ACTIWARE und ELO ECM lösen EASY Archiv ab

Seit 1934 exzellente Antriebs- und Automatisierungstechnik

STÖBER Antriebstechnik ist ein familiengeführtes mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Pforzheim und internationalen Tochterunternehmen – unter anderem in China, Frankreich und den USA. STÖBER befasst sich als Entwickler und Systemhersteller mit allen Komponenten der Antriebstechnik – von der Software bis hin zum Präzisionsgetriebe. Das umfassende, modular konzipierte Produktprogramm ermöglicht außerordentlich individuell strukturierte Lösungen. 

Zum Produktportfolio gehören beispielsweise: Servogetriebemotoren, Drehstromgetriebsmotoren und MGS Getriebemotoren. 

Seit 21 Jahren ist Ralf Dilger in der IT des Unternehmens angestellt. Gemeinsam mit seinen Kollegen realisierte er in 2015 den ERP-Wechsel zu SAP ECC und hatte entscheidenden Anteil am Umstieg auf die ECM-Lösungen von ELO.

Erste Archiv-Lösung vor der Jahrtausendwende

Bereits in 1999 führte STÖBER Antriebstechnik die erste Archiv-Lösung ein. EASY Archiv sorgte zu dieser Zeit für einen „gigantischen Fortschritt“ im Unternehmen. Tausende Dokumente wurden hierzu eingescannt und anschließend digital zur Verfügung gestellt. 

„Wir waren lange Zeit mit der ersten Archiv-Lösung zufrieden. Allerdings kam der Zeitpunkt, dass unsere Anforderungen durch das EASY Archiv nicht mehr gelöst werden konnten und sich das System hier auch nicht weiter entwickelt hat“, beschreibt Ralf Dilger den Auslöser einen ECM-Anbieter zu suchen. 

Auf der CeBit 2015 in Hannover lernte STÖBER die Digitalisierungs-Lösungen von ELO kennen. Besonders der ELO-Business-Partner ACTIWARE blieb dem Pforzheimer-Unternehmen damals in Erinnerung. Grund dafür waren die einzigartigen Möglichkeiten mit dem ELO BLP und die zahlreichen Funktionalitäten der anwenderfreundlichen Sidebar (ELO Business Connect).

Die ECM-Projekt startet – EASY Archiv wird abgelöst

Ende 2017 entschied sich das Projektteam der STÖBER Antriebstechnik GmbH für den Wechsel zum ganzheitlichen Lösungsansatz der ELO ECM-Suite. Im Anbietervergleich – speziell: die SAP Anbindung mit dem ELO BLP, die Datenmigration, die Einführungsmethode und das nachhaltige Betreuungskonzept – setzte sich ACTIWARE gegen andere ELO-Partner mit Individuallösungen durch. 

In mehreren Workshops wurden gemeinsam Meilensteine – wie beispielsweise die Migration der über 10 Millionen Dokumente aus dem vorherigen Archiv sowie die Inhaltsorganisation – festgelegt und das ECM-Projekt konzipiert. Nach erfolgreicher Umsetzung wurde dieses im Sommer 2018 in den Echtbetrieb übernommen. 

Bis zu 1.500 Dokumente werden seither täglich durch die Abteilungen Buchhaltung, Controlling, Einkauf, Service und Vertrieb digital verarbeitet. Die Möglichkeiten der ganzheitlichen ECM-Lösung gehen dabei weit über die reine Archivierung von Dokumenten hinaus: Dokumente werden über die Volltextsuche blitzschnell gefunden, Schriftverkehr vorgangsbezogen erstellt oder Belege per Drag & Drop automatisch archiviert – inklusive vollständiger Indexierung. 

„Nach einer kurzen Schulung nutzten unsere Mitarbeiter die Lösung schon vollumfänglich. Wir haben heute fast keine Fehlablage mehr, finden unsere Dokumente und profitieren von unternehmensweitem Dokumentenzugriff bei hoher Geschwindigkeit“, freut sich Ralf Dilger.

Die Sidebar überzeugt auch im Echtbetrieb

Besonders wertvoll ist für die Mitarbeiter der STÖBER Antriebstechnik das Modul ELO Business Connect, welches sich in Form einer Sidebar in den Bildschirm des Anwenders integriert. Im perfekte Zusammenspiel mit der ELO ECM Suite und SAP ECC liefert die Sidebar in Sekundenschnelle alle relevanten Informationen und bietet zusätzlich Handlungsmöglichkeiten – wie ablegen, erstellen oder suchen. 

„Die Sidebar ist wirklich eine tolle Sache und sorgte für eine unheimlich schnelle Akzeptanz der neuen ECM-Lösung. Immerhin haben unsere Mitarbeiter vorher jahrelang mit einer Archiv-Lösung ohne diese Möglichkeit gearbeitet. Die Bereitschaft Dokumente vorgangsbezogen zu archivieren ist mit dem Umstieg auf ELO ECM noch einmal größer geworden, weil der Aufwand durch die automatische Indexierung deutlich geringer wurde“, verrät Ralf Dilger. 

Vor allem im Vertrieb profitiert das Pforzheimer-Unternehmen von den Möglichkeiten der Sidebar. „Viele unserer Kunden bestellen regelmäßig die gleichen Produkte und beziehen sich dabei auf alte Bestellungen. Dank der 360°-Integration in SAP ECC erhalten wir in der Sidebar einen sofortigen Überblick aller Dokumente – wie Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen – und dem getätigten Schriftverkehr zum Kunden“, erklärt der ECM-Projektleiter.

Vertragsmanagement mit der ELO Business Solution

Im nächsten Schritt löst die STÖBER Antriebstechnik GmbH „eine gigantische Excel-Tabelle ab“ und realisiert gemeinsam mit ACTIWARE das Vertragsmanagement auf Basis der ELO Business Solution Contract. 

Mit erfolgreicher Inbetriebnahme der ELO Business Solution verfügt STÖBER zukünftig über eine Übersicht aller Verträge, inklusive der jeweiligen Laufzeiten und Kündigungsfristen. Durch die Möglichkeit nach Indexwerten und Vertragsinhalten zu suchen wird die Suche deutlich vereinfacht und die gewünschte Transparenz erreicht. 

In der nahen Zukunft stehen noch einige Projekte für das IT-Team auf dem Plan. Neben der Umsetzung von einem Workflow-Management sollen weltweit alle Standorte des Pforzheimer-Unternehmens angebunden werden. „Wir möchten zukünftig standortübergreifend auf Daten und Dokumente zugreifen und mit Workflows arbeiten, um weltweit von ganzheitlichen ELO ECM-Lösung zu profitieren“, so Ralf Dilger abschließend.