Hauptversammlung digitalisieren: So nutzen Sie die vielen Vorteile der virtuellen Hauptversammlung

Da kam die virtuelle Hauptversammlung wie gerufen. So konnten Aktiengesellschaften weiterhin Abstimmungen durchführen – und zwar im digitalen Raum statt vor Ort. Dieses Modell fand unter Unternehmern und Aktionären so großen Anklang, dass es sogar zu einem neuen Gesetzesentwurf führte. Wie auch Sie die Vorteile der virtuellen Hauptversammlung für Ihr Unternehmen nutzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind die Vorteile einer digitalen bzw. hybriden Hauptversammlung?

Dass es viele Vorteile hat, eine Hauptversammlung virtuell oder als Hybridevent abzuhalten, ist unbestritten. Das beweist nicht zuletzt das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen, das es Aktiengesellschaften auch nach der Pandemie ermöglicht, jährliche Abstimmungen digital durchzuführen.

Die positiven Erfahrungen mit digitalen Events waren einer der vielen Gründe, warum Unternehmer es mittlerweile bevorzugen, nicht nur ihre Meetings virtuell abzuhalten, sondern auch Hauptversammlungen. Dank des Beschlusses des Bundes ist dies nun auch absolut rechtskonform möglich. Gerade unter dem Gesichtspunkt der voranschreitenden Digitalisierung, die auch vor dem Aktienrecht keinen Halt macht, ist das Gesetz ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung.

Doch wieso sind virtuelle Hauptversammlungen so beliebt? Das liegt an den vielen Vorteilen, die nicht nur die Aktiengesellschaft selbst betreffen, sondern auch ihre Teilnehmer:

– Kürzere Dauer und daher effizienterer Ablauf
– Deutliche Kosteneinsparung im Vergleich zum Präsenzevent
– Mehr Teilnehmer durch ortsunabhängige Teilnahme
– Effektivere Abstimmungen
– Zeitersparnis durch automatisierte Auswertung
– Abdeckung aller Aspekte einer Präsenzversammlung

Wie läuft eine virtuelle Hauptversammlung ab?

Wenn Sie noch nie an einer Hauptversammlung im virtuellen Raum teilgenommen haben, fragen Sie sich nun sicher, wie so eine Veranstaltung abläuft. Der Ablauf orientiert sich am Präsenzmodell und ist Ihnen daher bekannter, als Sie vielleicht denken.

Die Teilnehmer bekommen eine Einladung per E-Mail, in der sie neben dem Datum und dem Veranstaltungslink auch Informationen zur virtuellen Hauptversammlung finden. Wenn Sie zum ersten Mal eine Online Hauptversammlung planen, haben die Teilnehmer viele Fragen: Welche Themen werden besprochen? Wie stimme ich ab? Wie kann ich Fragen stellen oder Input geben? In der Einladung sollen all diese Fragen aus dem Weg geräumt werden.

Die Hauptversammlung wird anschließend per Livestream an die Teilnehmer übertragen – ganz egal, wo sich diese gerade befinden. So können die Aktionäre online in Echtzeit über die angesetzten Themen abstimmen.
Damit die Organisation und Durchführung reibungslos funktioniert und auch rechtskonform ist, empfiehlt sich die Nutzung von praktischen Tools, die für Online Hauptversammlungen ausgelegt sind – wie zum Beispiel die digitale Event- und Video Plattform von IMS.

Teilnehmerin stellt Frage zur Hauptversammlung per Videochat.
So profitieren Sie von Event Plattformen zur Organisation Ihrer Hauptversammlung

Die erfolgreiche Planung und Organisation ist das A und O jeder Hauptversammlung. Viele Veranstalter befürchten allerdings, dass eine virtuelle Veranstaltung viel komplizierter als eine Präsenzveranstaltung ist. Die meisten Sorgen drehen sich dabei um die vielen Eigenheiten und rechtlichen Bestimmungen rund um die Abstimmungen während einer Hauptversammlung.

Sie können beruhigt sein, denn das Gegenteil ist der Fall. Digitale Event Plattformen wie die von InterMedia Solutions bieten eine holistische Lösung, alle Aspekte Ihrer Hauptversammlung einfach und unkompliziert zu digitalisieren:

1. Einladung und Anmeldung
2. Organisation und Durchführung
3. Interaktive Gestaltung
4. Einbringung von Beschlussvorschlägen und Verfahrensanträgen in Echtzeit
5. Sichere und datenschutzkonforme Abstimmung
6. Automatisierte und schnelle Auswertung

Auf Ihrer persönlichen Event- und Video Plattform finden Sie diverse Module, die Sie beliebig miteinander kombinieren können. Ob Livestream Player, Abstimmungen, Aufzeichnungen oder Video Chat zur Zuschaltung von Teilnehmern für Fragen und Anregungen – all diese Funktionen können Sie und Ihre Teilnehmer ganz einfach ohne App nutzen.

Für welche Plattform Sie sich zur Umsetzung Ihrer virtuellen Hauptversammlung entscheiden, sollten Sie mit Bedacht wählen. Die IMS Event- und Video Plattform ist nicht nur intuitiv, sondern erfüllt dank ihrer DSGVO Konformität auch alle Sicherheitsrichtlinien. Zudem profitieren Sie mit InterMedia Solutions von 20-jähriger Erfahrung, weltweitem Zugriff und erstklassigem Support.

Kurz gesagt: Eine Eventplattform macht die Organisation und Durchführung Ihrer Hauptversammlung zum Kinderspiel.

Fazit: Mehr Teilnehmer, geringere Kosten und optimale Sicherheit für Ihre Hauptversammlung

Ihre Hauptversammlung digital abzuhalten hat viele Vorteile – sowohl für die Aktiengesellschaft, als auch für die Teilnehmer. Im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung sparen Sie bei der virtuellen Hauptversammlung die hohen Kosten für Catering, Raummiete, Reisekosten etc. Die positiven finanziellen Auswirkungen sind einer der wichtigsten Gründe, weshalb sich Unternehmen für die Digitalisierung entscheiden.

Ein weiterer Vorteil ist die Ortsunabhängigkeit. Dass Ihre Teilnehmer von überall auf der Welt an der Hauptversammlung teilnehmen können, führt zu höheren Teilnehmerzahlen – gerade bei großen Unternehmen ein wichtiger Faktor für die effektive Auswertung der Abstimmungen.

Digitale Event Plattformen erleichtern nicht nur die Organisation, sondern auch die Durchführung Ihrer Hauptversammlung. Um Datenschutz, Sicherheit und Rechtskonformität müssen Sie sich dabei keine Gedanken machen: wenn Sie Ihre Hauptversammlung mit der digitalen Event- und Video Plattform von IMS organisieren, sind alle Aspekte einer rechtskonformen Hauptversammlung abgedeckt.

So steht der Digitalisierung Ihrer Hauptversammlung nichts mehr im Weg!