Excel ohne Grenzen?

Ein Wunder ist es nicht, dass sich Excel allseits großer Beliebtheit erfreut. Seitdem es 1985 von Microsoft auf den Markt gebracht wurde, hat sich das vielgenutzte Werkzeug zu einem Multitalent entwickelt. Mit Balken-, Torten-, Wasserfall- oder Linien-Diagramm ist Excel Meister in der direkten Visualisierung der Daten. Jedermann kann selbstständig damit arbeiten, Programmierkenntnisse  werden nicht gebraucht. Excel liefert fix sichtbare Ergebnisse. Die Software ist leicht bedienbar, grundlegende Funktionen sind bekannt und schnell ausbaubar. Wer Hilfe braucht, konsultiert ganz einfach den Kollegen oder das Internet.

Wer seit Jahr und Tag mit Excel arbeitet, weiß aber auch: Das Werkzeug hat seine Grenzen. Die Daten liegen nicht auf einem zentralen Datenbankserver, so dass da meist nur der einzelne Anwender selbst herankommt. Excel ist von begrenzter Komplexität. Bei umfangreichen Lösungen kann es lange dauern, bis sich das jeweils gewünschte Excel-Sheet öffnen lässt. Mit Excel können nur schwer komprimierte Informationen für einen Bericht zusammengestellt werden. Die Anwender müssten die Daten händisch aus den einzelnen Excel-Formularen herausziehen. Zudem können mehrere Anwender in der Regel nicht gleichzeitig und verteilt auf die Daten zugreifen. Ein Rollenkonzept ist nicht möglich. Und die Daten können in der Regel auch nicht vor unbefugtem Lese- und Schreibzugriff geschützt werden.

Die Firma Stella Systemhaus Dresden hat eine Software entwickelt, die viele Vorzüge von Excel beibehält und zugleich seine Grenzen überwindet. G2, so der Name, ist wie Excel eine generische, also allgemeingültige und nicht auf eine bestimmte Branche bezogene Lösung für jedermann. Programmieren können muss man nicht, um damit zu arbeiten. Man fängt einfach an – ohne schon einen Gesamtplan im Kopf haben zu müssen.

Anders als bei Excel befinden sich die Firmendaten auf einem zentralen Datenbankserver. Dort lässt sich eine große Menge an Daten effizient, dauerhaft und widerspruchsfrei speichern. Mit G2 können sehr komplexe und komplizierte Prozesse abgebildet werden. G2 sorgt für eine hohe Datenqualität. Falscheingaben durch die Anwender werden strikt unterbunden. Was Excel zulässt, ist mit G2 ausgeschlossen. Ein Beispiel aus der Excel-Welt: Ein Anwender denkt sich im Rahmen einer Befragung ein Formular aus und verschickt es zur Beantwortung an seine Kollegen. So weit, so gut. Der Haken ist nur: Mit Excel kann jeder nach seinem Gusto in das Feld eintragen, was er möchte – z.B. „ja“, ein Kreuzchen oder auch „k.A.“ für „keine Angabe“. Vergleichen lassen sich solche Angaben nicht. Das Excel-Formular ist unbrauchbar. Mit G2 kann das nicht passieren, weil die Software nur streng getypte Eingabefelder zulässt.

Mit dieser IT-Lösung ist es außerdem möglich, Daten mit ein paar Klicks zu Berichten zusammenzufassen. Komplexe Abfragen sind möglich. Die Daten lassen sich filtern, gruppieren, sortieren, zusammenfassen. G2 nutzt ein Rollenkonzept. Die Software ermöglicht die detaillierte Verwaltung von Lese- und Schreibrechten. Damit lässt sich haargenau steuern, wer wann Zugang auf welche Daten hat. Optional werden Zugriffe mitprotokolliert. G2 bietet einen zeitgleichen Lese- und Schreibzugang für mehrere Anwender von verschiedenen Orten aus. Möglich ist auch eine Datenversionierung: Der Anwender bestimmt, ob die Änderungen im Datenbestand nachgehalten werden sollen und damit auch in Zukunft nachvollziehbar bleiben. Die Datenbestände werden automatisch gesichert. Auch das Wiederherstellen ausgewählter Einträge ist auf Knopfdruck möglich.

Und das Beste zum Schluss: Anwender, die G2 nutzen, müssen auf ihr geliebtes Excel nicht verzichten, sondern können damit weiter arbeiten wie bisher. In der Praxis sieht das so aus, dass sie die zentral gehaltenen Daten aus G2 exportieren, mit ihrer Excel-Lösung weiterbearbeiten und sie anschließend wieder nach G2 importieren, um weitere Funktionalitäten von G2 zu nutzen (z.B. Rollenkonzept, Datenversionierung, komplexe Datenabfragen).

Auf einen Nenner gebracht nutzen die Anwender die Vorzüge von Excel weiter und überwinden zugleich seine Grenzen.