Erfolgsfaktor Moderation: Wie digital sind Meeting und Workshop heute?

Die Digitalisierung zu Zeiten von Industrie 4.0 und Web 2.0 stellt auch für die Moderation neue Technik bereit. Teilweise werden klassische Workshop- und Meetingformate dabei nur digital abgebildet. Das unterstützt die bisherige Arbeit vor Ort und ermöglicht die Moderation von Gruppen, die räumlich getrennt das gemeinsam Themen erarbeiten. Andere Software eröffnet neue Techniken und fordert methodisches Arbeiten, wie es analog bisher nicht üblich war. Ist daher die Zeit der analoge Workshop-Moderation beendet? 

Dazu führt der Berliner Moderator Ralf Hasford aus: „Bei der digitalen Transformation geht es weniger um die Suche nach Highlights. Diese können zwar kurz für Schlagzeilen sorgen, dann werden sie jedoch schnell durch nachhaltigere Produkte abgelöst. So erfahre ich es auch bei der Moderation. Nach wie vor mag ich die Arbeit mit Karten, Stiften und Pinwand. Jedoch bei technikaffinen Gruppen setze ich auf digitale Technik. Im Vordergrund steht für mich jedoch immer die Frage: Sind alle Teilnehmer*innen bereit, sich auf moderne digitale Hilfsmittel einzulassen? Denn es ist nur sinnvoll die Vorteile digitaler Technik zu nutzen, wenn alle weiterhin die gleiche Teilhabe an Prozess und Ergebnis behalten.“ 

Es ist also weniger die Frage ob digital analog schlägt? Hasford führt dazu aus: „Mein Ansatz ist es, mit dem Einsatz digitaler Systeme mindestens die gleiche Qualität zu erzielen, wie mit herkömmlichen. Ansonsten bietet der Bruch mit gewohnten Techniken keinen Vorteil. Dann greife ich auf die bekannten und akzeptierten Mittel der klassischen Moderation mit handgeschriebenen Karten, Flippchart und Moderationswand zurück. Für viele Aufgabenstellungen ist jedoch eine Mischung optimal, um die grauen Zellen ordentlich anzuregen und damit Diversität der Lösungsansätze sowie Ergebnisqualität zu erhöhen. Darauf baut zum Beispiel auch die heutzutage häufig besprochene Methode des Designthinking.“ Auch Teile und Aspekte dieser Methodik wendet Hasford in seinen Workshops an.

Er verrät auch noch welche„digitaler Technik“ er einsetzt: „Bei Meetings in kleinen Gruppen setze ich neben dem bekannten Office Programmen die Mind Mapping Software XMind ein. In Gruppen bis zu 15 Personen nutze ich SixSteps^® zur digital gestützten Moderation. Um auf großen Veranstaltungen und bei Fachkongressen mit Smart Phone und Tablett zu arbeiten – so etwas wie das Bereitstellen von Agenda, Abfragen und interaktive Arbeit – ist meine Wahl auf VoxR^® gefallen.“

Warum externe Moderation einsetzen? Weil es gelingen muss! 

Wenn eine Meeting- oder Workshop-Moderation beauftragt wird, dann doch nur, um sich als Führungskraft voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren zu können. Es geht darum, die wertvolle Zeit des Zusammentreffens so effizient wie möglich einzusetzen. Denn die Zeit der Führungs- und Fachkräfte sowie aller weiteren Teilnehmenden ist kostbar. Und das nicht nur, weil in Stunden- und Tagessätzen gerechnet wird und in diesen Stunden die eigentliche Arbeit liegen bleiben muss. Auch um positive Gefühl mit in den Alltag zu nehmen. „Etwas geschafft haben!“, das ist das Gefühl, welches nach einem gelungenen Meeting die Teilnehmenden erfasst. 

Umso mehr, braucht man einen freien Kopf für Strategien, Ideen und vertiefende Details. Den Rest muss der Moderator erbringen. Er kümmert sich um Zeit, Prozess und vor allem um die Zielerreichung sowie Ergebnissicherung. Dazu benötigen Workshop und Meeting eine klare Aufgaben- und Fragestellung. Denn das Erfolgsrezept einer Moderation ist eine erkennbare, logische Struktur aufzubauen und dieser konsequent zu folgen. Sie führt für Transparenz im Arbeitsprozess und zu nachvollziehbaren Ergebnissen mit hoher Verbindlichkeit.

Aktuelle Herausforderungen bei der digitalen Transformation

Welche aktuellen Herausforderungen sind es, für die Business Moderator Hasford angefragt wird? Neben klassischen Führungsaufgaben und Personalfragen (Strategie, Erfüllungsstand, Zusammenarbeit und Fachkräfteeinsatz), sind es Fragen nach Innovationen, Entwicklungen und Veränderung. Beispielhaft stehen dafür:

• Kundenwunsch erfassen und Produkte anpassen
• Informationsfluss und Wissenstransfer
• Teilhabe und Wandel der Arbeit 
• Ressourcen schonen bzw. bewusster Einsatz
• Optimieren von Materialfluss und Logistik
• Daten erfassen und effektiv nutzen
• Shared Service Center und digitales Business