MK IT-Service optimiert mit FibuNet webIC die Rechnungsprüfung bei der Grützner Gruppe

Bereits seit über 10 Jahren nutzt die Autogruppe Grützner die FibuNet-Finanzbuchhaltungssoftware. Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum die Anforderungen von VW- und Audi-Händlern umfassend und präzise ab und erfordert im Rahmen einer typischen Einführung in diesem Branchenumfeld keine Softwareanpassungen oder Programmerweiterungen. Die Firma MK IT-Service Michael Könecke e.K., ein auf den Autohandel spezialisiertes Unternehmen aus dem FibuNet-Partnerverbund, hat die FibuNet-Software an die Grützner Gruppe verkauft und dort eingeführt. Deren Inhaber und Geschäftsführer Michael Könecke betreut die Autogruppe Grützner seit 1990 persönlich und berät diese in IT-spezifischen und buchhalterischen Fragestellungen.

Die Übernahme der Geschäftsführung durch Marit Grützner wurde zum Anlass genommen, in den letzten Jahren eine Reihe kaufmännischer Prozesse mit hoher Dringlichkeit zu optimieren. Die Standorte des Unternehmens sind zum Teil regional weit verteilt. Einer der drei rechtlich selbständigen Betriebe befindet sich in Anklam und damit rund 50 Kilometer von Neubrandenburg entfernt. Dies führte insbesondere bei der Prüfung und Freigabe von dezentral eingegangenen Rechnungen zu unnötigen Zeitverzögerungen, was den Anlass dafür gab, FibuNet webIC als Lösung für die elektronische Rechnungsbearbeitung einzuführen.

In FibuNet webIC werden nach dem Einscannen die relevanten Buchhaltungsdaten mittels OCR-Erkennung aus den Eingangsrechnungen extrahiert und für die weitere elektronische Bearbeitung bereitgestellt. Die gescannten Belege sind im Unternehmen sofort digital verfügbar. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben. Innerhalb des integrierten Workflows prüfen berechtigte Benutzer Rechnungen und geben diese zur Zahlung frei. Dies ermöglicht der Geschäftsführung der Autogruppe Grützner auch die Rechnungsdaten der an den dezentralen Standorten erfassten Rechnungen an ihrem Schreibtisch in der Zentrale schnell zu überblicken und unabhängig von Ort und Zeit zu prüfen bzw. freizugeben. Dadurch verbessert sich die Kontrollfähigkeit deutlich und gleichzeitig wird enorm viel Zeit eingespart.

Der Projektstart für die flächendeckende Einführung von FibuNet webIC durch MK IT-Service war im Juli 2019. Zunächst wurden die Abläufe der Rechnungserfassung und -bearbeitung der drei Standorte durchleuchtet, die sich in der Vergangenheit völlig unabhängig voneinander entwickelt hatten und sehr individuell ausgeprägt waren. Das damit verbundene interne Benchmarking führte zu einer standortübergreifenden Vereinheitlichung und gleichzeitig zu einer Verbesserung des Workflows. Ab September 2019 wurden zunächst alle elektronisch per Mail eingehenden Rechnungen separat erfasst und die Rechnungsbearbeitung im webIC geübt. Ab Mitte Oktober wurde die Anwendung auf alle papiergestützten Rechnungen ausgedehnt, die seitdem unmittelbar nach Rechnungseingang an den drei Standorten eingescannt werden. Standortübergreifend sind über 50 Anwender in den Workflow von FibuNet webIC einbezogen.

Laut Marit Grützner, Geschäftsführerin der Grützner Gruppe, ist FibuNet webIC in sich so logisch aufgebaut und lässt sich die Software auf so einfache Art konfigurieren, dass für die Einführung wenig Schulungsaufwand erforderlich ist: „Die mit der Einführung von webIC verbundenen Ziele wurden zu 100% erreicht. Trotz der verteilten Standorte haben wir jetzt die Eingangsrechnungen viel besser im Blick.“

Über die Grützner Gruppe

Die Anfänge der Grützner Gruppe­ gehen zurück auf das Jahr 1989 mit der Gründung als Dacia- Vertragswerkstatt. Im Juni 1993 wurde das Autohaus Grützner GmbH am Bethanienberg in Neubrandenburg eröffnet. Es folgten 1998 die Eröffnung der Grützner GmbH in Anklam sowie 1999 die Eröffnung der Autoforum Neubrandenburg GmbH. An den drei Standorten werden insgesamt 105 Mitarbeiter beschäftigt.

Das Leistungsspektrum umfasst den Neuwagen-, Gebrauchtwagen- und Nutzfahrzeuge-Vertrieb, Service, Verkauf von Ersatzteilen und Original Zubehör der Marken VW und Audi sowie Vermietung, Finanzierung, Leasing von Fahrzeugen und Garantieverträge für Gebrauchtwagen.

Der Generationswechsel des Unternehmens hat sich in mehreren Stufen vollzogen. Nachdem der Gründer Alfred Grützner im Januar 2004 völlig unerwartet verstarb, ging die Geschäftsverantwortung an Renate und Marit Grützner über. Renate Grützner verabschiedete sich 2016 in den Ruhestand. Seitdem nimmt Marit Grützner die alleinige Geschäftsverantwortung wahr.