Vollständige Digitalisierung im Handelsverbund als Ziel

Nachdem die technischen Voraussetzungen geschaffen seien, sollen jetzt alle Partner an dieses System angebunden werden. Gegenwärtig arbeite man noch mit etwa einem Fünftel der Lieferanten „halbmanuell“, wo man per Post Lieferscheine erhalte, diese in eine Datenbank einschreibe, danach einscanne, digital als PDF-Datei per Mail versende und letztendlich in einem Papierarchiv ablege. So würden derzeit viele Gespräche in den Zulieferwerken geführt, um für die schnelle und komfortable Digital-Komplettlösung zu werben. „Einige unserer Kunden fordern dies sogar und wir forcieren das auch“, sieht Schulz zunehmendes Interesse.

Um die Lieferscheine zu digitalisieren und zur OHU zu übermitteln, ließen sich durchaus dort schon vorhandene IT-Strukturen nutzen, die über kleine Software-Module angepasst werden können. „So lassen sich unsere Anforderungen an die Feldbeschreibungen der Datensätze, die Kommunikationsprotokolle und die Qualität eines Lieferscheins als PDF problemlos erfüllen.“ Eine wichtige Voraussetzung sieht Schulz darin, dass seine Zulieferer eine „eigene EDV-Abteilung“ im Haus haben. „Diese Spezialisten müssen ständig vor Ort sein. Ein externer Dienstleister, der nur ab und zu vielleicht bei Problemen kommt, kann dieses System nicht optimal betreuen“, so die Meinung von Schulz.

Nach einer erfolgreichen Installation könnten seine Kunden dann entweder auf das schon vorhandene OHU-Info-Portal zugreifen und sich ihre bearbeiteten Lieferscheine „holen“ oder die Daten würden sogar automatisch übermittelt. Das funktioniere beispielsweise bei der Reif Bauunternehmung GmbH & Co. KG aus dem benachbarten Rastatt bereits hervorragend, welche als langjähriger Partner der OHU den Anstoß zu der gemeinsamen Einführung der Bau-ELSE gab.

„Das dahinter stehende Lieferscheinportal ist bei uns inzwischen sehr gut angenommen worden.“ Mario Schifferdecker, IT-Verantwortlicher ist ebenfalls mit der Installation bei der Reif GmbH äußerst zufrieden. Die Praxis EDV habe ihm während dieser Zeit einen direkten Kontakt zu den dort verantwortlichen Software-Entwicklern ermöglicht. „So konnte ich den Fachleuten direkt erklären, was wir genau wollen und wo es Probleme gab.“ Änderungen, Anregungen und Wünsche konnten dadurch berücksichtigt und kurzfristig umgesetzt werden, blickt Schifferdecker gern zurück. So habe es anfangs Probleme damit gegeben, dass Daten fehlten. Kennzeichen von Lieferfahrzeugen oder Baustellen seien zum Teil nicht richtig erfasst und übermittelt worden. Das habe die Praxis EDV in Zusammenarbeit mit dem Handelspartner OHU schnell geklärt.

Etwas unterschätzt habe man, dass die vollständige Digitalisierung zwischen Bauausführenden und Auftraggebern noch nicht von allen Partnern akzeptiert würde. Neben dem Austausch von Datensätzen würde oft auch noch ein Lieferschein als PDF-Datei gefordert. „Daran arbeitet die Praxis EDV gemeinsam mit der OHU, um unsere Forderung erst einmal zu erfüllen.“ Parallel dazu wolle man aber die Praxistauglichkeit mit einem Auftraggeber testen, ob dieser ganz auf die „Originaldokumente“ verzichten kann, so Schifferdecker. „Ein entscheidendes Kriterium wird hier sein, ob beispielsweise öffentliche Auftraggeber diese Verfahrensweise akzeptieren.“

Als nächsten Schritt könnten dann auch Rechnungen in dieses System eingepflegt werden, blickt Schifferdecker ein wenig in die Zukunft. Eine funktionierende Lösung Lieferschein-Rechnung würde den Arbeitsaufwand weiter senken, da sich beispielsweise eine Rechnungsprüfung digital automatisieren ließe.