Zeit für den Frühjahrsputz – Teil 1

Frühjahrsputz in den Papieren

Täglich flattert Post ins Haus und der private Papierberg wächst und wächst. Da kann es schon mal schwer fallen, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Damit die Papierberge nicht zu hoch wachsen, sollte man einmal im Jahr einen Blick in die Ordner werfen und zum Beispiel alte Rechnungen oder Kontoauszüge aussortieren. Dabei ist allerdings zu beachten, dass einige Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen als andere. Also genau hinschauen, was weg kann – und was nicht.

Dokumente nicht einfach in den Hausmüll werfen

Immer wieder nutzen Gauner und Betrüger private Informationen für ihre Machenschaften. Deshalb ist stets Vorsicht geboten: Dokumente mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten sollten nicht einfach im Papierkorb entsorgt, sondern zuvor geschreddert werden. Im Büro- und Elektrohandel gibt es Aktenvernichter, die für den privaten Haushalt geeignet sind, schon für wenig Geld.

Warum Handwerkerrechnungen gesammelt werden müssen

Auch für scheinbar Nebensächliches können offizielle Aufbewahrungsfristen bestehen. Auftraggeber von Handwerkerleistungen sind beispielsweise nach § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Bestimmung betrifft seit 2004 alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Das dient der verstärkten Bekämpfung von Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen

Auch wenn in Einzelfällen Ausnahmen gelten können, reicht es in der Regel aus, folgende Aufbewahrungsfristen einzuhalten:

Ein Leben lang

·         Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)

·         Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse

·         Ärztliche Gutachten

·         Belege über vorhandenes Wohneigentum

Mindestens bis zur Rente

·         Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z.B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)

Für die gesamte Laufzeit

·         Versicherungsunterlagen für jegliche Policen

·         Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)

Für die gesamte Gebrauchsdauer

·         Nachweise für die Hausratversicherung (z.B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)

30 Jahre

·         Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen

4 Jahre

·         Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)

3 Jahre

·         Alte Mietverträge, Übergabeprotokolle, Kautionsquittungen

2 Jahre

·         Kassenbelege (Gewährleistungszeit in der Regel zwei Jahre)

·         Handwerkerrechnungen (ausnahmsweise 5 Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)

Praxistipp: Doppelt hält besser

Oft ist es sinnvoll, von wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen und diese getrennt vom Original zu hinterlegen. Um sich für den Fall eines Einbruchs oder Hausbrands abzusichern, lässt sich für die Originale ein Safe oder Bankschließfach nutzen. Gut aufbewahrt werden sollte auch eine Liste mit allen wertvollen Einrichtungsgegenständen. Diese Aufstellung hilft laut ARAG Experten der Hausratversicherung im Schadensfall, die Kosten zu beziffern.