Wie Sie Portfolios mit Can Do Projektmanagement Software erfolgreich steuern

Die Ansprüche der Kundinnen und Kunden verändern sich, vor allem in Bezug auf Schnelligkeit und Qualität bei der Bearbeitung ihrer Bedürfnisse. Diese Entwicklung überträgt sich auch auf die Unternehmen selbst. Die Portfolio Management Software ist deshalb ein wichtiges Werkzeug zur Auswahl und Steuerung der strategisch relevanten Projekte.

Was ist Portfolio Management? 

Die Portfolio Management Definition sagt aus, dass zunächst mehrere Projekte ins Leben gerufen werden, die gleichzeitig bearbeitet werden.

Dieses Projektportfolio muss verwaltet, also in Bezug auf zeitliche und finanzielle Vorgaben, Ressourcen und natürlich in puncto Qualität, mit einer Projektmanagement Software überwacht und gesteuert werden. Denn zwischen den einzelnen Projekten gibt es wechselseitige Abhängigkeiten hinsichtlich der für die Erledigung von Aufgaben zur Verfügung stehenden Ressourcen und Budgets.

Aufgrund der zunehmenden Komplexität in der Projektlandschaft sind Unternehmen dazu übergegangen, ihr Projektportfoliomanagement mit Softwaretools zu unterstützen, um Risiken wie Budgetknappheit und Kapazitäts-Engpässe frühzeitig zu erkennen, Projekte danach zu priorisieren und erfolgreich „in time, budget und quality“ umzusetzen.

Wie hoch ist der Bedarf an Portfolio Management Software innerhalb und außerhalb der IT?

IT-Abteilungen sehen sich häufig einer steigenden Nachfrage nach Serviceanforderungen der Fachabteilungen gegenüber und müssen diese mit den laufenden Tätigkeiten in Einklang bringen.

Um aus der Vielzahl der Anfragen die strategisch relevanten Projekte auszuwählen, wird ein Scoring durchgeführt, welches die wirtschaftliche Bedeutung der angefragten Projekte für das Unternehmen errechnet und abbildet. Anschließend zeigt eine realistische Ressourcenplanung, ob bzw. wann eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitenden verfügbar ist, um die priorisierten Projekte umzusetzen.

Aber nicht nur im IT-Bereich, sondern generell sind Projekte in vielen Organisationen Mittel der Wahl, wenn es darum geht, Arbeit zu organisieren.

Wie wählen Sie die richtigen Projekte mit der Projektportfoliomanagement Software aus?

Wichtig ist es für Sie, aus einer Vielzahl von Vorhaben und Ideen die Projekte auszuwählen, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen und sowohl finanziell als auch kapazitiv realisierbar sind.

Hierfür stehen Ihnen als Projekt- bzw. Portfoliomanager:in die Portfolio Management Lösungen von Can Do zur Verfügung.

Portfolio Management Vorteile: Was sind die Vorzüge der Portfolio Management Software von Can Do? 

Mit der Portfolio Management Software von Can Do profitieren Sie vor allem von den folgenden Portfoliomanagement-Software-Funktionen:

• Durch die grafische Benutzeroberfläche können Sie Portfolios schnell und einfach per Mausklick erstellen.
• Das Portfolio Management Tool von Can Do unterstützt herkömmliche Bewertungssysteme (z.B. balanced scorecards) und erlaubt es Ihnen, Werte in frei definierbaren Feldern in beliebiger Anzahl zu hinterlegen, um so einen eigenen Bewertungsmaßstab zu erstellen.
• Die Portfolios können Sie übersichtlich mit Hilfe von Bubble Charts überwachen und steuern.
• Alle Informationen werden in Echtzeit – über Live-Management – verarbeitet und bei der Darstellung berücksichtigt. Ändert sich beispielsweise das Risiko in einem Projekt, so verändert sich sofort die Position des Bubbles, der dieses Projekt repräsentiert.
• Der komplette Prozess von der Sammlung von Projektideen über die Priorisierung und Umsetzung von Projekten bis zur Auswertung derselben wird abgebildet.
• Sie sehen die Erfolgswahrscheinlichkeiten Ihrer Projekte.
• Die Can Do Portfolio Management Software berücksichtigt bei ihrer Berechnung Ressourcen- und Budgetkontrolle für alle laufenden und geplanten Projekte.
• Die Software verfügt über Risikomanagement auf Portfolioebene.

Wie können Sie Projekte in Ihrem Portfolio mit Portfolio Management Software von Can Do simulieren und im Detail planen?

Mit seiner Portfolio Management Software bietet Can Do Ihnen auf Portfolioebene die Möglichkeit der Feinplanung von Projekten, deren Realisierung noch gar nicht beschlossen ist.

Laufen die Projekte bereits, können Sie mit der Portfolio Management Software den Einsatz und die Auslastung Ihrer Projektmitarbeitenden simulieren und so in der Planung berücksichtigen.

Dies ermöglicht es Ihnen, Belastungskurven und dynamische Entwicklungen von Projekten bereits im Portfolio abzubilden.

Wie hilft Ihnen Portfolio Management Software dabei, Ressourcenengpässe frühzeitig zu erkennen?

Unkoordinierter Aktionismus führt beim Management paralleler Projekte im Multiprojektmanagement  nicht weiter. Der beidseitige Unmut beispielsweise durch überlastete IT-Mitarbeiter und unzufriedene Fachabteilungen, die sich über fortwährende Terminverschiebungen beklagen, ist keine Seltenheit.

Lösen lässt sich dieser Konflikt mit der Can Do Portfolio Management Software und ihren auf Wahrscheinlichkeitsrechnung basierenden Konfliktmeldungen, die im Rahmen der Machbarkeitsanalyse Ressourcenengpässe aufzeigen. Denn wenn viele Projekte parallel umgesetzt werden, ist es für Sie von hohem Nutzen zu wissen, wo es voraussichtlich zu Einschränkungen kommen kann, sobald ein neues Projekt hinzu kommt.

Der vollständige Überblick über verfügbare Kapazitäten auf Knopfdruck in der Portfolio Management Software von Can Do hat Erwartungshaltungen verändert und wirkt sich positiv auf das gegenseitige Verständnis für die zeitliche Machbarkeit von Projekten aus.

Zitat des CIO der HERMA GmbH: “In Can Do sehen wir sofort, wann wir die benötigten Ressourcen für die Umsetzung zur Verfügung stellen können und geben die Projekte dementsprechend kontrolliert frei.”

Wie profitieren Sie von dem KI-gestützten Risikomanagement in der Can Do Portfolio Management Software? 

Das KI-gestützte Risikomanagement von Can Do gibt Ihnen Handlungsempfehlungen wie beispielsweise „Sofort eingreifen“ oder „Ignorieren“ aus. Damit können Sie die Fülle wiederkehrender Aufgaben schneller erledigen und Risiken innerhalb des Portfolios besser einschätzen und handhaben. Die gewonnenen Freiräume ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und eröffnen aktiven Gestaltungsspielraum in Ihrem Projekt. 

Wie können Sie Portfolio Management Software im agilen Projektmanagement nutzen?

Während vor allem Entwicklungsabteilungen auf agile Methoden wie Scrum schwören, stellen diese Vorgehensweisen für Projektmanager:innen und insbesondere für Portfoliomanager:innen eine große Unbekannte in der Planung dar.

Der Projektleiter / die Projektleiterin weiß oftmals nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten (Arbeitspakete bzw. Storys in der Scrum-Welt) für ein Projekt realisieren. Darüber hinaus kommt eine Kapazitätsplanung in agilen Methoden eigentlich nicht vor, was für Portfoliomanager:innen im unternehmensweiten Ressourcenmanagement ein Problem darstellt.

Mit seiner Schnittstelle zu JIRA^®, dem am häufigsten eingesetzten Scrum-Tool, schließt Can Do diese Lücke für agiles Projektmanagement und Hybrides Projektmanagement. Epics mit deren Storys in JIRA^® werden in Can Do abgebildet samt Ressourcenzuweisung (Team und Mitarbeitende) und Status der Story sowie des Arbeitspakets.

Hier können Sie unser Datenblatt für Hybrides Projektmanagement mit JIRA^® und Can Do herunterladen!