Stress, Druck, Dauerbelastung? Wie spezialisierte Software Disponenten entlastet und die Einsatzplanung optimiert

Bei der Einsatzplanung von Außen­dienst und Service­technikern bewäl­tigen Disponenten eine Vielzahl von Aufgaben. Mit zuneh­mender Auftrags- und Mitarbeiter­zahl steigt dabei die Komplexi­tät. Und immer wieder kommt es zu unvorher­sehbaren Ereig­nissen wie krankheits­bedingten Ausfällen, die die Planung durch­kreuzen.

Das alles macht die Koordination von Mitar­bei­ter*innen im Außen­einsatz so anspruchs­voll. Daher erübrigt sich ab einer gewissen Größe Ihrer Außendienst- oder Service­organi­sation der Einsatz einfacher Standard­tools. Eine Spezial­lösung ist gefragt.

Eine geeig­nete Software für Disponenten ist ein Werkzeug, das …

… deren Arbeit erleichtert,
… Fehler reduziert und
… die Produktivi­tät des Außen­dienstes erhöht.

Der Schlüssel dazu sind die digitale Automa­tisie­rung der Prozesse, die richtige Parame­trisie­rung sowie smarte Algorithmen, um die optimale Termin- und Tourenplanung zu ermitteln.

WORAUF SOFTWARE FÜR DISPONENTEN HIN­ZIELT

Software für die Einsatzplanung im Field Service und Außendienst verfolgt zwei Hauptziele: die volle Nutzung der Ressourcen und eine hohe (Kosten-)Effi­zienz. Im Ergebnis führt das zu einer höheren Kunden­zufrie­denheit, weniger Stress und einer Steigerung der Produkti­vität.

Die passende Software für Disponenten über­win­det Belastungen und verhilft Unternehmen zu mehr Transparenz über die Prozesse. Zudem ermöglicht sie eine bessere Kommuni­kation zwischen dem Innen- und Außendienst, mit den Kund*innen und mit dem Management. Aber wie genau?

SO FUNKTIONIERT SPEZIALI­SIER­TE SOFTWARE FÜR DISPONENTEN

Das Herzstück einer modernen Software für die Dispo­sition ist der Algo­rithmus. Er errech­net die optimale Einsatzplanung unter Berück­sichti­gung aller Restrik­tionen. Natürlich nach Ihren Vorgaben. Das Programm berück­sichtigt genau die Parameter, die Sie vorgeben. Zum Beispiel die jeweili­gen Qualifi­kationen Ihrer Mitarbei­ter*innen. Der Algorithmus findet die optimale Ver­teilung und Zu­weisung der Aufträge und vermei­det automa­tisch Konflikte.

Vor allem in dieser optimierten Termin- und Touren­planung liegt großes Poten­zial, die Produkti­vität des Außendiensts und Service zu steigern: Ihre Organi­sation kann auf entspann­tere Weise mehr Kunden bedienen.

Bei einer geeigneten Planungs­lösung können Disponenten zwischen einer manuellen, halbauto­matischen und vollautoma­tischen Planung wählen. Das System stellt den Einsatzplan mit den einzelnen Aufträgen je Mitarbei­ter*in in einem Gantt Chart dar (auch: Gantt-Diagramm). Mithilfe des Gantt Charts haben Disponenten jederzeit alle vorhan­denen Ressourcen im Blick und können so auf Ände­rungen in Echtzeit reagieren.

STRASSEN- UND HAUSNUMMERNGENAUE ROUTENPLANUNG

Eine Termin- und Tourenplanung ergibt nur Sinn, wenn sie realis­tisch ist. Ein wesent­licher Baustein, über den die Software verfügen sollte, ist daher die Planung auf Basis straßen­genauer Fahrt­strecken und hausnummern­genauer Ziel­adressen. Eine Planung mit Luftlinien oder Straßen­knoten­punkten ist nicht ziel­führend.

Deshalb verwenden wir als Basis unserer Karten Rohdaten des Anbieters TomTom. Der euro­päische Marktführer für Naviga­tions­systeme hält keineswegs nur Navigations­geräte und Straßen­karten bereit, sondern auch weltweite Geodaten. Die Rohdaten veredeln wir mit weiteren planungs­relevanten Informa­tionen.

GROSSES PLUS VON SOFTWARE: RE­AKTIONS­FÄHIG­KEIT IN ECHTZEIT

Es klang bereits an: Disponenten haben immer wieder mit Ad-hoc-Ände­rungen zu kämpfen. Auch hier sollte der Algo­rithmus ganze Arbeit leisten und in Echtzeit auf uner­wartete Ereig­nisse reagieren können. Hier unter­stützt zum Beispiel unsere FLS VISITOUR Software Disponenten, indem sie Änderun­gen erkennt und ent­sprechend umdispo­niert, innerhalb von Sekunden. Ob bei einem Mitar­beiter­ausfall oder einem Notfall­einsatz, das System optimiert laufend die Auftrags­bearbei­tung. Diese Echtzeit-Planung ist ein weiterer großer Faktor, um die Produkti­vität im Außendienst zu steigern.

VEREINFACHTE PLANUNG UND SCHNEL­LE PRO­ZESSE

Software für Disponenten verein­facht die Planung erheblich. Die automati­sierten Prozesse beschleu­nigen die ganze Termin- und Tourenplanung und reduzieren die Fehler­anfällig­keit. Die Software erkennt automatisch Konflikte und reagiert recht­zeitig. Das entlastet die Dispo­sition. Die Disponenten brauchen sich jedoch bei den vielen Effizienz­gewinnen keine Sorgen machen, dass die Software ihren Arbeitsplatz weg­rationali­siert. (Mehr dazu weiter unten.)

SKALIERBARKEIT DER DISPONENTEN-SOFTWARE

Einem intelligenten Algorith­mus ist egal, ob er 20 oder 200 Außendienst-Res­sourcen verplant. Zusammen mit Ihrem Software­anbieter stellen Sie das System angepasst auf Ihre Bedürf­nisse ein, den Rest erledigt die Rechenpower. Dabei sollte eine geeignete Software für Disponenten mit Ihrer Organi­sation mitwachsen können, also skalierbar sein.

Klar ist auch, dass eine gute Lösung nicht für sich allein­steht, sondern die Anbindung an ein ERP- oder CRM-System erlaubt. Aber auch die Inte­gration eines Termin­portals für Ihre Kund*innen sowie mobile Anwen­dungen für die Mitarbei­ter*innen und Techni­ker*innen im Außen­einsatz sollten verfügbar sein. So können Sie Ihren Kund*innen (bereits kosten­optimierte) Wunsch­termine anbieten, und Ihre Mitar­beiter*innen sind über eine Außendienst-App stets mit allen auftrags­relevanten Daten versorgt.

ENTLASTUNG, ABER KEINE GEFAHR FÜR DEN AR­BEITS­PLATZ

Müssen Disponenten bei der umfassenden Effizienz­steigerung durch die Software um ihren Arbeitsplatz fürchten? Nein, die Er­fahrun­gen unserer Kunden zeigen etwas anderes.

Die Aufgabe der Disponenten verän­dert sich dank der Software. Die Arbeit wird leichter und es wird Raum ge­schaffen für strate­gische Aufgaben und das Notfall­management. Sie können an Simula­tionen (What-if-Szena­rien) arbeiten, mit denen sie die Einsatz­planung weiter optimieren. Außerdem verbes­sert sich die Kommuni­kation mit den Kund*innen und Außen­dienst-Mitarbei­ter*innen bzw. Service­techniker*innen.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen: Eine moderne Software für Disponenten erhöht den Profes­sionali­sierungs­grad der Mitarbei­ter*innen.

DIE HARTEN ZAHLEN: OPTIMIE­RUNG IN ALLEN TEILEN

Was unsere Kundenprojekte immer wieder aufs Neue zeigen: Die Einfüh­rung einer hoch speziali­sierten Software für Disponenten führt zu ganz kon­kreten Ergeb­nissen. Beispiels­weise hat der Pay-TV-Anbie­ter Sky seine Produkti­vität um 72% erhöht, die Fahrt­zeiten um 41% reduziert und seine Service­qualität messbar gesteigert (zur Sky Case Study).

Die Wolf Heiztechnik aus Österreich konnte ihre Ter­min­zeit­fenster von 4 auf 2 Stunden reduzieren und hat eine Zeiter­sparnis von 50% in der Disposition erzielt (zur Case Study Wolf). Unser speziell ent­wickel­ter PowerOpt-Algorithmus beweist dabei immer wieder, dass Außen­dienst-Organi­sationen mit ihm bessere Ergeb­nisse erzie­len als mit anderen Lösungen.

SOFTWARE FÜR DISPONENTEN – EIN VORTEIL FÜR ALLE

Durch gezielte Software­unter­stüt­zung lässt sich der Aufwand in der Einsatz­planung weit­gehend redu­zieren. Die Digitali­sierung der Kommuni­kation mit Außendienst und Kunden reduziert die Anzahl der täglichen Absprachen deutlich und sorgt dafür, dass auf allen Seiten die Zufrie­denheit steigt.

Jedes Unternehmen muss die tägliche Arbeit so effi­zient wie möglich erle­digen, um dem hohen Kostendruck des Marktes standzu­halten und wettbe­werbsfähig zu bleiben. Diesen Druck spürt die Disposition. Effektive Software für Disponenten ist ein wichtiger Faktor für die Entlastung bei einem gleich­zeitigen Sprung nach vorn für die ganze Außen­dienst-Organi­sation.

Mehr erfahren unter: www.fastleansmart.com