5 typische Prozesse, die Sie mit RPA optimieren können

1. Standardisierte Bestellvorgänge

Alle produzierenden Gewerbe – ob traditionell oder digital – arbeiten in irgendeiner Form mit einem oder mehreren Bestellprozessen. Oft kommen die Kundenbestellungen aber nicht über einheitliche Formulare, sondern ganz verschieden im Unternehmen an – per Fax, per Mail, per Online-Formular oder über Messenger-Systeme. Normalerweise muss ein Mitarbeiter dann diese uneinheitlichen Bestellungen so übertragen, dass sie im bestehenden System verarbeitet werden können. Das kostet Zeit und Arbeitskraft, die anderswo sinnvoller eingesetzt wäre. Ein RPA-System wie der b4 Virtual Client kann diese Aufgabe übernehmen und übernimmt in Windeseile Bestellungen aus verschiedenen digitalen Kanälen und transformiert sie in ein einheitliches systemisches Format. Zusätzlich kann die Software an das Lagersystem angebunden werden, um sofort den Bestand abzugleichen und Nachbestellungen zu initiieren.

2. Lohnbuchhaltung und Personaldatenerfassung

Auch bei der Lohnabrechnung und vielen Aufgaben im Bereich der HR sind Routine und Wiederholungen an der Tagesordnung. Statt hier Mitarbeiter mit immer den gleichen Vorgängen zu belasten, kann eine RPA-Software diese Aufgaben übernehmen und schnell, effizient und mit viel geringerer Fehleranfälligkeit Lohnbuchhaltung betreiben, Stammdaten ändern und an andere Systeme übertragen und natürlich auch aktuelle steuerrechtliche Veränderung ins System übertragen.

3. Formulareingaben und Datentransfers

In fast jedem Unternehmen gibt es standardisierte Back-Office-Prozesse, die sich dauernd wiederholen und dennoch immer wieder aufs Neue von Mitarbeitern absolviert werden müssen. Vor allem bei Unternehmen, die viele Endkunden haben, häufen sich die Datenmengen und die Anzahl der Prozesse. Dabei sind die einzelnen Vorgänge in der Regel fast immer formell identisch oder zumindest ähnlich. Ein Software-Roboter kann diese Prozesse wesentlich schneller, ohne Pause und absolut fehlerfrei bearbeiten. Das Gleiche betrifft den Transfer von Informationen und Daten zwischen Systemen innerhalb der Unternehmensinfrastruktur. Der b4 Virtual Client erfasst, verarbeitet und leitet Daten im Handumdrehen weiter, ohne die IT-Sicherheit zu gefährden.

4. Bearbeitung von Kundenanfragen und Beschwerden

Die direkte Kommunikation mit Kunden ist eine äußerst wichtige, nicht selten aber auch heikle Angelegenheit. Allein aufgrund der Masse an Anfragen (und eben ab und an auch Beschwerden) ist es vielen Unternehmen kaum möglich, manuell alles in einer akzeptablen Zeit zu bearbeiten. Die Folgen sind Unzufriedenheit und schlechte Bewertungen aufgrund verzögerter oder unpassender Antworten. Eine automatisierte Software kann helfen, mit standardisierten Outputs Kundenanfragen zu verarbeiten, zu filtern und nicht selten sogar zu beantworten. Parallel kann die Software Beschwerden inhaltlich auswerten und trägt so zur Verbesserung der Produkte und des Service bei.

5. Analyse und Funktionsprüfung von Websites

Viele Unternehmen im Bereich E-Commerce sind voll und ganz von der Funktionalität Ihrer Webseiten abhängig. Jede Stunde, die der Produktkatalog nicht richtig angezeigt wird, der Warenkorb nicht funktioniert oder die Seite sich zu langsam aufbaut, bedeutet den Verlust von Umsatz. Trotzdem ist es praktisch unmöglich, die Funktionalität einer Seite umfassend und permanent von Hand zu testen. Ein Software-Roboter wie der b4 Virtual Client kann die Funktionalität einer Website in sehr geringen Intervallen testen, Ergebnisse messen und auswerten und mögliche Fehler- und Konfliktpotentiale identifizieren, bevor sie zu einem signifikanten Umsatzproblem werden.

Neben diesen fünf Arten, wie RPA einem Unternehmen helfen kann, gibt es noch zahlreiche weitere Aufgaben, bei denen der b4 Virtual Client Sie unterstützen kann. Kontaktieren Sie uns und wir finden gemeinsam Optimierungspotentiale, von denen einige vielleicht sogar für uns neu sind.