Remote Work effektiv gestalten

Aufgrund der Pandemie werden noch viele Beschäftigte weiterhin zu Hause bleiben. Die Hälfte der Deutschen würde sich laut einer Umfrage von LogMeIn gerne dauerhaft im Home-Office einrichten. Doch das funktioniert erst dann, wenn Umgebung und Rhythmus entsprechend gestaltet werden. Andernfalls leidet der Job darunter und heimarbeitspezifischer Stress erhöht private und berufliche Belastungen.

Mark Strassmann, Senior Vice President und General Manager Unified Communications und Collaboration von LogMein, liefert Hilfestellungen dafür, zu Hause den perfekten Arbeitsbereich zu schaffen, sich vor Ablenkungen zu schützen und den Tag optimal zu gestalten.

Der richtige Ort 

Gerade in Familien oder Wohngemeinschaften kann es turbulent zugehen. Der Mitbewohner oder Partner stört bei einem wichtigen Meeting. In Küche und Wohnzimmer beeinträchtigen klappernde Schränke, ein laufender Fernseher oder laute Radiomusik die Konzentration. Vieles hängt daher von der richtigen Wahl des Zimmers ab. 

Am besten ist natürlich ein gut ausgeleuchteter abschließbarer Raum, um Lärmquellen aus anderen Räumen auszublenden. Dann fallen vor allem kreative oder planerische Aufgaben leichter. Laut der Studie „Gesundes Home-Office“ der mhplus-Krankenkasse und der Süddeutschen Krankenkasse SDK erledigen 57 Prozent der Befragten nach eigenen Angaben ihren Job zu Hause sogar besser als im Büro, da sie Umgebungsgeräusche selbstständig regulieren können. Ist kein zusätzlicher Büroraum vorhanden, sollten Heimarbeiter zumindest einen Platz mit einen guten Stuhl und einer Abstellfläche für den Laptop wählen, den sie nicht ständig wechseln müssen.

Konkreter Tipp: Als Ersatz eignen sich mitunter die persönlichen Rückzugsorte. Das kann das Yoga-Zimmer oder der Hobbyraum der so genannten „Männerhöhle“ sein.

Barrieren gegen Ablenkungen 

Auch zu Hause ist es wichtig, Rahmenbedingungen für die nötige Konzentration zu schaffen. Wenn ein physisch abgetrennter Raum nicht vorhanden ist, gibt es andere Mittel, das Umfeld auszublenden. Dazu gehört es, die Umgebung auf Konzentrationsphasen oder wichtige Meetings hinzuweisen, um nicht gestört zu werden. Das ist vor allem für Familien mit Kindern wichtig, von denen jede vierte laut einer Home-Office-Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT mit ihrer Situation unzufrieden ist, wenn die Kinder anwesend sind. Bereits kleine Maßnahmen genügen dazu. Ein „Bitte-nicht-stören“-Schild an der Tür kann helfen, damit die eigenen Kinder oder Mitbewohner nicht in ein wichtiges Meeting per Videokonferenz hereinplatzen.

Ein oft unterschätzter Faktor ist die Aussicht aus dem Fenster. Der Blick auf die belebte Straße oder auf den von Kindern genutzten Innenhof lenkt schnell ab. Schon Gardinen schaffen mit wenig Mitteln eine effektive visuelle Barriere.

Konkreter Tipp: Was im Büro gilt, sollte ebenso zu Hause eine Selbstverständlichkeit sein. Signaltöne von E-Mails, Memes und Chatnachrichten stören auch hier. Das schlichte Stummschalten eines Smartphones ist gerade in den eigenen vier Wänden sehr wichtig, weil man hier gewohnheitsmäßig noch schneller an das Gerät geht. 

Die Möglichkeiten virtueller Meetings nutzen 

Bei verteilt arbeitenden Teams werden oft mehr Meetings abgehalten. Schließlich müssen sich die Kollegen immer wieder erneut abstimmen. Da die direkte Kommunikation über den Schreibtisch hinweg wegfällt und Anrufe schwieriger sind, wird schneller eine Videokonferenz einberufen. 

Diese eignet sich für Besprechungen von Themen, die alle betreffen, noch am besten. Doch nicht jedes Treffen ist für jeden zum festgelegten Zeitpunkt gleich wichtig. Bisweilen bleiben deswegen Projekte auf der Strecke oder Deadlines müssen aufgrund kurzfristig aufgesetzter Meetings nach hinten verschoben werden. 

Kommunikationslösungen schaffen aber für das Home-Office einen hohen Grad von Flexibilität. Denn die virtuellen Meetings können später aufgezeichnet und von den Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, angesehen werden. 

Konkreter Tipp: Manche Videokonferenzlösungen stellen automatisiert erstellte Transkripte bereit. So kann jeder immer auf dem aktuellen Stand bleiben und seine wichtigen Termine einhalten.

Den Arbeitstag nicht entgrenzen 

Viele Beschäftigte schaffen es nicht, die vertraglichen Arbeitszeiten einzuhalten. Das liegt oftmals an der zusätzlich zu leistenden Kinderbetreuung. Andere meinen, daheim mehr leisten zu müssen, um trotz Abwesenheit Präsenz und Engagement zu beweisen. Laut einer Umfrage der Harvard Business School unter drei Millionen Teilnehmern in 23.000 Unternehmen arbeitet die Belegschaft fast eine Stunde länger als in der Firma. Da ist Stress vorprogrammiert. 

Grundsätzlich ist es für Routinen einfacher, die Start- und Endzeiten sowie die Mittagspause zu Hause einzuhalten, als wenn der Mitarbeiter im Büro wäre. Doch das ist bei Kinderbetreuung oder Arztterminen nicht immer möglich. Heimarbeit bietet aber auch eine größere Flexibilität um solche Termine, Meetings und Deadlines leichter in Einklang zu bringen. Ob der Tag dann bereits um 7:00 Uhr statt um 9:00 Uhr anfängt oder die Mittagspause mal zwei Stunden andauert, macht keinen Unterschied, solange das wöchentliche Arbeitspensum eingehalten wird. Dennoch sollten die Mitarbeiter ihre vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten im Auge behalten und keine Überstunden ansammeln.

Konkreter Tipp: Zum Start des Tages seine Schreibtischlampe an- und am Ende ausschalten, ist ein visuelles Symbol für Anfang und Ende des Arbeitstags. Ist die Lampe aus, ist der Job für heute beendet. 

Regelmäßige kreative Pausen und formale Routinen

Um konzentriert und produktiv zu sein und das geforderte Pensum zu erfüllen, helfen Routinen. Viele Berufstätige unterschätzen aber im Home-Office den Faktor der Zeiteinteilung. Sie denken: Ich kann mich ja immer um den Job kümmern oder diesen, wenn nötig, unterbrechen. Doch wer das Zeitgerüst seines Tages zu sehr einreißt, erhöht in der Regel nur den Stress und ist weniger effizient. 

Bewusste kurze Erholungsphasen sind zum Beispiel gerade im Home-Office wichtig. Eine Kaffeepause auf dem Balkon oder im Garten sorgen für einen kurzeitigen Abstand. Ebenso zentral ist das Einhalten der Mittagspause. Um diese optimal auszuschöpfen, hilft es, sich sein Essen am Vorabend vorzubereiten – wie man es für das Büro tun würde. Das spart Zeit und hilft, sich rechtzeitig und erholt wieder an den Schreibtisch setzen zu können. Ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft sorgt für den notwendigen Abstand und eine kurze, aber notwendige Erholung.

Konkreter Tipp: Nicht zuletzt äußerliche Routinen sind wichtig. Die richtige Kleidung fördert in den eigenen vier Wänden die Konzentration und die Motivation im Job. Es ist mehr als eine Äußerlichkeit, wenn statt Hausschuhen Businessschuhe angezogen werden. Und vor allem bei kurzfristigen Kundengesprächen signalisieren Ansprechpartner im angemessenen Outfit, dass sie keine Abstriche bei der Professionalität machen.