5 Tipps zur Kostenminimierung: So sparen Sie mit virtuellen Events, Meetings und Co. bares Geld

Immer mehr Unternehmen sind remote-friendly oder setzen sogar auf das Prinzip remote-first. Und auch vor Konferenzen, Seminaren und Tagungen macht die Veränderung in Richtung Ortsunabhängigkeit keinen Halt.

Ein effektiver Weg, Ihre Mitarbeiter und Teilnehmer zu vernetzen, interne Kommunikation zu stärken und Strategien zu teilen, sind virtuelle Events. Diese haben außerdem einen großen Vorteil gegenüber Präsenzmeetings: Sie sparen nicht nur Ausgaben für Ihr Unternehmen, sondern auch für Ihre Teilnehmer. 

Wie Sie durch digitale Veranstaltungen und Hybrid Events erfolgreich Kosten minimieren, erfahren Sie hier.

1. Minimieren Sie Kosten für Verpflegung und Catering

Egal ob Seminar, Konferenz oder Hauptversammlung: Online- und Hybrid Events sorgen für größere Teilnehmerzahlen, positive Außenwahrnehmung und nicht zuletzt einen leicht messbaren ROI. Was allerdings nicht vergessen werden sollte, ist die Chance auf große Kosteneinsparungen. 

Gerade, wenn Sie eine große Anzahl an Teilnehmern erwarten oder ein mehrtägiges Event veranstalten, fließt ein großer Teil Ihres Budgets wahrscheinlich in Verpflegung, Catering und die damit verbundenen Personalkosten. Denn welche Erfrischungen, Snacks und Mahlzeiten bei Ihrer Tagung, Ihrem Seminar oder Ihrer Hauptversammlung angeboten werden, hat Einfluss auf die Außenwirkung Ihres Unternehmens – bei der Qualität zu sparen, ist also eine schlechte Idee.

Doch was, wenn Sie diesen Kostenpunkt komplett streichen könnten? Online Events machen’s möglich, denn bei einer virtuellen Veranstaltung erwartet natürlich niemand Verpflegung.  

2. Streichen Sie Übernachtungs- und Reisekosten dank Online Events

Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen steht die Budgetfrage oft an erster Stelle. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie auf Veranstaltungen für Mitarbeiter, Kunden und Partner verzichten müssen. 

Was früher noch schwer zu Buche geschlagen hat, ist heute nicht mehr notwendig. Denn durch virtuelle Events können Sie einen großen Kostenpunkt getrost hinter sich lassen, nämlich die teuren Reise- und Übernachtungskosten für Ihre Mitarbeiter. Alle Mitglieder Ihres Teams können ganz einfach von dort teilnehmen, wo sie gerade sind – das spart nicht nur Geld, sondern auch die wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter.

Die Reduktion von Reisekosten ist auch dann relevant, wenn Sie zum Beispiel durch Ticketverkäufe für Ihr Event einen größtmöglichen Gewinn erzielen möchten. Denn selbst wenn Sie als Unternehmen nicht für die Reise- und Übernachtungskosten der Teilnehmer bezahlen, kommt Ihnen die Kosteneinsparung durch Online Events zugute. 

Weshalb ist das so? Ganz einfach: Wenn Ihre potentiellen Teilnehmer die Anfahrt und womöglich Übernachtungen selbst bezahlen müssen, überlegen sie zweimal, ob es sich wirklich lohnt, an einer Konferenz oder einem Seminar teilzunehmen. 

Entscheiden Sie sich für die Veranstaltung eines virtuellen Events, fallen die Reisekosten auch für potentielle Teilnehmer weg und verringern somit die Barriere für die Teilnahme. Kurz gesagt: Online Events locken mehr Besucher an.

3. Sparen Sie durch Hybrid Events bei der Miete für Locations und Seminarräume

Ein weiterer Punkt, der Präsenzveranstaltungen zu einem teuren Vergnügen machen kann, ist die Anmietung von Event Locations. Ganz klar, je größer Ihre Veranstaltung ist, desto geräumiger muss auch die Location für Ihr Event sein – und desto kostspieliger wird es auch. Die Miete für eine mehrtägige Konferenz, Tagung oder Messe kann so schnell im fünfstelligen Bereich liegen. Für viele Veranstalter und Unternehmen liegt das einfach nicht im Budget. 

Wenn Sie Ihre Veranstaltung digital abhalten, dürfen Sie sich über eine massive Kostenersparnis in Sachen Mietkosten freuen. Doch auch Hybrid Events – also die Verbindung eines Präsenzevents mit einer Online Veranstaltung – lohnen sich. So können Sie Teilnehmer vor Ort zusammenbringen und dennoch Menschen auf der ganzen Welt ermöglichen, an Ihrem Ereignis teilzunehmen – egal, wo sie sind.

Kleine Teilnehmerzahlen vor Ort und unbegrenzte virtuelle Teilnehmer – das ist der große Vorteil von Hybrid Veranstaltungen. Das bedeutet für Ihr Unternehmen natürlich geringere Kosten für die Anmietung einer Location, da Sie deutlich weniger Platzbedarf haben. So verbinden Sie das Beste aus beiden Welten!

4. Reduzieren Sie Organisations- und Marketingkosten

Was in Sachen Budgetplanung für Events oft vergessen wird, sind die Kosten für die Organisation und das Marketing. Zu unrecht, denn dieser Punkt sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Wenn Sie schon mal auf einer Konferenz oder einer Messe waren, erinnern Sie sich sicher, mit wie viel Werbegeschenken Sie nach Hause gekommen sind. Zweifelsohne erfüllen Werbemittel ihren Zweck – sie kosten allerdings auch viel Geld. Durch Online Events können Sie sich das sparen, denn die Marketingkosten sind hierfür schwindend gering.

Dasselbe gilt für die Organisation: Selbst wenn die Planung einer Präsenzveranstaltung durch firmeninterne Mitarbeiter übernommen wird, nimmt sie temporär einen großen Teil ihrer Kapazität ein – Kapazitäten, die Ihrem Kerngeschäft aufgrund dessen fehlen. Die Planung von Tagungen, Konferenzen und Seminaren kostet Sie indirekt mehr Geld, als Sie vielleicht denken.

Doch keine Sorge, denn in unserem nächsten Tipp erfahren Sie, wie Sie durch Digitalisierung Ihre Events kostengünstig organisieren können.

5. Gestalten Sie Ihre Veranstaltungen noch kosteneffizienter dank virtueller Event Plattformen

Ein effizienter Weg, um bei der Organisation Ihres Events Aufwand, Zeit und nicht zuletzt Geld zu sparen, sind virtuelle Event Plattformen. Denn mit virtuellen Event Plattformen – wie zum Beispiel von InterMedia Solutions – können Planung, Vermarktung und Durchführung von Online Events in einer einzigen Softwarelösung abgewickelt werden. 

Doch virtuelle Plattformen wie die von InterMedia Solutions können mehr als nur Live Streaming. Ob Live Abstimmungen, Recordings, Downloads oder Bewertungen: Verbinden Sie mehrere Event Module, um Ihre Veranstaltung zu personalisieren – alles auf einer multifunktionalen Plattform. 

Zusätzlicher Spartipp: Mit einer neuen Förderung des Bundesministeriums für kleine und mittlere Unternehmen ist der Zugang zu Ihrer virtuellen Event Plattform noch günstiger.

​​Und noch ein Zusatztipp: Bei kleineren Produktionen empfehlen wir, auf Studios auszuweichen, die eine Komplettlösung anbieten. Dazu werden vor Ort in einem kleinen Studio nur die Moderatoren und Referenten aufgezeichnet und live in eine Plattform gestreamt. Hier können nun beliebig viele Zuschauer am Event teilnehmen.

Ein gutes Beispiel einer kostengünstigen und ganzheitlichen Lösung bieten hier z. B. die Studios von Rock´n Web und AVMS.

Bei besonders knappem Budget oder einer Lösung ohne professionelle Aufnahme-Dienstleistungen bietet sich das Videokonferenz-Tool IMS RealTime an, mit welchem sogar nur mit einer Webcam ein Event erstellt werden kann.

Fazit: Veranstalten Sie größere Events zu deutlich geringeren Kosten – dank Online- und Hybrid Lösungen

Ob Kosten für Übernachtungen, Transport, Verpflegung, Organisation oder Marketing: Online- und Hybrid Events sparen Geld, ohne dabei Mitarbeiter- oder Kundenbindung zu vernachlässigen. 

Mit virtuellen Veranstaltungen sparen Sie jedoch nicht nur Kosten, sondern steigern auch Ihre Reichweite und fördern somit Ihre Außenwirkung. Wenn Sie von Präsenzevents auf Online- oder Hybrid Events umsteigen, profitiert also nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Mitarbeiter und Teilnehmer. 

Plattformen wie die IMS Event- und Video-Plattform helfen Ihnen dabei, den Organisationsaufwand zu minimieren, während Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung maximieren.