Entwickelt und erfolgreich erprobt wurde das Tool aus der langjährigen Beratungspraxis von SIRIUS Consulting heraus, u.a. in einem Carve-out-Projekt eines DAX-Konzerns. „Solche Vorhaben erfordern regelmäßige Fortschrittsberichte bzw. ein klassisches Reporting, um alle Projektmitglieder und Stakeholder über den Verlauf zu informieren“ erklärt Otto Flake, Innovationsmanager bei der SIRIUS Consulting & Training AG. „Eigene Projektmanagement-Teams werden gebildet, die ausschließlich damit beschäftigt sind, Präsentationsfolien für Meetings zu erstellen.“ Dazu müssen sie verschiedenste Quellen heranziehen, aus ihnen Daten aufwändig manuell nach Excel ziehen, Schaubilder erstellen und nach PowerPoint kopieren – ein administrativer Koordinations- und Abstimmungsaufwand, der je nach Projektumfang nicht selten mehrere Personentage pro Monat kostet.
Diesen manuellen Aufwand erspart der Reporting Wizard. Von anderen Enterprise-ready-Plugins, die in Office installiert werden und Vorlagen erzeugen, unterscheidet er sich dadurch, dass er Slides automatisch erstellt. Der Wizard verknüpft verschiedenste Datenquellen (Access DB, Sharepoint etc.) und Projektmanagementtools in einem Excel-Sheet und baut darin über Pivot-Tabellen das Reporting auf. Über ein PowerPoint-Plugin lässt sich anschließend steuern, welche Grafik auf welchem Excel-Tabellenblatt in die Präsentation übertragen werden soll. Vorteile: Der Export funktioniert automatisiert, Grafiken können im Nachhinein nicht manipuliert werden und eine vollständige Kompatibilität zu jedem Folienlayout ist gegeben.
Kästchen schubsen in Powerpoints adé
Per Mausklick lassen sich gut und gerne 150 Folien generieren und jederzeit bereitstellen, bei nachträglichen Änderungen können auch einzelne Folien nachträglich punktuell aktualisiert werden. Einmal richtig initial aufgesetzt, erledigt das Add-In die Arbeit automatisch, aktualisiert auf Knopfdruck alle Datenquellen und erstellt individuelle Grafiken und komplette PowerPoint-Decks für komplexes Reporting innerhalb von Minuten, wofür ein Mensch manuell mehrere Stunden bräuchte. Im Carve-Out-Projekt hat SIRIUS damit über drei Jahre lang Woche für Woche 500 Folien produziert. Drei Personentage pro Woche konnte der Konzern dadurch sparen.
Die Einsatzbereiche des Wizards sich vielfältig, vom Infrastruktur- bis zum Testmanagement-Reporting. Geeignet ist er für alle Unternehmensgrößen und Branchen und spielt seine Vorteile überall dort aus, wo wiederkehrende Reports zur Statusabfrage benötigt werden. SIRIUS verkauft das Add-In zum Festpreis, führt auch Bedienungsschulungen durch und baut gemeinsam mit dem Kunden das Reporting auf. Produkt-Demos in einer Online-Session können unter https://meetings.hubspot.com/oflake angefragt werden.
Die SIRIUS Consulting & Training AG, gegründet 1996, ist ein kontinuierlich wachsendes Beratungsunternehmen für IT-Projektmanagement, IT-Service-Management, Asset Strategy und Performance Management und Master Data Management und beschäftigt heute über 40 Consultants. Unternehmenssitze sind Frankfurt/Main (Zentrale) und Friedrichshafen.
Kompetent. Menschlich. Besser. – Das ist unser Motto und wir schreiben es nicht nur, wir bei SIRIUS leben unser Motto. Seit 25 Jahren agiert SIRIUS nun schon auf dem Markt. Heute können wir zahlreiche erfolgreiche Projekte in den Bereichen IT-Projektmanagement, (IT-)Service- Management und Instandhaltung aufweisen. Dabei greifen unsere Berater auf einen enormen Erfahrungsschatz zurück, denn wir arbeiten nicht nur nach Schema F. Unsere Kunden haben früh erkannt, dass deren Bedürfnisse eine individuelle und spezifische strategische Vorgehensweise, wie unsere erfordern. Wir legen Wert sowohl auf fachliche als auch auf zwischenmenschliche Kompetenz.
Ein IT-Projekt nur mit einer transparenten und fairen Teamarbeit umsetzbar. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre und unsere Kollegen reibungslos zusammenarbeiten, jeder weiß, was er zu tun hat, und in stressigeren Phasen alles weiterhin respektvoll und partnerschaftlich abläuft. Wir hören zu, ermuntern zu ehrlichem Feedback und geben auch unsere eigene Meinung unverfälscht wieder. Dieses Vorgehen ermöglicht es uns, nicht nur kurzfristige Erfolge bei unseren Kunden zu generieren, sondern die neuen Prozesse und Software langfristig zu verankern.
Wir können nicht alles. Doch was wir tun, ist von strengen Qualitätsstandards geprägt. Unser Anspruch ist, dass Sie Ihr selbst gestecktes Ziel erreichen – und noch ein wenig mehr. Wir möchten Sie bei der Etablierung nachhaltiger Lösungen unterstützen, die begeistern. Dafür setzen wir auf ein Recruiting, das überdurchschnittliche Berater identifiziert und engagiert. Unsere Berater werden passgenau für Ihr Projekt eingesetzt. Wir inspirieren Ihr Team und ermutigen Sie, immer wieder neue Wege zu gehen. Durchdacht, ohne blinden Aktionismus.
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