Stadt Reutlingen kombiniert e-Einkauf mit e-Abrechnung

Die e-Rechnung ist seit 27.11.2020 für Bundesbehörden Pflicht. Schritt für Schritt tritt die Verpflichtung für alle nachgeordneten Verwaltungsebenen, auf Landes- und Kommunalebene in Kraft. Für Stadt Reutlingen war klar: es ging bei Weitem nicht nur darum, ob ein Lieferant e-Rechnungen in bestimmten Formaten erzeugen kann. Vielmehr ging es darum, Einkauf und Abrechnung sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Die Lösung ergab sich durch den  elektronischen Einkauf. Denn, seit Anfang 2000 werden sämtliche Verfahrensabläufe des Einkaufes und der Vergabe digital, mit Unterstützung des externen Dienstleistungsunternehmens TEK-SERVICE AG abgewickelt. Die im TEK-Einkaufsportal bereits vorhandene Möglichkeit zur elektronischen Abrechnung im Gutschriftverfahren sollte 2021 erschlossen werden. Hierzu wurden im Sommer 2020  die Ausschreibungsanforderungen um den Punkt "digitale Abrechnung im Gutschriftverfahren" erweitert. Mit der Vergabe verpflichteten sich Lieferanten zum vorgegebenen Abrechnungsverfahren. Anfang Januar 2021 war es dann so weit. Besteller bestätigen seither ihren Wareneingang im TEK-Einkaufsportal. Dieses übermittelt automatisch die abrechnungsrelevanten Daten an TEK-Kontor, einer webbasierenden Plattform zur Erzeugung, Formatierung und Versandt von elektronischen Abrechnungsdateien. Entsprechend leitet TEK-Kontor die erzeugten Gutschriftdateien (elektronische Abrechnungsdatei im ZUGFeRD Format) an die Rechnungseingänge der betreffenden Lieferanten weiter. Ebenso werden die Abrechnungsdateien automatisch an den zentralen Rechnungseingang der Stadt Reutlingen versandt. Per nachgelagertem Workflow werden die Gutschriften zur automatisierten Verbuchung und Zahlungsanweisung weitergeleitet. Das monotone, stetig immer wiederkehrende Erfassen von abrechnungsrelevanten Daten in SAP,  entfällt damit. Preise referieren auf das Einkaufsportal, welches wiederum 1:1 das Vergabeergebnis der Stadt Reutlingen abbildet.  Indem auf den „Knopfdruck“ eines Bestellers 4 nachgelagerte Systeme automatisiert zusammenarbeiten, kann von Industrie 4.0 gesprochen werden. In Verwaltungsabläufen sind Lösungen dieser Art eher selten anzutreffen. Für den Start wurden zunächst zwei Lieferanten (Büromaterial und Papier) eingebunden. Ehemals 1.800 Papierrechnungen werden seither elektronisch verarbeitet. Das Verfahren hat sich bereits nach wenigen Monaten bewährt. Entsprechend werden sukzessive weitere Lieferanten hinzukommen. „Die Stadtverwaltung Reutlingen sieht das Thema e-Rechnung weniger als Pflicht; sondern eher als Chance, „digitale Dividende“ abzugreifen. Denn indem wir seit Langem unsere Einkaufsprozesse automatisiert haben, war der letzte Schritt, hin zur Abrechnung, nur konsequent und vor allem wirtschaftlich,“ fasst Laura Nascimento das Vorgehen der Stadt Reutlingen zusammen. Stadt Reutlingen in Baden-Württemberg hat ca. 115.00 Einwohner und gliedert sich, neben der Kernstadt in 12 Stadtbezirke. Mit mehr als 2.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sowie 25 allgemeinbildende Schulen ist die Stadtverwaltung der zweitgrößte Arbeitgeber in Reutlingen.