Wie die Immobilienbranche von der digitalen Signatur profitiert

Die Digitalisierung ist der Megatrend, der die Immobilienbranche in den kommenden fünf bis zehn Jahren am stärksten beeinflussen wird. Das glauben etwa 55 Prozent der Befragten im Trendbarometer Immobilien-Investmentmarkt 2020 von Ernst & Young.[1] Ein wichtiger Schritt auf dem Weg hin zu mehr Digitalisierung kann der Umstieg auf die digitale Signatur sein. Sie spart Aufwand, Zeit und Kosten, wovon letztlich die gesamte Branche profitiert. Denn mit einer digitalen Unterschrift lassen sich zahlreiche Prozesse von der Vermietung bis hin zur Nebenkostenabrechnung effizient, schnell und sicher gestalten, was Maklern und Verwaltern, Käufern und Verkäufern, Mietern und Vermietern das Leben leichter macht. Um die digitale Signatur zu fördern, haben der Immobilienverband Deutschland (IVD) und die FP Mentana-Claimsoft GmbH nun eine Partnerschaft geschlossen. Der IVD nutzt die digitale Signaturlösung FP Sign, um Dokumente und Prozesse rechtskonform abzusichern, und empfiehlt sie seinen Mitgliedern.

FP verrät sechs gute Gründe, dem Papier Adieu zu sagen und auf digitales Unterzeichnen umzusteigen:

1. Mehr Effizienz: Mieter wie Vermieter und Makler kennen es zu Genüge: Die Wege etwa eines Miet- oder Pachtvertrags, der mehrere Unterschriften benötigt, sind lang. Von Schreibtisch zu Schreibtisch, zur Post und zurück – alle Unterschriften einzuholen, ist ein aufwendiger Prozess. Mit Lösungen wie FP Sign lässt sich das Dokument komfortabel und schnell signieren und dem Geschäftspartner zur Unterschrift zuweisen. Das erhöht die Effizienz deutlich.

1. Weniger Kosten: Die Rechnung ist einfach: Wo Effizienz steigt, sinken die Kosten. Nebenkostenabrechnungen oder Kaufverträge auf Papier abzuwickeln, bindet Ressourcen, Zeit und Arbeitskraft. Digitale Lösungen reduzieren den Aufwand, beschleunigen den Abstimmungsprozess und ermöglichen es, ihn aus einer Hand und damit mit weniger Personal zu steuern. Auch Material- und Portokosten fallen weg, was bares Geld spart.

1. Maximale Sicherheit: Papier ist geduldig – Lösungen zur elektronischen Unterschrift sind es nicht. Das macht sie sicherer als die Papierform: Sie dokumentieren jede Änderung an einer Urkunde durch eine Kette an Zertifikaten, die jedem Beteiligten eine eigene Identität zuweisen. Ist eines der Zertifikate fehlerhaft oder veraltet, wird das vom System angezeigt. Dabei ist die digitale Signatur rechtsgültig und transparent. FP Sign etwa ermöglicht das digitale Signieren mit unterschiedlichen Signaturstufen: Neben der fortgeschrittenen Signatur steht mit der qualifizierten elektronischen Signatur die höchste verfügbare Signaturstufe gemäß europäischer Signaturverordnung eIDAS zur Wahl. Fälschungsversuche, die sich Sicherheitslücken in PDF-Programmen zunutze machen, lassen sich durch die Verwendung der aktuellsten Version des jeweiligen PDF-Readers vereiteln.

1. Volle Kontrolle: Makler, Vermieter, Mieter – je mehr Parteien involviert sind, desto höher ist das Risiko, dass ein Unterzeichnungsprozess ins Stocken gerät. Wenn Dokumente per Post auf den Weg geschickt werden, sind Verzögerungen im Ablauf zudem schwer nachzuvollziehen. Da den Überblick zu behalten, kann schwer sein, was rechtzeitiges Reagieren unmöglich macht. Elektronische Lösungen erlauben dagegen die volle Kontrolle. So bietet FP etwa ein Signatur-Cockpit, das jederzeit Aufschluss darüber gibt, wo und in welchem Status sich ein Dokument gerade befindet.

1. Mehr Komfort für Kunden: Die digitale Unterschrift kann zum Wettbewerbsvorteil werden, bietet sie Kunden doch einen sehr komfortablen Weg, ihre Immobiliengeschäfte abzuwickeln. Beispiel Vermietungen: Der Vermieter profitiert vom digitalen, vorschriftskonformen Handling sensibler personenbezogener Daten der Mietinteressenten. Er kann zudem gesetzlich bindende Mietvereinbarungen ganz ohne persönliches Treffen abschließen und sich dabei auf die garantierte Rechtskonformität der digitalen Signatur verlassen. Mietinteressenten erleben weniger Bürokratie. Sie können letztlich komplett vom Sofa aus mit dem Smartphone ihre neue Wohnung suchen und finden und später den Mietvertrag abschließen.

1. Investition in die Zukunft: Die papierlose Abwicklung des Immobiliengeschäfts ist die Visitenkarte eines modernen Unternehmens und eine Antwort auf die Zeichen der Zeit. Denn wer im Alltag als Immobilienverwalter oder -vermittler oder als Wohnungsgesellschaft für Abrechnungen, Verträge und Übergabeprotokolle auf Papierkram, Drucker und Fax verzichtet, tut damit der Umwelt Gutes und reduziert seinen ökologischen Fußabdruck nachhaltig. Der digitale Helfer erfüllt zudem den Wunsch nach kontaktlosen Unterzeichnungsmöglichkeiten, der durch die Corona-Krise gewachsen ist.

[1] Trendbarometer Immobilien-Investmentmarkt 2020, Ernst & Young Real Estate GmbH Januar 2020: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/797769/umfrage/umfrage-zum-zukuenftigen-einfluss-von-megatrends-auf-den-deutschen-immobilienmarkt/