die Nachhaltigkeitsmaßnahmen konnten über den gesamten Veranstaltungszeitraum am Ende rund 58 Tonnen CO2-Äquivalente eingespart werden.

Über 320 Arbeitstage, an denen das Agentur-Team das Projekt von Oktober 2021 bis Juni 2023 plante, mündeten letztendlich in einem einzigartigen Erlebnis: Drei Tage lang feierten Menschen aus allen Ecken der Welt ihre gemeinsame Leidenschaft: den VW Bus aller Generationen. Was bleibt, ist die positive Resonanz sowie das beeindruckende (Presse-) Echo. Für die event it AG ist es das größte und anspruchsvollste Projekt jeher. Im Vorfeld waren 25 Mitarbeiter*innen eingebunden, 80 Mitarbeiter*innen arbeiteten im Projektteam vor Ort und alle Units waren für Show-Programm, Camping, Ticketing, Personal und vieles mehr im Einsatz. Alle Beteiligten sind sich einig:  Das VW Bus Festival 2023 war ein voller Erfolg.