Durchgängige ERP-Prozesse für Errichter- und ITK-Unternehmen

Für Unternehmen der Errichter- und ITK-Branche bietet die Digitalisierung viele spannende Möglichkeiten, Projekte noch besser abzuwickeln und mehr Umsätze zu generieren. Und dabei lassen sich auch noch echte Kosten sparen – besonders im Bereich Wartung, Service und Instandhaltung. Ein Anbieter, der den Wandel der Branche stets begleitet hat, ist die es2000 Errichter Software GmbH aus Osnabrück. Das Produktmanagement setzt nicht nur auf einen regelmäßigen Dialog mit Kunden und Branchenverbänden, sondern arbeitet im Sinne der technologischen Weiterentwicklung auch intensiv mit der Hochschule Osnabrück zusammen.

In die aktuelle Version 12.0 der ERP-Lösung esoffice sind rund 400 Programmiertage geflossen. „Ob Außendienst oder interne Verwaltung – um auch mit begrenzten Ressourcen wettbewerbsfähig zu sein, sollten zeitintensive, täglich wiederkehrende Routineaufgaben heute weitestgehend automatisiert ablaufen“, weiß Florian Vogelpohl, Head of Product Management bei es2000. „Unser Entwicklungsfokus lag deshalb auf einer hohen Durchgängigkeit gestützt auf einer modernen, intuitiven Bedienlogik. So haben wir zum Beispiel unsere mobile Technikerlösung esmobile einem umfassenden Re-Design unterzogen. Ein besonderer Dank geht dabei an unsere langjährige Anwendergemeinde. Die Zusammenarbeit hat uns stets vorangebracht und viele dieser neuen Entwicklungen maßgeblich beeinflusst.“

Rundum-Erneuerung für esmobile

Eine Softwarelösung ist nur dann wirklich gut, wenn sie einfach, schnell und intuitiv bedient werden kann. Beim Re-Design der mobilen Technikerlösung esmobile kamen deshalb moderne, wissenschaftliche Testing-Methoden zum Einsatz. Auf Basis aktueller Kundenanforderungen wurde zunächst ein High-Fidelity-Prototyp entwickelt. Mit diesem konnte die Funktionalität des neuen Oberflächenkonzepts interaktiv und realitätsnah simuliert werden. In einem zweiten Schritt wurde der interaktive Prototyp von esmobile-Anwendern ausgiebig getestet. Zum Einsatz kamen zwei wissenschaftliche Methoden: die Eye-Tracking-Methode sowie die Thinking-Aloud-Methode. 

Beim Eye-Tracking werden die Blickverläufe und Blickbewegungen mittels einer Kamera aufgenommen und die Betrachtungspunkte und -dauer von einer Software festgehalten. „So lässt sich überprüfen, ob der Anwender intuitiv zum Ziel geführt wird oder ob er sich durch bestimmte Gestaltungselemente ablenken lässt“, erläutert Produktmanager Florian Vogelpohl. Bei der zusätzlich verwendet Thinking-Aloud-Methode äußert der Anwender seine unmittelbaren, spontanen Eindrücke, Empfindungen und Gedanken bei der Arbeit mit dem Prototyp. Aufkommende Probleme werden direkt benannt und jegliche Handlungsentscheidungen kommentiert. 

„Auf dieser Grundlage konnten wir die gesamte Optik, Filterfunktionalitäten und Navigationsstruktur noch einmal entscheidend optimieren“, so Florian Vogelpohl weiter. „Service- und Wartungsaufträge sowie die Leistungserfassung im digitalen Arbeitsbericht lassen sich nun noch komfortabler und effizienter bearbeiten. Unsere Anwender erreichen dadurch noch schneller ihr Tagesziel.“

Kontingentverträge – komfortabel im ERP-System verwalten

Ab Version 12.0 können Anwender auch neue Module hinzukaufen: Errichter- und ITK-Unternehmen steht künftig bspw. eine umfassende Kontingentverwaltung zur Verfügung. Dabei lässt sich zwischen drei Kontingent-Arten wählen: Abrechnungen können entweder auf Basis der Artikel-Menge, des Artikel-Preises oder der Arbeitszeiten durchgeführt werden. Auch gibt es die Möglichkeit, Gültigkeitszeiträume zu hinterlegen, etwa wenn Dienstleistungskontingente nach Ablauf einer bestimmten Zeit verfallen sollen. Über die Schaltfläche „Kontingentlauf“ lässt sich ein Prüfvorgang anstoßen, der die entsprechenden Kontingente automatisch wieder auf Null bucht.

Predictive Maintenance – mehr Effizienz im Ersatzteilmanagement

Durch eine datenbasierte, vorausschauende Wartung können Ausfälle von Netzwerken, Sicherheits- und Brandmeldeanlagen oder auch unnötige Instandhaltungsmaßnahmen vermieden werden. Mit dem Modul „Ersatzteilmanagement“, das ab Version 12 käuflich erworben werden kann, lässt sich schon heute detailliert hinterlegen, was bei der nächsten Wartung ausgetauscht werden muss (Fabrikat, Produkteigenschaften, etc.).

Und auch Technikern, die in der Feuerlöscherwartungsbranche tätig sind, dient das Ersatzteilmanagement als echte Arbeitserleichterung: Der Austausch von Ersatzteilen wie O-Ringe oder Berstscheiben lässt sich mit wenigen Klicks im System hinterlegen. Auch erhalten die Techniker dort einen Überblick über den aktuellen Zustand der Anlage sowie eine Historie der verbauten Komponenten. Was ist derzeit verbaut? Was wurde in welchem Auftrag gewechselt? Diese und ähnliche Fragen lassen sich mithilfe des Systems schnell beantworten.

Materialverbräuche vor Ort beim Kunden erfassen die Techniker komfortabel über ihr Smartphone oder Tablet. Ein einfaches Häkchen kennzeichnet, ob etwas abgerechnet werden soll oder nicht. Auf dem digitalen Arbeitsbericht werden dann alle Mengen kumuliert und übersichtlich dargestellt. Dem Innendienst stehen somit sämtliche Informationen für eine schnelle Rechnungsstellung zur Verfügung, was letztlich auch die Liquidität erhöht.

Mobiles Aufmaß für eine schnelle und zielsichere Planung

Eine wesentliche Grundlage für die Projektabwicklung ist das Aufmaß eines Gebäudes bzw. Bauwerks. Auf Basis der Bau- oder Ausführungspläne wird der Umfang an notwendigen Leistungen (Materialverbrauch, Arbeitszeit, etc.) sowie die daraus resultierenden Kosten errechnet.

Mit dem Zusatzmodul „Mobiles Aufmaß“ lässt sich das Aufmaß nun effektiv mobil abwickeln: Im übersichtlichen Raummanagement wählt der Techniker den gewünschten Raum aus und pflegt die benötigten Materialien ein. Die einzelnen Auftragspositionen können via Los, Titel oder auch einzeln übernommen werden. Bisher nicht beauftragte, aber benötigte Artikel kann der Techniker entweder aus dem Artikelstamm übernehmen oder manuell erfassen und direkt anlegen. Bereits installiertes Material lässt sich ebenfalls übernehmen – für das Aufmaß nach der Installation. Auch die Arbeitszeiten lassen sich direkt über die Aufmaßmaske einpflegen.

Zum Abschluss werden die erfassten Daten per hinterlegtem Report aufbereitet, damit sie dem Kunden zur Abzeichnung präsentiert werden können. Nach digitaler Unterschrift werden sämtliche Informationen (Materialmengen, Arbeitszeiten, Auftrags-Druckdokument, etc.) zentral im esoffice gespeichert und können von dort aus weiterbearbeitet oder abgerechnet werden.

Die wesentlichen Neuerungen von esoffice Version 12.0

• esmobile-Re-Design: Bedienerfreundlicher und effektiver für Techniker im Außendienst
• Kontingentverwaltung (kostenpflichtiges Zusatzmodul): Dienstleistungsverträge direkt im ERP-System hinterlegen
• Predictive Maintenance: flexibles Ersatzteilmanagement (kostenpflichtiges Zusatzmodul) für vorausschauende Dienstleistungen
• Mobiles Aufmaß (kostenpflichtiges Zusatzmodul): Mobiles Raummanagement mit Schnellzeiterfassung
• OCI-Schnittstelle: Schluss mit langwierigen Imports
• Kundenportal im Web-Helpdesk: Verbesserte Übersicht bei Service-Calls, Anzeige offener Rechnungen, Terminübersicht und mehr
• Usability-Optimierung: Zahlreiche Kundenanregungen wurden aufbereitet und umgesetzt

Die einzelnen Highlights von Version 12.0 stellt es2000 auch im Presse-Newsletter vor.

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