Ersetzendes Scannen in Verbindung mit der Digitalisierung kann viele Vorteile bringen

Das Ersetzende Scannen umfasst den Prozess der digitalen Erfassung von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung. Dabei entsteht ein digitales Bild des ursprünglichen Papierdokuments, mit dem finalen Ziel, das originale Papierdokument zu vernichten. Der Prozess stellt dabei sicher, dass das Dokument in der digitalen Form die gleichen Eigenschaften aufweist, wie das Original in Papierform und gleichzeitig auch die entsprechend rechtliche Gültigkeit behält.

Vorteile des Ersetzenden Scannens:

– Kosten sparen: ein weitestgehend papierloses Büro erspart Ihnen viele Prozesse. Das Papier muss nicht mehr von einem an den anderen Ort getragen werden, es wird kein Lagerraum mehr mit Aktenschränken benötigt, auch weiteres Büromaterial und die Arbeit für das Lochen, Einheften, Ausheften, etc. entfällt. Studien ergaben, dass bei einem einzigen Blatt Papier mit einer Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren Verwaltungs- und Organisationskosten in Höhe von 90 Cent entstehen.

– Zeitersparnis: Bürokräfte verbringen oft viel Zeit damit bestimmte Unterlagen und Dokumente aus Ordnern und Akten ausfindig zu machen. Sobald ein Papierdokument digitalisiert und mit im Rahmen einer Volltexterkennung analysiert und indexiert wird, haben Sie es sehr leicht, gewünschte Dokumente in Windeseile aufzufinden. Des Weiteren ergibt sich durch die Digitalisierung der große Vorteil, dass Ihre Dokumentendaten auch für weiterführende digitalisierte Prozesse zur Verfügung stehen. Das macht eine manuelle, händische und fehleranfällige Datenübertragung überflüssig.

– Einhaltung der GoBD: die GoBD schreiben vor, dass Geschäftsvorfälle lückenlos und zeitnah erfasst werden müssen. Sobald Sie einen Papierbeleg digitalisiert haben und dieser in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) abgelegt ist, ist das Prüfen und Genehmigen von Belegen bis hin zur Buchung und Überweisung weitestgehend automatisiert und vor allem sehr schnell, innerhalb kürzester Zeit, möglich, was zur positiven Erfüllung der GoBD beiträgt.

– Gewährleistung von Datenschutz: durch die Digitalisierung eines Dokuments liegt es elektronisch ab und ist nicht mehr in Papierform von jedem zu erreichen. Durch strenge Zugriffsbeschränkungen auf einzelne Bereiche eines DMS kommen wirklich auch nur die Personen an ein Dokument heran, für die das vertrauliche Dokument auch vorgesehen ist. Somit sind offenliegende Dokumente auf dem eigenen Schreibtisch kein Thema mehr.

Auf was muss beim Ersetzenden Scannen geachtet werden?

Für das Ersetzende Scannen müssen strenge Richtlinien eingehalten werden und u.a. ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen unumgänglich.

Folgende rechtliche Anforderungen müssen für den Digitalisierungsprozess beachtet werden:

– Die Übereinstimmung von Bild und Inhalt in Bezug auf das Originaldokument muss gewährleistet sein.

– Es muss ein Übereinstimmungsnachweis vorliegen.

– Das Dokument muss vor Informationsverlusten oder -veränderungen geschützt werden.

– Die digitalisierten Dokumente müssen auf dauerhaften Datenträgern gespeichert werden. Was bedeutet, dass ein Datenträger eingesetzt werden muss, der es ermöglicht, die Daten unmittelbar und jederzeit reproduzierbar festzuhalten. Beispielsweise sind das Datenträger wie CD, DVD und Festplatten mit WORM-Eigenschaft.

In den häufigsten Fällen werden bei Ihnen im Unternehmen Unterlagen der kaufmännischen Buchführung oder Besteuerungsunterlagen dem Prozess des Ersetzenden Scannens unterworfen. Dabei gilt, dass die Voraussetzung der Vernichtung der Papieroriginale die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBS) ist. Diese Art von Dokumenten sind somit mit den geringsten Hürden für das Ersetzende Scannen verbunden. Mit Sozialversicherungs- oder Verwaltungsunterlagen und Gerichtsakten sollte noch deutlich vorsichtiger umgegangen werden. Diese dürfen nur unter ganz bestimmten und sehr strengen Auflagen (Bsp.: mit qualifizierter Signatur) ersetzend gescannt werden. Bei notariellen Beglaubigungen und Verträgen beispielsweise sollte im Alltag das originale Papierdokument aufbewahrt werden.

Der Beweiswert eines Dokuments

Vor allem der Beweiswert eines Dokuments darf im Laufe des Scanprozesses nicht erheblich verringert werden. Grundsätzlich gilt, dass das Papieroriginal als Urkundenbeweis gilt und somit die höchste Beweiskraft besitzt. Die Vernichtung eines Papieroriginals erhöht immer das Beweisrisiko. Ziel muss es also sein, den Beweiswert für ein digitales Dokument möglichst hoch zu halten. Dafür müssen vor allem zwei wichtige Punkte beachtet werden:

– Das Originaldokument, das noch in Papierform vorliegt, muss vor dem Scanprozess auf Echtheit überprüft werden.

– Durch technisch-organisatorische Maßnahmen und deren Bestätigung kann der Beweis für die korrekte Übertragung gesteigert werden.

– Durch die Prozessgestaltung des Scannens und den Einsatz von Sicherungsmitteln kann der Beweiswert des Scanprodukts positiv beeinflusst werden.

Ein Umsetzungskonzept für das Ersetzende Scannen entwickeln

Um sich möglichst an alle technischen und gesetzlichen Anforderungen halten zu können, macht es Sinn, vorab ein Umsetzungskonzept zu erstellen. Je nach Gegebenheiten vor allem in Bezug auf die aktuelle Ausgestaltung Ihrer Prozesse, entwickeln Sie Ihre eigene individuelle Scanstrategie.

In den folgenden Ausführungen wird davon ausgegangen, dass eine große Anzahl von Papierdokumenten im Massenverfahren ersetzend gescannt werden soll.

1. Entscheiden Sie sich, wann gescannt werden soll. Dabei gibt es die Auswahl zwischen dem frühen Scannen, welches unmittelbar nach Eingang der Papierbelege im Unternehmen erfolgt und dem späten Scannen, welches erst nach der analogen Vorgangsbearbeitung eines Belegs greift. Wenn Sie bestehende Papierarchive digitalisieren möchten, kommt nur noch das späte Scannen in Betracht.

2. An welchem Ort soll der Scanprozess stattfinden? Möchten Sie Ihre Dokumente intern scannen oder soll diese Aufgabe – sofern zulässig – an einen externen Dienstleister ausgelagert werden? Wenn Sie den Digitalisierungsprozess in ihrer eigenen Aufgabenstruktur abbilden möchten, sollten Sie bestimmen, ob an einem zentralen Ort oder dezentral gescannt werden soll.

3. Dokumentieren Sie in einer internen Arbeitsanweisung, welche einzelnen Schritte für das Ersetzende Scannen durchlaufen werden müssen. Der Scanprozess sollte dabei detailliert ausgestaltet dokumentiert werden. Wie oft werden Stichproben zur Übereinstimmung von digitalem Dokument und originalem Papierdokument durchgeführt? Wo verbleiben die Papierdokumente bis sie vernichtet werden? Wie wird gekennzeichnet, ob ein Beleg bereits gescannt wurde? Welche Mitarbeiter sind in diesen Prozess involviert? All diese Punkte und noch weitere müssen in die Dokumentation aufgenommen werden. Benötigen Sie dabei Unterstützung? Gerne erstellen wir eine Verfahrensdokumentation für Sie, um diese Bereiche abdecken zu können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Ersetzende Scannen viele Vorteile mit sich bringt, das allerdings ohne bisherige Erfahrung in diesem Bereich schwer umzusetzen ist. Dafür stehen wir Ihnen als Team von Verfahrensdoku24 gerne zur Seite. Wir beraten Sie zu der Umsetzung und Ausgestaltung der Prozesse für das Ersetzende Scannen und stellen die dringend benötigte Dokumentation zum Prozessablauf individuell für Sie zur Verfügung.

Kommen Sie gerne auf uns zu und erhalten Sie ein unverbindliches Angebot unserer Dienstleistung. Melden Sie sich bei uns telefonisch unter 07021 9987039 oder info@verfahrensdoku24.de.