Regelkonform, transparent, anonym: Das Hinweisgeber-System richtig organisieren

So lassen sich finanzielle Schäden abwenden, Missstände frühzeitig aufdecken und Firmenbereiche optimieren. Eine positive Meldekultur, die signalisiert, dass kritisches Wissen willkommen ist und nicht auf taube Ohren trifft, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und verbessert das Image. Insofern ist das Hinweisgebersystem, das die EU-Whistleblower-Richtlinie allen Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten vorschreibt, eine gute Möglichkeit, das eigene Unternehmen transparenter zu gestalten.

43,7% der KMUs haben laut dem Whistleblowing Report 2021, der von der Fachhochschule Graubünden und der EQS Group herausgegeben wurde, in Deutschland bereits eine Meldestelle für Hinweisgeber, die zum Beispiel über E-Mails organisiert wird. Auch über Briefkästen, Telefonhotlines oder neutrale Ansprechpartner können die Meldekanäle installiert werden. In Anbetracht der neuen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen ist eine digitale Lösung emfpehlenswert.

Wie, wer, wann? Das Hinweisgebersystem effektiv und regelkonform organisieren

Die EU-Whistleblower-Richtlinie will Whistleblower besser schützen. Das Hinweisgebersystem soll internen oder externen Whistleblowern darum die Möglichkeit bieten, anonym einen Hinweis über Missstände im Unternehmen einzureichen, damit sie keine Repressalien zu befürchten haben. Auch wenn die Umsetzung in nationales Recht der einzelnen EU-Staaten erst im Laufe dieses Jahres erfolgen wird, können die Vorbereitungen getroffen werden.

Die Zielsetzung klingt einleuchtend, doch bei der Organisation gibt es einige Aspekte zu klären. Wenn ein Unternehmen ein Hinweisgebersystem einführt, geht es zunächst um die Frage, wie alle rechtlichen und individuellen Anforderungen personell und technisch umgesetzt werden können. Welcher Meldekanal ist geeignet und sollen mehrere Kanäle miteinander kombiniert werden? Ein digitales System kann beispielsweise sehr gut durch eine unparteiische Person innerhalb oder außerhalb des Unternehmens ergänzt werden. Es wird festgelegt, wie die Hinweise rechtskonform dokumentiert und organisiert werden. Wie wird etwa sichergestellt, dass die Person, die die kritischen Informationen entgegennimmt und bearbeitet, den Meldesachverhalt richtig einschätzen kann? Die Spannweite der eingehenden Hinweise kann groß sein: Sie kann von sexueller Belästigung über Diebstahl und Preisabsprachen bis hin zu Umweltverschmutzungen reichen. Welche Prozesse baue ich also als Unternehmen in dem Hinweisgebersystem auf, um die Zuständigkeiten so zu organisieren, dass am Ende die richtigen Ergebnisse vorliegen?

Transparent, ausgereift, reibungslos: Die Auswahl des Hinweisgebersystems

Das Whistleblower-System sollte im gesamten Ökosystem potenziellen internen und externen Hinweisgebern transparent kommunizieren, wie es vorgeht und funktioniert. Auf dem Markt gibt es verschiedene Anbieter für Whistleblower-Software. Entscheidend ist, dass die Software im Frontend sowie im Backend gleichermaßen alle rechtlichen und firmenspezifischen Anforderungen erfüllt.

Frontend: Wie kann der interne oder externe Hinweisgeber seine Informationen anonym eingeben?  Können auch externe Personen auf das System zugreifen? Lässt sich das System intuitiv bedienen? Kann das System alle benötigten Sprachen abdecken?

Backend: Wie wird die korrekte Einschätzung des Meldesachverhaltes sichergestellt und dieser zuverlässig an die richtige Stelle weitergeleitet? Wie wird eine prozessnahe Abarbeitung aller Hinweise gewährleistet und sichergestellt, dass die zeitlichen Fristen eingehalten werden? Wie organisiert man, dass besonders dringende Fälle sofort als solche erkannt und priorisiert bearbeitet werden? Was muss ich beim Hinweisgebersystem beachten, wenn das Unternehmen international aufgestellt ist?

Und darüber hinaus gibt es natürlich viele Dinge, die ein Unternehmen tun kann, damit es erst gar nicht zu Missständen und Fehlverhalten kommt.