Branchen-ERP – Herausforderungen, Nutzen und Effizienz

Die Vorteile liegen auf der Hand. Der damit verbundene deutliche Zuwachs der Informations- und Kommunikationstechnik in Unternehmen ermöglicht eine Effizienzsteigerung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit. Damit können Betriebsabläufe schneller und somit sehr oft kostengünstiger abgewickelt werden. Informationen verschiedenster Abteilungen der Partner einer Organisation werden digital zusammengeführt, so dass jederzeit ein Austausch von Daten dezentral und zentral zwischen miteinander vernetzten Programmen und Abläufen ermöglicht wird. Dieses Zusammenspiel führt zu einer erheblichen Prozessoptimierung in einem Unternehmen.

Eine wichtige Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Organisation entsprechend darauf vorbereitet ist. „Entscheidend ist bei einer solchen Umstellung die Mitwirkungspflicht aller Beteiligten am gesamten Prozess.“ Gerade die Entscheidungsträger eines Unternehmens, welche die Einführung eines modernen ERP- Systems planen, sollten unbedingt wissen, dass dies mit einem nicht unerheblichen Personal- und Zeitaufwand verbunden ist, weist Beate Volkmann darauf hin, diese anspruchsvolle Aufgabenstellung nicht zu unterschätzen. Als Geschäftsführerin und Vorstandsmitglied der PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG ist sie mit diesen Themen fast täglich beschäftigt. Mit über 35 fest angestellten und zusätzlichen freien Mitarbeitern werden hier im thüringischen Pferdingsleben verschiedenste Softwarelösungen für die Baubranche erarbeitet und installiert. Dazu zählt auch die bekannte und hochkomplexe Branchen-ERP „WDV 2022 Team“.

„Nicht selten geht das Management davon aus, dass die Einführung lediglich durch ein einfaches Coachen stattfindet. Der Dienstleister stellt seine Software vor und durch eine anschließende Analyse wird ermittelt, was diese alles abdecken kann. Das ist aber nicht so! Eine unbedingte Mitwirkungspflicht der einzelnen Abteilungen ist unerlässlich für die erfolgreiche Implementierung.“ Das dauere oft mehrere Monate, verdeutlicht Beate Volkmann. Denn bei der Prozessaufnahme würde das Fachwissen unterschiedlichster Mitarbeiter aus den Bereichen Ausschreibung, Vertrieb, Produktion, Verladung, Disposition, Logistik, Fakturierung, Personal, Finanzbuchhaltung und Geschäftsführung benötigt, damit ein lückenloser Wissenstransfer stattfinden kann.

Eine zentrale Rolle spiele dabei die langjährige Erfahrung des Branchensoftware-Hauses. „Es sollte bereits eine hohe Anzahl von Prozessabläufen in der Software umgesetzt sein. Zusätzlich muss der entsprechende Dienstleister aber auch in der Lage sein, individuelle Abläufe sowohl kundenspezifisch zu integrieren als auch updatefähig umzusetzen. Damit ergeben sich später die einzelnen Module der Software, welche für einen lückenlosen Datentransfer miteinander kommunizieren“, erläutert die Geschäftsführerin.

Für die digitale Transformation eines Unternehmens existiere dabei weder ein „bereits fertiges Produkt“, noch eine vollständige „Lösung aus der Schublade“. Der Vorteil dieser ERP-Branchenlösungen basiere auf einer sehr praxisnahen Programmierung, die bereits sehr vielschichtig in diesen Bereichen erfolgreich installiert wurde und sich dort bewährt hat. Ein weiterer Pluspunkt sei, dass das Personal des Softwareanbieters durch seine langjährige Erfahrung die entsprechende „Sprache dieser Branchen“ spricht und man ihm nicht erst erklären muss, wie bestimmte Abläufe behandelt werden.

„Die praktische Einführung verläuft nur dann erfolgreich und in einem realistischen Zeitrahmen, wenn alle Mitarbeiter in der Implementierungsphase durch eine Mischung aus Coaching für die einfacheren Bereiche der Anwendung und intensiver Anleitung durch komplexere Themen hindurch begleitet werden“, gibt Beate Volkmann zu bedenken.

Oft zahle sich diese Investition in die Zukunft dann sehr schnell aus, da viele Prozesse durch die Software selbst abgearbeitet werden können. „Denken Sie nur an den elektronischen Datenaustausch von Materialbestellung im Werk durch den Kunden, Materialbeladung, Verwiegung, e-Lieferschein und X-Rechnung bis hin zur Information des Bauleiters.“ All diese Abläufe benötigen dann keine manuelle Bearbeitung mehr. Deshalb sei die Branchen-ERP mehr als eine gute Investition in die Zukunft.