Wie Sie EDI in die Cloud verlagern und wann Sie über einen Wechsel nachdenken sollten

EDI (Electronic Data Interchange; dt.: elektronischer Datenaustausch) ermöglicht das Versenden und Empfangen von Daten in elektronischer Form und hat sich mittlerweile zu einem globalen Standard entwickelt. So kommt EDI bei zahlreichen Unternehmen zum Einsatz. Das Aufgeben von Bestellungen, die Abwicklung von Lieferungen oder der Austausch von Rechnungen sind nur einige der Einsatzgebiete von EDI. Heute können EDI-Systeme auch in einem Cloud-Modell bezogen werden, das in der Regel skalierbarer, kostengünstiger und leichter zugänglich ist. Das bedeutet nicht, dass On-Premises-Lösungen der Vergangenheit angehören.

Warum On-Premises mit großer Verantwortung einhergeht
Lange Zeit war ein On-Premises-EDI-System die einzig verfügbare Option. Die EDI-Lösung musste zwingend auf den eigenen Servern des Unternehmens betrieben werden. Auch diese eigenen Installationen haben ihre Vorzüge, allerdings sollten Anwender sicherstellen, dass keine veralteten EDI-Technologien bei ihnen installiert sind. Hier empfiehlt sich ein regelmäßiger Check. Da On-Premises-Systeme von den Unternehmen selbst betrieben werden, liegt es in ihrer Verantwortung, diese Infrastruktur zu verwalten und in einem einwandfreien Zustand zu halten. Anderenfalls drohen Ausfallzeiten, teure Reparaturen und Datenchaos. Mit anderen Worten: Eine lizenzierte Lösung, die eigens für die Anforderungen des Unternehmens maßgeschneidert wurde, wird ineffizient, wenn Zeit vergeht und keine fachgerechte Wartung erfolgt. Auch sind die Kosten nicht zu vernachlässigen, die für den Betrieb der Hardware und den Implementierungsprozess anfallen, in dessen Verlauf das Unternehmen die volle Interoperabilität aller softwaredefinierten Lösungen in seiner Infrastruktur sicherstellen muss.

Wie Cloud mit Standard-Funktionen, Updates und Add-ons punktet
Im Gegensatz dazu handelt es sich bei cloudbasiertem EDI um einen Hosted Service, dessen Wartung in den Händen des Technologieanbieters verbleibt. Ohne Implementierungsprozess erhalten die Benutzer der Cloud-Lösung sofortigen Zugriff auf ihre Daten und Systeme. Dabei zahlen sie ausschließlich für die Leistungen, die sie tatsächlich nutzen. Allerdings steht in der Cloud ein bestimmtes Paket an Funktionalitäten zur Verfügung, das für alle Kunden gleich ist, d. h. es erfolgt keine unternehmensspezifische Anpassung. Angesichts der Möglichkeit, eine cloudbasierte EDI-Lösung mittels kostenloser Updates oder kostenpflichtiger Erweiterungen schnell und mühelos um verschiedene praktische Funktionen zu ergänzen (und unter Berücksichtigung des Zeitaufwands, der für die Aktualisierung einer On-Prem-Lösung anfällt), stellt sie dennoch eine ebenso gut geeignete Plattform für Datenaustausch und Dokumentenmanagement dar.

Was es bei Datensicherheit zu beachten gilt
Ein weiterer Punkt ist die Datensicherheit. Bei einem vor Ort betriebenen EDI-System ist das Kundenunternehmen selbst für die Speicherung, die Absicherung und den Schutz seiner Geschäftsdaten verantwortlich. Dabei ist es für ältere On-Prem-Lösungen wahrscheinlicher, Ziel eines Cyberangriffs zu werden, da bei ihrer Entwicklung der Sicherheitsaspekt noch nicht im Vordergrund stand; damals ging es in erster Linie um die Funktionalität. Die Sicherheit eines On-Premises-EDI-Systems und der zugehörigen Daten nachträglich zu erhöhen, ist jedoch eine teure und anspruchsvolle Aufgabe. Zudem entwickeln sich mit der Zeit nicht nur die Technologien weiter, sondern auch die Cyberkriminellen. Die Modernisierung einer On-Prem-Lösung und die Verstärkung ihres Schutzes ist demzufolge keine einmalige Sache. Im Falle der Cloud ist der Schutz der Unternehmensdaten Aufgabe des Technologieanbieters. Aus diesem Grund wird üblicherweise ein Rechenzentrum verwendet, das vereinfacht gesagt einem virtuellen Tresor gleichkommt. Es ermöglicht Unternehmen sowohl unmittelbaren Zugriff auf ihre Daten von jedem Ort der Welt aus als auch die Einrichtung eines Backups, falls die eigene IT-Infrastruktur ausfallen sollte.

Wie Sie jetzt weiter vorgehen sollten
Betrachten Sie Ihre bisherige Zusammenarbeit mit Technologieanbietern genauer und entscheiden Sie, was Sie verbessern möchten. Eine gründliche Marktanalyse ermöglicht es Ihnen anschließend, Ihre Erwartungen mit den Funktionalitäten zu vergleichen, die ein spezifischer Cloud-EDI-Anbieter liefert.

Ihr Geschäftsmodell (bzw. Ihre Geschäftsstrategie) lässt sich bekanntermaßen immer weiter verbessern. Unter Umständen ist das Modell, das Ihre bisherige EDI-Technologie vorgibt, für die aktuelle Entwicklungsrichtung Ihres Unternehmens nicht länger geeignet. Zudem ist eine Option zu bevorzugen, die nicht nur Ihre aktuellen Bedürfnisse abdeckt und mit Ihren anderen Lösungen kompatibel ist, sondern eine Grundlage liefert, auf der Sie weiter aufbauen können. Denn es wird sicherlich neue Funktionalitäten geben, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen möchten. Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie alle verfügbaren Cloud-EDI-Optionen mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern durchsprechen.

Eine Möglichkeit ist eine Hybridlösung, d. h. eine Kombination aus End-to-End-EDI und EDI-Webportal. Hierdurch können die Partner, die nicht über die notwendigen IT-Ressourcen für eine komplexe EDI-Lösung verfügen, eine leicht zugängliche Webplattform nutzen, die ausreichend Funktionen für einen problemlosen Datenaustausch mit Ihrem Unternehmen bietet.

Bei der Auswahl Ihres künftigen EDI-Anbieters sollten Sie generell darauf achten, dass er in der Lage ist, EDI-Nachrichten ohne weiteres von einem Format in ein anderes zu übersetzen. Ist diese Bedingung erfüllt und kann Ihr EDI-Partner Sie dank Mapping einer Vielzahl von Dokumentenformaten mit vielen verschiedenen Lieferanten verbinden, sind Sie bereit für den nächsten Schritt.

Vorteile EDI
Senkung der Betriebskosten
höhere Datengenauigkeit
geringere Bedarf an IT-Ressourcen
einfache Zugang zu historischen Daten.

On top
+ Vorteile Cloud EDI
+ Weitere Senkung der Betriebskosten
+ Kein Implementierungsprozess
+ Technischer Support durch Cloud-Anbieter
+ Sofortiger Zugriff von jedem Ort der Welt 

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie Sie Ihr EDI-System in die Cloud verlagern
Mehr über eine Strategie-Empfehlung, wie Unternehmen in fünf Schritten dem Umstieg auf ein moderneres EDI-System angehen sollten und wie die Handelskonzerne METRO-NOM und REWE den Umstieg gemanagt haben, erfahren Sie im neuen E-Book „Verlagerung von EDI in die Cloud – Gründe und Vorgehen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung“.

Weitere Informationen:
https://www.comarch.de/service-und-support/whitepaper-und-webcasts/e-book-verlagerung-von-edi-in-die-cloud/