Eingangsrechnungsverarbeitungs-Workflow für WM Agrar

Die Ausgangssituation bei WM Agrar

Modernes, fortschrittliches Denken und Handeln ziehen sich wie ein roter Faden durch die Philosophie des Unternehmens WM Agrar, das unter anderem durch den Einsatz eigener Biogas- und Photovoltaikanlagen sowie komfortabler, tiergerechter Stallungen einen Maßstab für die zukunftsweisende Landwirtschaft setzt. Um auch die Verwaltungsabläufe in der Wallhausener Zentrale einer Optimierung zu unterziehen und den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zu digitalisieren, hat sich das Unternehmen für den Einsatz des Workflow Management Systems PANFLOW entschieden.

Ausschlaggebend für dieses umfangreiche Vorhaben waren vor allem zwei Gründe. Zum einen der Zeit-Faktor: Eingangsrechnungen wurden im Regelfall von den verschiedenen Standorten per Hauspost an die Zentrale geschickt, dort anschließend geprüft, freigegeben und verbucht – allerdings mit erheblichen Zeiteinbußen, die nicht selten zur Folge hatten, dass etwa bei kurzen Skonto-Zeiten die Frist bereits abgelaufen war, bevor die Rechnungen überhaupt dort ankamen, wo sie benötigt wurden. Das zweite Problem spiegelte sich in der Qualität der Vorgänge wider: So erwies sich vor allem die Prüfung von Mengenbelegen und Lieferscheinen sowie die anschließende Zusammenführung mit der Rechnung als fehleranfällig. Oft war der Prüfvorgang unvollständig und es gab keine genaue Einsicht darüber, in welchem Unternehmensbereich sich eine Rechnung gerade befindet, welcher Mitarbeiter sie aktuell bearbeitet und welcher Schritt als nächstes folgen muss. Zusammengefasst sorgten ein fehlender klar definierter Prüfungsprozess sowie ein nur spärlich vorhandener Statusbericht für einen unerwünscht zähen und ineffizienten Prozess sowie damit einhergehende Qualitäts- und Zeitverluste.

Zielsetzung und Auftrag an Panvision

Um die Arbeitsabläufe der Rechnungsbearbeitung effizienter und vor allem transparenter zu gestalten, hat sich WM Agrar dazu entschieden, ein digitales Workflow Management System einzusetzen. Die erste Überlegung war hierbei, ein System der bereits bestehenden Softwarepartner auszuwählen. Schnell ließ sich jedoch absehen, dass diese nicht zu 100 Prozent die Anforderungen erfüllen würden, die man an die neue Workflow Software stellte. Zudem wurde bei der Auswahl des zukünftigen Systems besonders Wert daraufgelegt, dass sich die Software nahtlos in die bereits bestehende Infrastruktur bei WM Agrar einfügt und reibungslos mit den bereits im Einsatz befindlichen Lösungen für ERP und Dokumentenmanagement korrespondiert.

Mit PANFLOW sah man schließlich alle relevanten Kriterien erfüllt, weshalb die Entscheidung vergleichsweise schnell auf das System von Panvision fiel. Um die Einbettung in die Infrastruktur bestmöglich vorzubereiten, gab es kurzerhand ein Meeting zwischen den Softwarepartnern des ERP-Systems und der OCR-Schnittstelle sowie den Entwicklern von Panvision, um gemeinsam mit WM Agrar die optimale Lösung im Zusammenspiel der Softwarekomponenten zu erarbeiten.

Der Workflow im Detail

Über eine OCR-Software erfolgt zunächst die Rechnungserkennung, die es ermöglicht, die Daten der in Papierform vorliegenden Rechnungen digital bereitzustellen und über eine Schnittstelle in den Workflow zu speisen.
Ab diesem Punkt startet ein 4- bis 5-stufiger Freigabeprozess mit PANFLOW, der die Bereiche „Sachliche Prüfung (Preis und Menge)“, „Qualitätsprüfung“ und „Zahlungsfreigabe“ durchläuft. Direkt zu Beginn werden der Rechnung bereits alle wichtigen Informationen mitgegeben, die nötig sind, damit der Workflow seinen fest definierten und schließlich auch optimierten Weg gehen kann: Aus welchem Posteingang stammt die Rechnung? Welchem Mandanten soll sie zugeordnet werden? Und auf welche Kostenstelle soll gebucht werden?

Um darüber hinaus auch klar zu definieren, wer für einen bestimmten Schritt verantwortlich ist, welche Berechtigungen die Person innerhalb des Workflows besitzt und wer welchen Mitarbeiter angemessen in seinem Aufgabengebiet vertreten kann, wurden verschiedene Rollen vergeben, die die Zuständigkeiten – auch standortübergreifend – regeln und ein Höchstmaß an Datenschutzkonformität sicherstellen.

Über allen im Workflow definierten Rollen steht zusätzlich ein Workflow Manager, der die administrativen Rechte innehat. Dieser kann sowohl Änderungen am Workflow vornehmen, erfüllt aber zugleich auch die Aufgabe einer zusätzlichen Kontrollinstanz, indem er zum Beispiel überprüft, ob die Belege bei den richtigen Personen ankommen, eingreift, wenn etwas nicht wie geplant abläuft und Zuständigkeiten verschiebt, wenn eine spezielle Situation dies erfordert.

Durch die Anbindung von PANFLOW an die Finanzbuchhaltung und das bestehende Warenwirtschaftssystem sind die einzelnen Aufgabenschritte der Rechnungsprüfung aus PANFLOW heraus steuerbar und Vorgänge aus verknüpften Systemen innerhalb von PANFLOW einsehbar. Wenn eine Rechnung beispielsweise geprüft und vom zuständigen Finanzbuchhalter verbucht wurde, kann der Verbuchungsstatus anschließend direkt eingesehen werden, um zu kontrollieren, ob alle Tasks erledigt sind und die Rechnung bereits im nachgelagerten System verbucht wurde oder nicht.

Fazit

Michael Tensfeld, Mitarbeiter im Controlling und zuständig für die Entwicklung der Workflows bei WM Agrar, nannte auf die Frage nach dem ausschlaggebenden Kriterium für den Einsatz von PANFLOW gleich mehrere Gründe: „Zum einen ist dies das einfache Handling der Software. Wir haben bei unserer Auswahl besonderen Wert daraufgelegt, vor allem die User, die vielleicht nicht ganz so technikaffin sind, mit ins Boot zu holen, anstatt sie von vornherein zu vergraulen. Sie sollen auf einen Blick sehen, was sie tun müssen und hierfür eignet sich das PANFLOW-System ganz besonders. Gleichzeitig soll jeder User aber auch die Freiheit haben, so viel wie möglich selbst machen zu können und auch da bietet die Software viel Raum zur individuellen Gestaltung nach unseren Vorstellungen. Besonders überzeugt hat uns die Tatsache, dass man mit PANFLOW nicht nur einen bestimmten Workflow abbilden kann, sondern praktisch jeden erdenklichen Workflow, den wir zukünftig noch digitalisieren möchten. Und da dies mittelfristig auf unserer Agenda steht, haben wir in PANFLOW die optimale Lösung gefunden.“ 

Auf die Frage, was sich durch den Einsatz der Software geändert hat, antwortet Michael Tensfeld promt: „Die Digitalisierung der Workflows legt schonungslos die Probleme offen, die man vorher zwar schon hatte, aber nie konkret vor Augen sah. Fehler und Abweichungen vom Soll-Zustand, die vorher einfach durchgelaufen sind, gehen uns jetzt nicht mehr durch ohne aufzufallen. Es gibt eben kein rechts und kein links vom Workflow mehr, sondern einen fest definierten Leitweg, der uns aber trotz allem die Freiheit lässt, bei Bedarf Rollen und Zuständigkeiten im laufenden Betrieb flexibel auszutauschen und Schwellenwerte neu festzulegen. Und das war bei anderen Systemen, die wir uns angeschaut haben, nicht selbstverständlich.“

Und auch die Frage nach der Akzeptanz seitens der Nutzer ist schnell geklärt: „Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit kommt von mehr als 90 Prozent der User nun positives Feedback“, erklärt Michael Tensfeld und fügt hinzu: „wir sind sehr zufrieden.“