KI & Projektmanagement: Can Do im Podcast #ITundTECH

Can Do und seine Benefits – verständlich und unterhaltsam erklärt

Die IT-Szene bzw. Tech-Szene in Deutschland ist erfolgreich, vielseitig – und manchmal auch ein wenig kompliziert. Denn nicht jede Innovation und jedes Businessmodell sind selbsterklärend. Interessierten Hörer:innen die Leistungen von IT und Tech in Deutschland verständlich und informativ näherbringen: Das ist die Intention des IT und TECH für DEUTSCHLAND Podcast, bei dem der Tech-Insider Holger Winkler Gastgeber ist. In der aktuellen Folge, die es im Podcast-Format und als Video gibt, interviewt Holger den Can Do-CEO Thomas Schlereth.

Weil Thomas zum einen Leiter der Entwicklung von Can Do ist, kann er als Gesprächspartner die technischen Grundlagen von Can Do und dessen Künstlicher Intelligenz profund erklären. Zum anderen ist er bei Can Do auch in Vertriebsprozesse integriert und begleitet Anwender:innen beim Launch der Software. Er ist also auch geübt darin, die technischen Zusammenhänge leicht verständlich und praxisnah darzulegen. So entwickelte sich ein Gespräch, beim dem sich alles um Innovationen für das Projektmanagement dreht und das dennoch stets die Interessen der Anwender:innen im Fokus behält. Wer sich für Projektmanagement Software oder KI im Allgemeinen und Can Do im Besonderen interessiert, ist hier richtig!

Wir haben an dieser Stelle die wichtigsten Passagen des Interviews gestrafft zusammengefasst; das komplette Interview als Video finden Sie hier.

Herr Schlereth, wie groß sollte ein Unternehmen sein, damit der Einsatz von Can Do sinnvoll ist?

Unternehmen, die vielleicht zwei oder drei Projekte verwalten und Projektteams mit fünf oder sechs Mitarbeitenden haben, kommen sicher auch mit Excel® und ein wenig Kopfarbeit zurecht. Ab etwa 15 Mitarbeitern in diversen Projekten ist der Einsatz von Can Do auf jeden Fall angezeigt. Der Skalierbarkeit nach oben sind dabei praktisch keine Grenzen gesetzt: Einer unserer Kunden, MITNETZ, verwaltet etwa 54.000 Infrastrukturprojekte pro Jahr mit Can Do.

Gibt es Branchen, in denen Ihre Software schwerpunktmäßig eingesetzt wird?

Eindeutig ja: Etwa die Hälfte unserer Kunden kommt aus dem IT-Bereich. Die andere Hälfte setzt sich zusammen aus dem Energiesektor – also zum Beispiel Stadtwerke, Netzbetreiber  – und dem Engineering-Bereich.

Diese Branchen kann Can Do besonders effektiv unterstützen, weil sie sehr projektbezogen sind und über knappe, teure Ressourcen verfügen. Außerdem entwickeln wir hier teilweise branchenspezifische Lösungen. Etwa für den Energiesektor, auf den die nächste Zeit eine enorme Projektlast zukommt.

Lösen Sie mit Can Do bestehende Software ab?

Grundsätzlich ja – aber nicht immer handelt es sich dabei um dedizierte PM-Software. Vielmehr ist es erstaunlich, wie oft wir bei der Can Do-Installation feststellen: "Hier wurde ja bislang alles mit Excel® gemacht!" – und das ganz unabhängig von der Unternehmensgröße.

Was ich aber als den wichtigeren Aspekt für Kundenunternehmen empfinde: Can Do kann bestens in eine bestehende IT-Landschaft aus gelernter und beliebter Software integriert und mit den Datenbeständen von etwa SAP®, Jira® oder Confluence® verknüpft werden.

Wofür ist die KI in Can Do zuständig?

Kurz zu den Grundlagen: Die KI, also Künstliche Intelligenz, von Can Do, setzt sich zusammen aus statischen Algorithmen, dynamischen Algorithmen und lernenden Systemen. Wie diese miteinander agieren, zeigt dieses Beispiel: Herkömmliche PM-Software ohne KI benötigt eine konkrete Zeitangabe zur Erreichung des Projektziels. Die KI von Can Do kann dagegen auch mit unspezifischen Angaben, wie "vier bis sechs Wochen", arbeiten. Weil zunächst die Algorithmen alle möglichen Projektverläufe für diese gesamte Zeitspanne berechnen – und dann das lernende System aus seiner Erfahrung heraus diejenigen mit der größten Wahrscheinlichkeit ermittelt. Aus Milliarden möglicher Konstellation von Zeit, Budget und Ressourcen holt die KI diejenigen Informationen heraus, um die sich Projektmanager:innen tatsächlich kümmern müssen. Das spart beeindruckend viel Zeit, weil die KI eine Risikobewertung abgibt und aufzeigt, bei welchen Problemen tatsächlich Handlungsbedarf ist.

Was sind typische Alarmhinweise der Software? 

Am häufigsten weist die KI auf Ressourcenüberlastungen hin. Aber auch Termin- und Budgetüberschreitungen oder gefährdete Meilensteine sind typische Indikatoren. Unter allen Risiken, die von Can Do detektiert werden, beschränkt sie sich bei den Warnhinweisen auf insgesamt 64 fürs Projektgeschäft wichtige.

Welche Mindesteingabe benötigt Can Do an Daten, um seine KI entsprechend einsetzen zu können?

Projektname, Projektanfang, Projektende und Angaben darüber, wer wieviel am Projekt arbeitet – das ist die unverzichtbare Basis. Darauf aufbauend, darf man bei Portfolios mit ca. 1.000 Mitarbeitenden und 2.000 Projekten mit einer 70%igen Genauigkeit der Vorhersage von Überlastungen ausgehen.

Beim Erfassen, Planen und Managen kommt natürlich auch der Datenschutz ins Spiel. Was sagen Sie dem Datenschutzbeauftragten eines Unternehmens, wenn es um Can Do geht?

Ganz einfach: Schon in der Cloud-Version erfüllt Can Do höchste Sicherheitsstandards – die  DSGVO sowieso, und dann sogar TISAX® als Datenschutz-Zertifikat, das seinen Ursprung im hochsensiblen Automotive-Bereich hat. Und falls das noch nicht ausreicht, lässt sich Can Do "On premise" installieren – also sprichwörtlich auf eigenen Servern im eigenen Keller. Die meisten unserer Kunden beginnen übrigens mit der Cloud-Variante, und ab gewissen Dimensionen wandert Can Do auf die eigenen Server.

Nun kann Can Do eine ganze Menge – da kann man als Interessent schon mal den Überblick verlieren. Ich darf Sie also bitten, die Vorteile von Can Do auf drei prägnante Punkte herunterzubrechen …

Gerne! Die drei wichtigsten Punkte, die Can Do charakterisieren, sind:

1. Vermeiden von Risiken, bevor sie eintreten
2. Aus Daten Infos machen – und damit Risiken die richtige Priorität zuordnen
3. Transparenz für alle Stakeholder schaffen: Jederzeit wissen, wer was wann macht und wann man damit voraussichtlich fertig wird.

… und was den Überblick betrifft, möchte ich noch anmerken: Interessent:innen wird von uns zunächst anhand ihres Use Case gezeigt, was Can Do ihrem Unternehmen an konkreten Benefits bringt. Der Software-Launch selbst findet dann in einem Ramp-up statt; das heißt: Zunächst machen sich einige User mit den grundlegenden Funktionen vertraut und managen eine Auswahl an Projekten mit Can Do. Dann werden schrittweise Anwenderzahl, Software-Einsatz, Datenbestände und Projektzahl erhöht.

Sie sprechen davon, dass Interessenten für Can Do oftmals mit ganz konkreten "Schmerzen" zu Ihnen kommen. Was meinen Sie damit?

Wenn ein Projektmanagement grundsätzlich läuft – auch, wenn die Leute über die Planung mit Excel®-Sheets rebellieren –, benötigt man oft einen gewissen Leidensdruck, um aus gewohnten Anwendungsmustern auszubrechen. Zu diesen "Leiden" gehört:

• Die Verwaltung ist am Ende ihrer Kapazitäten, und man hat bereits den Projektüberblick verloren.
• Die Mitarbeitenden sind überlastet;  es kommt zu verschobenen und verzögerten Projekten.
• Es werden Tausende Daten, etwa aus häufigen Reportings, erzeugt, denen nur wenige Mitarbeitende Glauben schenken: Es sind eben "nur" Daten, keine hilfreichen und aufbereiteten Informationen.
• Es kommt zu Beschwerden der Revisionsabteilung, zum Beispiel über eine nicht revisionssichere Projektdokumentation.

Aber zum Glück kommen nicht nur Interessenten zu uns, die von ihrer derzeitigen Situation dazu gezwungen werden – sondern, weil sich immer mehr herumspricht, dass die KI-gestützte Projektmanagement-Software Can Do die perfekte Lösung für heutige Probleme und zukünftige Herausforderungen darstellt …

Vielen Dank, Herr Schlereth, für das sehr aufschlussreiche Interview!

Gerne.

Hier geht’s zur ausführlicheren Video-Version dieses Interviews

Über den Host Holger Winkler

Dipl. Ing. FH Holger Winkler, MBA, ist Initiator und Gastgeber des Podcasts #ITundTECH. Neben seiner Funktion als Vorstand der CONBREY MANAGEMENT AG ist Holger Winkler seit 2013 Sachverständiger für digitale Leadgewinnung (DESAG). Er hat sich vor allem auf den Vertrieb in der IT- und TECH-Branche spezialisiert. Seit 2009 konnte Holger Winkler bereits mehr als 350 Unternehmen zu deutlich mehr Kunden und steigenden Umsätzen verhelfen.

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